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Was jeder IT-Leiter über Microsoft Teams Governance wissen muss

Dass es mit der Einführung von Microsoft Teams nicht getan ist, ist Ihnen in der IT-Abteilung bewusst. Aber welche Risiken drohen, wenn Sie die Verwaltung und Pflege von Microsoft Teams und SharePoint vernachlässigen? Welche Probleme entstehen durch das kontinuierliche Wachstum und wie ist es um die Skalierbarkeit bestellt? Wie mühsam und ressourcenintensiv wird die Verwaltung ohne Regeln und Standards? 

Diese Probleme und Herausforderungen stellen aus Perspektive des Unternehmens eine Pflicht für die IT-Verantwortlichen dar. 

Zur Kür wird es, wenn Sie die perfekte Balance zwischen der Freiheit Ihrer Benutzer und der Kontrolle durch die IT-Abteilung erzielen. Governance ist also als Regelwerk für Ihr Unternehmen zu verstehen, das einerseits die Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeiter gewährleistet und andererseits eine ausgewogene Kontrolle der IT Infrastruktur bietet. 

Dadurch ist es möglich interne Ressourcen besser zu verteilen und Ihre Governance Herausforderungen optimal anzugehen. 

Probleme, die mit Hilfe von Microsoft Teams Governance gelöst werden  

  • lange Genehmigungsprozesse: Muss die IT jede Anfrage manuell bearbeiten, ist dies der Flaschenhals, der zu teilweise langen Wartezeiten auf Benutzerseite führt und die Akzeptanz für Microsofte Teams Plattform schwinden lässt.  
  • Wildwuchs: Unübersichtlichkeit, schlechte Auffindbarkeit von Dokumenten und Informationen auf Benutzerseite und mangelnde Wartbarkeit für die IT sind Folgen von unkontrolliertem Wachstum, die die Produktivität bedeutend einschränken  
  • Begrenzungen in der Nutzung / Restriktionen: Vorgaben sollen der Vereinheitlichung und Sicherheit dienen um Arbeitsprozesse zu unterstützen, nicht um sie einzuschränken oder zu behindern. 
  • Sicherheitsrisiken beim Zugriff durch externe Benutzer: Die Zusammenarbeit mit Externen ist kein seltenes, doch aber das herausforderndste Szenario in Punkto Datensicherheit und Intelectual Porperty. 
  • Lifecycle Management: Projekt-Ende und dann? Wann wird ein Teams Workspace und die darin abgelegten Informationen nicht mehr benötigt und wie wird mit den Informationen umgegangen? Welche Alternativen gibt es zur Löschung 
  • Aufwändige Aktualisierungen: Anpassungen von Geschäftsprozessen können umfangreiche Anpassungen sowohl an Microsoft Teams als auch auf SharePoint Seite verursachen. Manuelle Anspassungen sind extrem aufwändig, ressourcenintensiv und fehleranfällig. 

Will die IT all diese Probleme der Governance lösen, so bleibt dem Unternehmen nichts anderes übrig als massiv in die Aufstockung der IT-Mitarbeitenden zu investieren. Der Betreuungs- und Pflege-Aufwand einer Kollaborationsplattform wie Microsoft Teams steigt dabei schnell exponentiell mit der Anzahl der Teams Workspaces und Mitarbeitenden. 

Die manuelle Governance bringt die IT-Abteilungen spürbar an ihre Grenzen und kann darüber hinaus trotz best practices zu Frustration führen. 

Die Aufwände in einzelnen Teilbereichen der manuellen Governance von der Anfrage über die operative Phase bis zur Archivierung oder Löschung wirken auf den ersten Blick vielleicht nicht groß, aber bei entsprechend großen Unternehmen skaliert dieser Aufwand sich schnell in den Bereich von mehreren Vollzeit-Stellen 

Eine von der Hochschule der Medien Stuttgart durchgeführte aktuelle Studie belegt, dass beinahe die Hälfte der Befragten angibt, bei der Erstellung von Teams keinen Regeln zu unterliegen. 

Darüber hinaus kommt die Studie zum Ergebnis, dass bereits jetzt 71% der IT-Abteilungen durch die Verwaltung und Maintenance von Microsoft Teams zu sehr ausgelastet sind. 

Die Gefahr und die weitereichenden Folgen von Wildwuchs in Microsoft Teams sind ein häufig beklagtes Problem, mit dem sich die Unternehmen konfrontiert sehen. 

Insbesondere die schnelle, oft ungeplante, Einführung von Microsoft Teams in der Pandemie führte bei zahlreichen Unternehmen dazu, dass das Thema “Governance” vernachlässigt oder zumindest zeitlich nach hinten verschoben wurde. 

Der Grundstock für Wildwuchs, Chaos und Unübersichtlichkeit ist damit geschaffen. Diese Aufräumarbeit anzupacken ist kein kleiner Task, aber eine absolute Pflichtübung, wenn Sie dauerhaft den Überblick bewahren und Security- und Compliance-Richtlinien erfüllen wollen. 

 

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Limitierungen im Microsoft Teams Standard 

Da Sie mit den Standard-Funktionalitäten von Microsoft Teams keine Möglichkeit haben, alle Governance Regeln abzudecken, geschweige denn alle voll zu automatisieren, zeigen wir Ihnen hier die Begrenzungen auf: 

MS Teams Templates 

 

Mit der Microsoft-Standardfunktion können Sie keine Unternehmensdefinierten Vorlagen erstellen und müssen Ihre Teams-Workspaces nach der Bereitstellung manuell konfigurieren. 

Die Standardvorlagen in Microsoft Teams lassen sich zudem nicht konfigurieren und lassen keine Versionierung zu. So können also auch keine Retentions- und Sensivity labels direkt mit provisioniert werden. 

Sie haben keine Möglichkeit Massen-upgrades der Vorlagen auf bestehende Teams Räume durchzuführen. 

Zusätzlich können Sie auch keine Sichtbarkeit der Vorlagen nach Active Directory-Gruppen vornehmen. 

Url und Namens-konventionen 

Die Einstellung der Namenskonventionenbenötigt Azure AD P1 Lizenzen. Die Namens- & Url-Konventionen können nur von Admins eingestellt werden.

Genehmigungsprozesse 

Mit dem Microsoft Teams Standard gibt es keine automatisierten Genehmigungsprozesse für das Einrichten von Teams Teams. 

Archivierung 

Microsoft Teams bietet keine Möglichkeit inaktive Teams zu identifizieren und diese automatisch archivieren zu lassen. 

Zusätzliche Metadaten 

In Teams abgelegte Dokumente können nicht automatisch mit Metadaten getaggt werden. 

Suche

Microsoft Teams kann schnell durch die Anzahl der Teams Räume unübersichtlich werden. Aktuelle Navigationsstruktur von Microsoft Teams ist nicht zufriedenstellend.

Verwaltung der externen Benutzer

Die externen Benutzer können in Microsoft Teams nur mit der Azure Active Directory Premium 1 Lizenz gesteuert werden. Die Einstellungen für die externen Benutzer können in Azure Admin Portal angepasst werden. Außerdem bietet Microsoft eingeschränkte Anpassungs- & Individualisierungesmöglichkeiten an.

 

 

Microsoft Teams Governance smart lösen 

Alle Governance-Probleme auf einmal zu lösen ohne die Produktivität der Mitarbeitenden zu behindern und ohne in zusätzliche IT-Mitarbeitende investieren zu müssen, gelingt, indem Sie auf automatisierte MS Teams Governance setzen.  

Mit einer solchen Lösung automatisieren Sie die Microsoft Teams Governance Richtlinien in Ihrem Unternehmen und stellen sicher, dass Probleme wie Teams Wildwuchs, Lifecycle Management, Benutzerverwaltung sowie Security & Compliance keine Herausforderungen mehr sind. 

 

Lifecycle Management 

Über den gesamten Lifecycle eines MS Teams Teams hinweg – von der Anfrage bis zu dessen Lebensende, der Archivierung, Stilllegung oder Löschung stehen für dir IT-Abteilung zahlreiche Aufgaben auf der Tagesordnung.  

Die Kollaborationsplattform soll die Zusammenarbeit fördern. Dazu ist es notwendig, dass Mitarbeiter nicht gebremst, sondern durch die Systeme unterstützt werden. 

Dem Lifecycle Management kommt hier eine wesentliche Bedeutung zu.  

Der Lifecycle eines Microsoft Teams Workspaces besteht aus drei Phasen.

In der ersten Phase wird ein Microsoft Teams Workspace erstellt, sofern ein konkretes Projekt gestartet wird oder es einen konkreten Zweck dafür gibt. Verantwortliche Personen werden definiert und die benötigten Apps und Kanäle bereitgestellt. 
Zuletzt werden die Nutzer hinzugefügt; damit tritt der Workspace in Phase 2.  

Solange sich ein Workspace in der operativen Phase befindet, verwaltet und überwacht die IT-Abteilung diesen. 

Besonders hohe Aufwände kommen auf die IT zum Ende des Lifecycles zu. 

Relevante Inhalte müssen gesichert werden. Inhalte und Informationen können dabei gelöscht oder archiviert werden, abhängig davon, welche Zugriffe möglich sein sollen oder müssen und welche Aufbewahrungskriterien möglicherweise zu Grunde gelegt werden müssen.  

IT-Abteilungen haben dafür zu sorgen, dass die Daten stets vor unberechtigten Zugriffen geschützt sind. Dafür kommt der Verwaltung externer Benutzer im Rahmen des Lifecycle Managements eine besondere Bedeutung zu.  

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Verwaltung externer Benutzer 

Wenn Sie nicht aktiv auf den Zugriff der externen Benutzer auf Ihrer Teams Plattform achten, dann kann dies zu einem unautorisierten Zugriff auf Unternehmensdaten führen. Je nach Szenario kann dies sogar rechtliche Folgen für das Unternehmen bedeuten.  

Um das zu verhindern, sind Zugriffsrechte zeitlich begrenzt einzurichten. 

Einstellmöglichkeiten finden Sie dazu in Azure AD, im Microsoft Teams Admin Center und dem SharePoint Admin Center.  
Alternativ nutzen Sie eine 3rd Party Software, die Ihnen manuelle Arbeit abnimmt und zusätzliche Funktionalitäten bereitstellt. 

Prüfen Sie unbedingt regelmäßig Geheimhaltungs- (NDA - Non-disclosure agreement) und Datenschutzvereinbarungen mit externen Benutzern. Ansonsten können Dritte, ohne in eine Verpflichtung zu treten, auf Ihre Unternehmensdaten zugreifen. 

Auch die turnusmäßige Überprüfung externer Benutzer in allen Teams Ihres Unternehmens kann damit entfallen, da Sie automatisierte Benachrichtigungen aktivieren können. 

Ziehen Sie auch die Umsetzung mit Microsoft Shared Channels in Betracht. Wägen Sie dazu Vor- und Nachteile dieser Umsetzung ab und prüfen Sie die weiteren Auswirkungen auf das Lifecycle Management und die Ablagestruktur.   

Die Verwaltung der externen Benutzer innerhalb der Shared Channels (Microsoft Teams Connect) ist besonders wichtig.

Die Integration der Shared Channels in Ihr Governance-Konzept ist unerlässlich. 

Ein verlässliches Reporting für die externen Benutzer ist ebenso sehr wichtig. Durch eine Reporting Lösung können Sie neue externe Benutzer auf Ihrem System identifizieren und deren Zugriff auf die Teams überprüfen.

Templates 

Mit dem „Microsoft Teams Templates“ Feature haben Administratoren die Möglichkeit, direkt für Endnutzer vordefinierte Workspace- und Ablagestrukturen in Microsoft Teams und SharePoint anzubieten.  

Dadurch steigt die Produktivität der Nutzer, die keine Zeit mehr verlieren, Teams  nachträglich zu konfigurieren. 

Zeitgleich reduziert sich der Wildwuchs, da über das Template auch direkt Apps und Channels vorkonfiguriert und standardisiert bereitgestellt werden können. Dasselbe gilt für die Informationsarchitektur auf der SharePoint Seite. 

Eine gute Informationsarchitektur verbessert die Auffindbarkeit der Dokumente und Wartbartkeit der SharePoint Site Collections.

Einsatz eines Microsoft Teams Governance Tools zur Automatisierung der Richtlinien

Um ein erfolgreiches Microsoft Teams Governance Projekt erleben zu können, sollten Sie sich darüber Gedanken machen, ob Sie ein Microsoft Teams Governance Tool einsetzen wollen. Ein Governance Tool kann auf Basis eines Governance Konzeptes den Reifegrad des Projekts erhöhen. Außerdem werden die Umsetzungskosten planbarer, weil die Überraschungen im Laufe des Projekts immer weniger sein werden. Außerdem können Sie Ihre Ressourcen sinnvoller nutzen.

Folgende Prozesse und Aufgaben lassen sich automatisieren 

  • Anlage und Aktualisierung von Teams  
  • Überprüfung der Zugriffsberechtigungen
  • Verwaltung der externen Benutzer
  • Provisioning: Ordner-StrukturenAblagestrukturen bzw. die Informationsarchitektur der SharePoint Site Collection und Microsoft Teams Channel und App-Struktur, die bei der Erstellung direkt bereitgestellt werden.
  • Vorlagen, bei Microsoft auch Templates genannt, die automatisiert bereitgestellt werden 
  • Aktualisierungen und Restrukturierungen von Teams  
  • Lifecycle Management der Workspaces
  • Verschlagwortung von Dokumenten 
  • Automatische Bereitstellung der Sensitivity & Retention Labels für die Information Protection und Aufbewahrung der Informationen.

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Erfahrungen mit automatisierter Governance 

Unternehmen, die Ihre Microsoft Teams Governance bereits automatisiert und dadurch auch standardisiert haben, berichten über  

  • Steigende Benutzerakzeptanz: Gründe dafür sind: 
    • verringerte Wartezeiten 
    • Besser Übersicht in der Kollaborationsplattform 
    • Effizientere Zusammenarbeit 
  • Reduzierter IT-Workload für die IT-Governance dank Einsparungen bei: 
    • Genehmigungsprozessen 
    • Anlage von Teams Workspaces 
    • Verwaltung externer Benutzer 
    • Archivierung von Teams  
    • Aktualisierungen von Teams- Workspace Strukturen 
  • Verbesserte Sicherheit und minimierte Risiken durch:
    • Standardisierte und automatisierte Regelung der Zugriffsdauer
    • wenn Sie sich für eine Self-hosted Solution entscheiden, bleiben Ihre Daten immer bei Ihnen 
    • eingeschränkte Rechte für den “Besitzer“ eines Teams  
  • Reduzierte Kosten für die Verwaltung im Vergleich zur manuellen Governance von Microsoft Teams 

Wie Sie automatisierte Team-Governance in Ihrem Unternehmen sinnvoll einführen 

Kosten lassen sich bei der Nutzung der Kollaborationsplattform erheblich dadurch senken, dass frühzeitig – am besten vor der Gesamteinführung – Governance Konzepte erstellt und ein Großteil der Arbeiten, die in der IT anfallen, automatisiert werden. 

Überlegen Sie dazu  und beantworten Sie möglichst konkret: 

  • welche Anforderungen Sie an die Automatisierung der IT-Governance stellen 
  • Welche Aufgaben der Microsoft Teams Governance in Ihrem Unternehmen aktuell die meisten Ressourcen binden 
  • welche Risiken Sie mit Hilfe von automatisierter Governance ausschließen wollen oder müssen 
  • Welche Prozesse Sie beibehalten und welche Sie modernisieren wollen 
  • Welche Prozesse Sie vereinheitlichen möchten 

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Positive Auswirkungen einer erfolgreichen Microsoft Teams Governance 

Gesteigerte Produktivität 

Die Entlastung der Mitarbeitenden in der IT-Abteilung kann bis zu 95% betragen und somit die Produktivität im Unternehmen für andere Projekte und Aufgaben bereit gestellt werden. 

Auch alle Mitarbeitenden in den Fachabteilungen profitieren von reduzierten Wartezeiten beispielsweise bei der Bereitstellung von Projekt-basierten Teams Workspaces durch die automatisierte Teams-Governance.  

Darüber hinaus steigern konsistente Strukturen über die gesamte Kollaborationsplattform hinweg die Übersichtlichkeit und wirken sich so positiv auf die Produktivität aller Mitarbeitenden aus. 

Microsoft Teams unterstützt so die Mitarbeitenden optimal; deren Akzeptanz für die intensive Nutzung von Teams wird wiederum gesteigert und so die Zusammenarbeit insgesamt gefördert. 

Minimierte Risiken 

Der unberechtigte Zugriff auf Unternehmensdaten  durch externe Benutzer kann durch die Mechanismen der automatisierten Governance wesentlich einfacher und besser verhindert werden. 

Übersichtlich Datenstrukturen und standardisiertes Lifecycle Management führen darüber hinaus zu einem verbesserten Wissensmanagement und helfen Informationsverluste zu verhindern. 

Gründe, sich für eine automatisierte Governance Lösung zu entscheiden 

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Sicherstellung von Security & Compliance Regeln  

Die Automatisierung von fundiert definierten Standards und Templates leistet einen wesentlichen Beitrag zur  Sicherstellung von Security und Compliance Regeln. 

Beispielsweise kann der Zugriff durch Externe ohne gültiges NDA ausgeschlossen werden und der Faktor „Menschliches Versagen“ wird drastisch minimiert.  

Entlastung der IT 

Auswertungen ergeben, dass pro Teams Workspace durchschnittlich im Jahr 4,5 Stunden eingespart werden können. Für Unternehmen mit mehr als 50 Teams, lohnt sich also zur Entlastung bereits eine Lösung, die die Governance automatisiert. 

Darüber hinaus sind Sie bestens auf weiteres Wachstum vorbereitet. 

Standardisierung 

Durch die Standardisierung kann die Produktivität der Mitarbeiter erhöht werden. Die Begriffe „Standardisierung“ und „Strukturierung“ sind überall in unserem Alltag verfügbar. Die Standardisierung der Teams Räume unterstützt die Benutzerakzeptanz.

User Adoption 

Die Zufriedenheit der Benutzer steigt, wenn ihnen die Kollaborationsplattform dient. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn der Beantragungsprozesse für Workspaces nicht mit Wartezeiten verbunden ist und eine Übersichtlichkeit der Strukturen und Dokumente für die Mitarbeiter jederzeit gewahrt bleibt. 

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Must have Features einer MS Teams Governance Lösung

Aktuell hat kein Unternehmen den Luxus, Microsoft Teams Governance manuell zu betreiben und alles für die Endnutzer freizulassen.

Aus diesem Grund kommen die Lösungen zur Automatisierung von Microsoft Teams in Frage. Es gibt Produktanbieter, die Lösungen im Bereich Microsoft Teams Governance anbieten.

Ein gutes Microsoft Teams Automatisierungstool soll die folgenden Anforderungen erfüllen:

  • Automatisierte Genehmigungs- und Workspace-Anlageverfahren
  • Templating Möglichkeiten für Microsoft Teams & SharePoint Site Collection
  • Bulk Updates: Nachträgliche Aktualisierung der bestehenden Workspace-Strukturen, um die Microsoft Teams Plattform up-to-date halten zu können
  • Provisionierbare Retention- und Sensitivity-Labels
  • Externe Benutzerverwaltung
  • Automatisierte Archivierung von inaktiven Teams
  • Automatisierte Löschung
  • Erweiterte Suche
  • Dokumentenverschlagwortung
  • Verschlagwortung der Workspaces
  • Mehrsprachigkeit

Die beste Microsoft Teams Governance Lösung - Entscheidung für die richtige Governance Lösung 

Die beste Governance Lösung für Ihr Unternehmen ist jene, die Ihnen die Sicherheit bietet, die Sie benötigen, dabei die Flexibilität und Anpassbarkeit bietet, die Sie wüschen und so die Produktivität in der kollaborativen Zusammenarbeit bestmöglich unterstützt. 

Nutzen Sie unsere Checkliste um Ihre Anforderungen und Erwartungen bestmöglich zu ermitteln

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Behalten Sie einen Fokus auf die Governance Herausforderungen in Ihrem Unternehmen. Diese werden sich früher oder später mit den Problemen anderer Unternehmen decken, egal in welchem Stadium Sie sich befinden. Ob Microsoft Teams bereits vollständig im Einsatz ist, nur schleichend genutzt wird oder die Einführung erst in Planung ist.  

Alle Governance Prozesse, die für Ihr Unternehmen Kosten bedeuten und weitere Ressourcen belegen, sollten bestenfalls automatisiert werden. 

Grundlegend soll es möglich sein alle Herausforderungen, die im Betrieb der Microsoft Teams Plattform auftreten durch die Unterstützung einer solchen Lösung zu meistern. 

Entscheidungskriterien für eine Microsoft Teams Governance Lösung

Um eine nachhaltige Entscheidung treffen zu können, ist es hilfreich die unterschiedlichen Ansätze zu verstehen und mit den Anforderungen für das eigene Unternehmen abzugleichen. 

Make or buy - Features selbst bauen oder kaufen? 

Die Implementierung der Lifecycle Prozesse in Microsoft Teams ist für viele Unternehmen ein bekanntes Thema. In Unternehmen, die Microsoft Teams nicht nur für Telefonie oder Besprechungen nutzen, ist es wichtig, die Governance Prozesse zu automatisieren, um Wildwuchs zu vermeiden.  

Eigene Governance Richtlinien zu erstellen und auszuarbeiten ist der notwendige erste Schritt in diese Richtung. Doch mit Blick auf die Zukunft sollten diese Governance Prozesse bestmöglich automatisiert werden. 

Mit GraphAPI und der Power Platform bietet Microsoft zahlreiche Optionen zur Automatisierung der Governance Prozesse. 

Eine eigene Lösung zu entwickeln kann sehr viel Zeit und Kosten für das Unternehmen bedeuten und für eine hohe Auslastung der internen IT sorgen. Dabei möchte man doch genau diese entlasten. 

Wägen Sie Vorteile und Nachteile einer Eigenentwicklung mit Microsofte PowerShell genau ab. Lassen Sie sich auch hierzu unterschiedliche Angebote unterbreiten, um die Kosten und Nutzen bestmöglich abschätzen zu können. 

Auf der anderen Seite gibt es Produktanbieter, mit deren Produkten Sie sich die Implementierung sparen und dadurch Ihre eigenen Mitarbeiter entlasten können. 

Eine bereits entwickelte Drittanbieter Lösung wird dafür sorgen, dass Sie durch die bestehende Erfahrung des Anbieters in diesem Gebiet, effektive Ansätze für Ihre Governance erhalten und diese zusammen auf Ihre Wünsche anpassen können. Zusätzlich wird Ihnen ein aktiver Support für Ihre Lösung geboten, so müssen Sie sich nicht um kommende Microsoft Updates sorgen. 

Berücksichtigen Sie bei Ihrer Entscheidung: 

  • Kapazitäten: welche Mitarbeiter stehen zur Verfügung und in welchem Umfang 
  • Kompetenzen: Ist das benötigte Know-how vorhanden 
  • Umsetzungskosten: total cost of ownership und Eigenentwicklung im Vergleich als Überschlagsrechnung für einen groben Anhaltspunkt 
  • Dauer bis zur Einsatzfähigkeit: Wie wirkt sich Ihre Entscheidung auf den Zeitpunkt und die Produktivität aus 
  • Vor- und Nachteile beider Herangehensweisen 

SaaS or PaaS: Software as a Service oder Self-hosted 

Für beide Formen gibt es Vor- und Nachteile.  

Die Vorzüge der SaaS Lösung liegen darin, dass der Hersteller die Installation und die Pflege sowie Updates der Governance Lösung für Sie übernimmt. 

Darüber hinaus fallen auch keine Infrastruktur-Kosten für die Lösung an; diese sind in den Lizenzgebühren bereits abgedeckt. 

Sobald für Ihr Unternehmen wichtig ist, die volle Kontrolle über die Daten zu jedem Zeitpunkt zu behalten, hat eine Self-hosted Lösung gegenüber einer SaaS-Lösung entscheidende Vorteile.  

Strenge Anforderungen an den Datenschutz sind mit einer Self-hosted-Lösung umsetzbar, ohne weitere Datenverarbeitungsabkommen verhandeln und abschließen zu müssen.  

Die Datensicherheit ist dadurch gewährt, dass der Lösungsanbieter keinerlei Zugriff auf Ihr Tenant hat. Sie müssen keine Rechte freigeben.  

Sie machen sich zeitlich unabhängig von Update-Zyklen des Lösungsanbieters und entscheiden bei jeder verfügbaren Aktualisierung selbst, ob Sie Early Adopters sind oder lieber warten.  

Skalierbarkeit und Erbweiterbarkeit der Self-hosted Lösung sind weitere Vorteile gegenüber eine Software-as-a-Service Governance Automatisierung. 

Ziehen Sie auch in Betracht, dass verschiedene Ansätze der Software-Architektur sich unterschiedlich auf den operativen Betrieb auswirken können. 

Wir empfehlen Ihnen deshalb unbedingt sich im Vorfeld damit auseinanderzusetzen, damit eine Entscheidung auch nachhaltig ist. 

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Unterschiedliche Tools am Markt im DACH-Raum im Vergleich 

Grundlegend können Sie zwischen Software-As-A-Service-Tools und Self-hosted-Tools für die automatisierte Teams Governance unterscheiden. Welche für Ihr Unternehmen die bessere Variante ist, hängt von rechtlichen Rahmenbedingungen wie beispielsweise staatlicher Regulation in Bezug auf Datenschutz und Datenverarbeitung ab. 

Vergleichen Sie die Anbieter mit dem Prädikat “Made in Germany” indem Sie die verschiedenen Drittanbieter Governance Lösungen auf ihre verfügbaren Features hin betrachten und diese mit Ihrem tatsächlichen Bedarf abgleichen.  

 


Welche Empfehlungen gibt es für die perfekte Governance von Microsoft Teams 

Lesen Sie die 10 wichtigsten Microsoft Teams Governance Best Practices


 

Good to know: Einführung einer automatisierten Microsoft Teams Governance Lösung 

Die Umstellung auf eine automatisierte Microsoft Teams Governance Lösung stellt einen klassischen Change-Prozess dar. In 4 Stufen (von der Anforderungsaufnahme über die Konzeption und Auswahl der passenden Lösung bis zum Rollout) können Sie systematisch eine nachhaltige und automatisierte 3rd Party  Governance Lösung implementieren. Erfahrene Dienstleister unterstützen Sie dabei oder lesen Sie in den Case Studies anderer Unternehmen. 

Ist die automatisierte Microsoft Teams Governance Lösung implementiert, gilt es diese auch weiterhin in Bezug auf die Unterstützung der Unternehmensziele hin zu bewerten.  

Kosten einer 3rd Party Governance Lösung für Microsoft Teams 

Um die Kosten für eine automatisierte Governance Lösung exakt zu ermitteln, gilt es zunächst den funktionellen Bedarf genau zu definieren und die Anzahl der Benutzer zu kennen. Auch der gewünschte Service- und Support-Level kann bei den Kosten eine Rolle spielen und ist häufig abhängig von der Anzahl der User in der Kollaborationsplattform. 

Für die Software selbst können monatliche Miet- oder einmalige Kauf-Gebühren anfallen. 

Die Lizenzkosten alleine zu betrachten, wäre deutlich zu kurz gedacht. Vielmehr setzen sich die Gesamtkosten zusammen aus  

  • internen Kosten durch Personalaufwand  
  • Lizenzkosten  
  • Installationskosten  
  • Konfigurations- & Beratungskosten  
  • Support  
  • Betriebskosten 

Selbstverständlich sind nahezu alle Teilaspekte abhängig von der Unternehmensgröße und der Komplexität der Anforderungen. 

Dennoch können schnelle Überschlagsrechnungen helfen, auf Basis des bekannten durchschnittlichen Zeitaufwands für die manuelle Governance durch die IT-Abteilung eine Break-Even-Rechnung aufzustellen, ab wann sich die Kosten für eine 3rd Party Lösung bereits amortisiert. 

Eine gut konzipierte Governance Lösung zur Automatisierung und Standardisierung soll im laufenden Betrieb die monatlichen Kosten einer Tasse Kaffee pro Benutzer nicht übersteigen. 

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Fazit

Um die Auseinandersetzung mit Governance Regeln und Prozessen kommt die IT nicht herum, sofern Microsoft Teams im Unternehmen als zentrale Kollaborationsplattform zum Einsatz kommen soll. 

Mit einer Automatisierungslösung vereinfachen Sie Ihre Governance Prozesse und sorgen für eine bessere Benutzerfreundlichkeit. Lassen Sie Ihre Benutzer mit Hilfe eines Formulars, Anfragen an ausgewählte Genehmiger senden, und dann mit dessen Zustimmung automatisch Teams Räume erstellen.  

So wird der Prozess einen Teams Workspace anzulegen stark beschleunigt und gibt Ihnen die Sicherheit der Standardisierung und vermeidet den Wildwuchs in Ihrer Teams Umgebung. 

Indem Ihre Endnutzer eigenständig Teams erstellen können, steigen Sie Ihre Benutzerakzeptanz im Unternehmen. Zudem müssen Sie kein Sicherheitsrisiko eingehen, da Ihre Benutzer dank den automatisierten Prozessen einer MS Teams Governance Lösung keine Admin-Rechte benötigen.  

Zusätzlich bietet eine solche Lösung die Möglichkeit einen besseren Überblick über die Änderungen in Ihrer Teams Umgebung zu schaffen. Sie verlieren also nicht die Kontrolle über Ihre Benutzer oder Ihre Plattform und können verfolgen und kontrollieren welche Änderungen vorgenommen werden.  

Endnutzern ohne Admin-Rechte können Microsoft Teams erstellen. Zusätzlich wird verhindert, dass Endnutzer unkontrolliert zu Besitzern werden. So bleibt die Teamstruktur unverändert. 

Bei sorgfältiger Abwägung der unterschiedlichen Möglichkeiten und technischen Aspekte, können Sie nicht nur eine deutliche Entlastung für die Mitarbeiter bewirken und deren Zufriedenheit steigern, sondern auch nachhaltig die Kosten für die Governance reduzieren. 

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