Was jeder IT-Leiter über Microsoft Teams Governance wissen muss

Probleme, die mit Hilfe von Microsoft Teams Governance gelöst werden  

• Lange Genehmigungsprozesse: Muss die IT jede Anfrage manuell bearbeiten, ist dies der Flaschenhals, der zu teils langen benutzerseitigen Wartezeiten führt und die Akzeptanz für Microsofte Teams Plattform schwinden lässt.  
• Wildwuchs: Unübersichtlichkeit, schlechte Auffindbarkeit von Dokumenten und Informationen auf Benutzerseite und mangelnde Wartbarkeit für die IT sind Folgen von unkontrolliertem Wachstum, das die Produktivität bedeutend einschränkt  
• Nutzungsbeschränkungen: Vorgaben sollen der Vereinheitlichung und Sicherheit dienen, um Arbeitsprozesse zu unterstützen — nicht, um sie einzuschränken oder zu behindern. 
• Sicherheitsrisiken beim Zugriff durch externe Benutzer: Die Zusammenarbeit mit Externen ist ein häufiges und zugleich das herausforderndste Szenario in Punkto Datensicherheit und Intellectual Property. 
• Lifecycle-Management: Projektende — und dann? Wann wird ein Teams-Workspace obsolet? Wann werden die in ihm abgelegten Informationen nicht mehr benötigt und wie sollen sie gehandhabt werden? Welche Alternativen gibt es zur Löschung? 
• Aufwändige Aktualisierungen: Anpassungen von Geschäftsprozessen können umfangreiche Auswirkungen sowohl auf Microsoft Teams als auch auf SharePoint zur Folge haben. Manuelle Anpassungen sind extrem aufwändig, ressourcenintensiv und fehleranfällig. 

Will die IT all diese Governance-Probleme lösen, so bleibt dem Unternehmen nichts anderes übrig, als massiv in die Aufstockung der IT-Mitarbeitenden zu investieren. Der Betreuungs- und Pflege-Aufwand einer Kollaborationsplattform wie Microsoft Teams steigt dabei exponentiell mit der Anzahl der Teams Workspaces und Mitarbeitenden. 

Die manuelle Governance bringt die IT-Abteilungen spürbar an ihre Grenzen und kann selbst unter Anwendung von Best Practices zu Frustration führen. 

Die Aufwände in einzelnen Teilbereichen der manuellen Governance — von der Anfrage über die operative Phase bis zur Archivierung oder Löschung — wirken auf den ersten Blick vielleicht nicht besonders groß. Doch bei großen Unternehmen skaliert dieser Aufwand sich schnell in den Bereich mehrerer Vollzeit-Stellen.

In einer von der Hochschule der Medien Stuttgart durchgeführten aktuellen Studie gibt beinahe die Hälfte der Befragten an, bei der Erstellung von Teams keinen Regeln zu unterliegen. 

Darüber hinaus kommt die Untersuchung zum Ergebnis, dass bereits jetzt 71 % der IT-Abteilungen durch Verwaltung und Maintenance von Microsoft Teams sehr stark ausgelastet sind. 

Die Gefahr und die weitreichenden Folgen von Wildwuchs in Microsoft Teams sind ein häufig beklagtes Problem, mit dem sich die Unternehmen konfrontiert sehen. 

Insbesondere die schnelle, oft ungeplante, Einführung von Microsoft Teams in der Pandemie führte bei zahlreichen Unternehmen dazu, dass das Thema “Governance” vernachlässigt oder zumindest weit hintangestellt wurde. 

Der Grundstock für Wildwuchs, Chaos und Unübersichtlichkeit ist damit geschaffen. Diese Aufräumarbeit anzupacken ist ein schweres Stück Arbeit — aber eine absolute Pflichtübung, wenn Sie dauerhaft den Überblick bewahren und Security- und Compliance-Richtlinien erfüllen wollen. 

Limitierungen im Microsoft Teams Standard 

Da Sie mit den Standard-Funktionalitäten von Microsoft Teams keine Möglichkeit haben, alle Governance-Regeln abzudecken, geschweige denn alle voll zu automatisieren, zeigen wir Ihnen hier die Begrenzungen auf: 

Microsoft Teams Governance smart lösen 

Durch eine automatisierte MS-Teams-Governance lassen sich sämtliche Governance-Probleme auf einmal lösen, ohne die Produktivität der Mitarbeitenden zu behindern oder in zusätzliche IT-Mitarbeitende investieren zu müssen.  

Mit einer solchen Lösung automatisieren Sie in Ihrem Unternehmen die Governance-Richtlinien in Microsoft Teams und stellen sicher, dass Probleme wie Teams-Wildwuchs, Lifecycle-Management, Benutzerverwaltung sowie Security & Compliance keine Herausforderungen mehr sind. 

Lifecycle-Management 

Über den gesamten Lifecycle einer MS-Teams-Gruppe hinweg – von der Anfrage bis zum Lebensende, also der Archivierung, Stilllegung oder Löschung — stehen für die IT-Abteilung zahlreiche Aufgaben auf der Tagesordnung.  

Die Kollaborationsplattform soll die Zusammenarbeit fördern. Dazu ist es notwendig, dass Mitarbeiter nicht gebremst, sondern durch die Systeme unterstützt werden. 

Dem Lifecycle-Management kommt hier eine wesentliche Bedeutung zu.  

Der Lifecycle eines Microsoft Teams Workspaces besteht aus drei Phasen.

In der ersten Phase wird ein Microsoft Teams Workspace erstellt, sofern ein konkretes Projekt gestartet wird oder es einen konkreten Zweck dafür gibt. Verantwortliche Personen werden definiert und die benötigten Apps und Kanäle bereitgestellt. 
Zuletzt werden die Nutzer hinzugefügt; damit tritt der Workspace in Phase 2 ein.  

Solange sich ein Workspace in der operativen Phase befindet, verwaltet und überwacht ihn die IT-Abteilung. 

Besonders hohe Aufwände kommen auf die IT zum Ende des Lifecycles zu. 

Relevante Inhalte müssen gesichert werden. Inhalte und Informationen können dabei gelöscht oder archiviert werden. Dies hängt davon ab, welche Zugriffe möglich sein sollen oder müssen und welche Aufbewahrungskriterien möglicherweise zu Grunde gelegt werden müssen.  

IT-Abteilungen haben dafür zu sorgen, dass die Daten stets vor unberechtigten Zugriffen geschützt sind. Dafür kommt der Verwaltung externer Benutzer im Rahmen des Lifecycle Managements eine besondere Bedeutung zu.  

Verwaltung externer Benutzer 

Wenn Sie nicht aktiv auf den Zugriff der externen Benutzer auf Ihrer Teams-Plattform achten, kann dies zu einem unautorisierten Zugriff auf Unternehmensdaten führen. Je nach Szenario kann dies sogar rechtliche Folgen für das Unternehmen bedeuten.  

Um das zu verhindern, sind Zugriffsrechte zeitlich begrenzt einzurichten. 

Einstellmöglichkeiten finden Sie dazu in Azure AD, im Microsoft Teams Admin Center und dem SharePoint Admin Center.  
Alternativ nutzen Sie eine 3rd Party Software, die Ihnen manuelle Arbeit abnimmt und zusätzliche Funktionalitäten bereitstellt. 

Prüfen Sie unbedingt regelmäßig Geheimhaltungs- (NDA - Non-disclosure agreement) und Datenschutzvereinbarungen mit externen Benutzern. Ansonsten können Dritte auf Ihre Unternehmensdaten zugreifen, ohne in eine Verpflichtung zu treten. 

Auch die turnusmäßige Überprüfung externer Benutzer in allen Teams Ihres Unternehmens kann damit entfallen, da Sie automatisierte Benachrichtigungen aktivieren können. 

Ziehen Sie auch die Umsetzung mit Microsoft Shared Channels in Betracht. Wägen Sie dazu Vor- und Nachteile dieser Umsetzung ab und prüfen Sie die weiteren Auswirkungen auf das Lifecycle-Management und die Ablagestruktur.   

Die Verwaltung der externen Benutzer innerhalb der Shared Channels (Microsoft Teams Connect) ist besonders wichtig.

Die Integration der Shared Channels in Ihr Governance-Konzept ist unerlässlich. 

Ein verlässliches Reporting für die externen Benutzer ist ebenso sehr wichtig. Durch eine Reporting-Lösung können Sie neue externe Benutzer auf Ihrem System identifizieren und deren Zugriff auf die Teams überprüfen.

Templates 

Mit dem Feature „Microsoft Teams Templates“ haben Administratoren die Möglichkeit, direkt für Endnutzer vordefinierte Workspace- und Ablagestrukturen in Microsoft Teams und SharePoint anzubieten.  

Dadurch steigt die Produktivität der Nutzer, die keine Zeit mehr durch die nachträgliche Konfiguration von Teams verlieren. 

Zeitgleich reduziert sich der Wildwuchs, da über das Template auch direkt Apps und Channels vorkonfiguriert und standardisiert bereitgestellt werden können. Dasselbe gilt für die Informationsarchitektur auf der SharePoint-Seite. 

Eine gute Informationsarchitektur verbessert die Auffindbarkeit der Dokumente und Wartbarkeit der SharePoint Site Collections.

Einsatz eines Microsoft Teams Governance Tools zur Automatisierung der Richtlinien

Um ein erfolgreiches Microsoft Teams Governance Projekt erleben zu können, sollten Sie sich darüber Gedanken machen, ob Sie ein Microsoft Teams Governance Tool einsetzen wollen. Ein Governance-Tool kann auf Basis eines Governance-Konzepts den Reifegrad des Projekts erhöhen. Außerdem werden die Umsetzungskosten planbarer, weil sich die Überraschungen im Laufe des Projekts verringern werden. Außerdem können Sie Ihre Ressourcen sinnvoller nutzen.

Folgende Prozesse und Aufgaben lassen sich automatisieren 

• Anlage und Aktualisierung von Teams  
• Überprüfung der Zugriffsberechtigungen
• Verwaltung der externen Benutzer
• Provisioning: Ordner-Strukturen, Ablagestrukturen bzw. die Informationsarchitektur der SharePoint Site Collection und Microsoft-Teams-Channel- und App-Struktur, die bei der Erstellung direkt bereitgestellt werden.
• Vorlagen, bei Microsoft auch Templates genannt, die automatisiert bereitgestellt werden 
• Aktualisierungen und Restrukturierungen von Teams  
• Lifecycle-Management der Workspaces
• Verschlagwortung von Dokumenten 
• Automatische Bereitstellung der Sensitivity- & Retention-Labels für die Information Protection und Aufbewahrung der Informationen

Erfahrungen mit automatisierter Governance 

Unternehmen, die Ihre Microsoft Teams Governance bereits automatisiert und dadurch auch standardisiert haben, berichten über  

• Steigende Benutzerakzeptanz durch 
  • verringerte Wartezeiten 
  • eine bessere Übersicht in der Kollaborationsplattform 
  • effizientere Zusammenarbeit 
• Reduzierter IT-Workload für die IT-Governance dank Einsparungen bei 
  • Genehmigungsprozessen 
  • Anlage von Teams Workspaces 
  • Verwaltung externer Benutzer 
  • Archivierung von Teams  
  • Aktualisierungen von Teams- Workspace Strukturen 
• Verbesserte Sicherheit und minimierte Risiken durch
  • Standardisierte und automatisierte Regelung der Zugriffsdauer
  • Datenautonomie (wenn Sie sich für eine Self-hosted Solution entscheiden, bleiben Ihre Daten immer bei Ihnen)
  • eingeschränkte Rechte für den “Besitzer“ eines Teams  
• Reduzierte Kosten für die Verwaltung im Vergleich zur manuellen Governance von Microsoft Teams 

Wie Sie automatisierte Team-Governance in Ihrem Unternehmen sinnvoll einführen 

Kosten lassen sich bei der Nutzung der Kollaborationsplattform erheblich dadurch senken, dass frühzeitig – am besten vor der Gesamteinführung – Governance-Konzepte erstellt und ein Großteil der Arbeiten, die in der IT anfallen, automatisiert werden. 

Auf folgende Fragen sollten Sie möglichst konkrete Antworten finden: 

• Welche Anforderungen stellen Sie an die Automatisierung der IT-Governance?
• Welche Aufgaben der Microsoft Teams Governance in Ihrem Unternehmen binden aktuell die meisten Ressourcen? 
• Welche Risiken wollen oder müssen Sie mit Hilfe von automatisierter Governance ausschließen?
• Welche Prozesse wollen Sie beibehalten und welche modernisieren? 
• Welche Prozesse möchten Sie vereinheitlichen? 

Nutzen Sie dafür unsere Checkliste:

Positive Auswirkungen einer erfolgreichen Microsoft Teams Governance 

Gesteigerte Produktivität 

Die Entlastung der Mitarbeitenden in der IT-Abteilung kann bis zu 95 % betragen und die so freigewordenen Kapazitäten im Unternehmen können für andere Projekte und Aufgaben genutzt werden. 

Auch alle Mitarbeitenden in den Fachabteilungen profitieren von reduzierten Wartezeiten, beispielsweise bei der Bereitstellung von projektbasierten Teams-Workspaces durch die automatisierte Teams-Governance.  

Darüber hinaus steigern konsistente Strukturen über die gesamte Kollaborationsplattform hinweg die Übersichtlichkeit und wirken sich positiv auf die Produktivität aller Mitarbeitenden aus. 

Microsoft Teams unterstützt die Mitarbeitenden so optimal; ihre Akzeptanz für die intensive Nutzung von Teams wird gesteigert und so die Zusammenarbeit insgesamt gefördert. 

Minimierte Risiken 

Der unberechtigte Zugriff auf Unternehmensdaten durch externe Benutzer kann durch die Mechanismen der automatisierten Governance wesentlich effizienter verhindert werden. 

Übersichtliche Datenstrukturen und ein standardisiertes Lifecycle-Management führen darüber hinaus zu einem verbesserten Wissensmanagement und helfen dabei, Informationsverluste zu verhindern. 

Gründe, sich für eine automatisierte Governance-Lösung zu entscheiden 

Sicherstellung von Security- und Compliance-Regeln  

Die Automatisierung von fundiert definierten Standards und Templates leistet einen wesentlichen Beitrag zur Sicherstellung von Security- und Compliance-Regeln. 

Beispielsweise kann der Zugriff durch Externe ohne gültiges NDA ausgeschlossen werden und der Faktor „menschliches Versagen“ wird drastisch minimiert.  

Entlastung der IT 

Auswertungen ergeben, dass pro Teams-Workspace durchschnittlich im Jahr 4,5 Stunden eingespart werden können. Für Unternehmen mit mehr als 50 Teams lohnt sich also zur Entlastung bereits eine Lösung, die die Governance automatisiert. 

Darüber hinaus sind Sie bestens auf weiteres Wachstum vorbereitet. 

Standardisierung 

Durch Standardisierung kann die Produktivität der Mitarbeiter erhöht werden. Die Begriffe „Standardisierung“ und „Strukturierung“ sind überall in unserem Alltag präsent. Die Standardisierung der Teams Räume unterstützt die Benutzerakzeptanz.

User Adoption 

Die Zufriedenheit der Benutzer steigt, wenn ihnen die Kollaborationsplattform nützlich erscheint. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Beantragungsprozess für Workspaces nicht mit Wartezeiten verbunden sind und eine Übersichtlichkeit der Strukturen und Dokumente für die Mitarbeiter jederzeit gewahrt bleibt. 

Must have Features einer MS Teams Governance Lösung

Aktuell kann sich kein Unternehmen den Luxus erlauben, Microsoft Teams Governance manuell zu betreiben und alles die Endnutzer definieren zu lassen.

Aus diesem Grund kommen die Lösungen zur Automatisierung von Microsoft Teams in Frage. Es gibt Produktanbieter, die Lösungen im Bereich Microsoft Teams Governance anbieten.

Ein gutes Microsoft Teams Automatisierungstool soll die folgenden Anforderungen erfüllen:

• Automatisierte Genehmigungs- und Workspace-Anlageverfahren
• Templating-Möglichkeiten für Microsoft Teams & SharePoint Site Collection
• Bulk Updates: Nachträgliche Aktualisierung der bestehenden Workspace-Strukturen, um die Microsoft Teams Plattform up-to-date halten zu können
• Provisionierbare Retention- und Sensitivity-Labels
• Externe Benutzerverwaltung
• Automatisierte Archivierung von inaktiven Teams
• Automatisierte Löschung
• Erweiterte Suche
• Dokumentenverschlagwortung
• Verschlagwortung der Workspaces
• Mehrsprachigkeit

Die beste Microsoft Teams Governance Lösung — Entscheidung für die richtige Governance-Lösung 

Die beste Governance-Lösung für Ihr Unternehmen ist jene, die Ihnen die Sicherheit bietet, die Sie benötigen, dabei die Flexibilität und Anpassbarkeit bietet, die Sie wüschen und so die Produktivität in der kollaborativen Zusammenarbeit bestmöglich unterstützt. 

Alle Governance-Prozesse, die für Ihr Unternehmen Kosten bedeuten und weitere Ressourcen binden, sollten bestenfalls automatisiert werden. 

Grundlegend soll es möglich sein, alle Herausforderungen, die im Betrieb der Microsoft-Teams-Plattform auftreten, durch die Unterstützung einer solchen Lösung zu meistern. 

Entscheidungskriterien für eine Microsoft Teams Governance-Lösung

Um eine nachhaltige Entscheidung treffen zu können, ist es hilfreich, die unterschiedlichen Ansätze zu verstehen und mit den Anforderungen für das eigene Unternehmen abzugleichen. 

Make or buy — Features selbst bauen oder kaufen? 

Die Implementierung der Lifecycle-Prozesse in Microsoft Teams ist für viele Unternehmen ein bekanntes Thema. In Unternehmen, die Microsoft Teams nicht nur für Telefonie oder Besprechungen nutzen, ist es wichtig, die Governance-Prozesse zu automatisieren, um Wildwuchs zu vermeiden.  

Eigene Governance-Richtlinien zu erstellen und auszuarbeiten ist der notwendige erste Schritt in diese Richtung. Doch mit Blick auf die Zukunft sollten diese Governance-Prozesse bestmöglich automatisiert werden. 

Mit GraphAPI und der Power Platform bietet Microsoft zahlreiche Optionen zur Automatisierung der Governance-Prozesse. 

Eine eigene Lösung zu entwickeln kann sehr viel Zeit und Kosten für das Unternehmen bedeuten und für eine hohe Auslastung der internen IT sorgen. Dabei möchte man doch genau diese entlasten. 

Wägen Sie Vorteile und Nachteile einer Eigenentwicklung mit Microsofte PowerShell genau ab. Lassen Sie sich auch hierzu unterschiedliche Angebote unterbreiten, um die Kosten und Nutzen bestmöglich abschätzen zu können. 

Auf der anderen Seite gibt es Produktanbieter, mit deren Produkten Sie sich die Implementierung sparen und dadurch Ihre eigenen Mitarbeiter entlasten können. 

Eine bereits entwickelte Drittanbieter-Lösung wird dafür sorgen, dass Sie durch die bestehende Erfahrung des Anbieters auf diesem Gebiet effektive Ansätze für Ihre Governance erhalten und diese gemeinsam auf Ihre Wünsche anpassen können. Zusätzlich wird Ihnen ein aktiver Support für Ihre Lösung geboten. So müssen Sie sich nicht um kommende Microsoft-Updates sorgen. 

Berücksichtigen Sie bei Ihrer Entscheidung: 

• Kapazitäten: Welche Mitarbeiter stehen zur Verfügung und in welchem Umfang?
• Kompetenzen: Ist das benötigte Know-how vorhanden? 
• Umsetzungskosten: total cost of ownership und Eigenentwicklung im Vergleich als Überschlagsrechnung für einen groben Anhaltspunkt 
• Dauer bis zur Einsatzfähigkeit: Wie wirkt sich Ihre Entscheidung auf den Zeitpunkt und die Produktivität aus? 
• Vor- und Nachteile beider Herangehensweisen 

SaaS or PaaS: Software as a Service oder Self-hosted 

Für beide Formen gibt es Vor- und Nachteile.  

Die Vorzüge der SaaS-Lösung liegen darin, dass der Hersteller die Installation und die Pflege sowie Updates der Governance-Lösung für Sie übernimmt. 

Darüber hinaus fallen auch keine Infrastruktur-Kosten für die Lösung an; diese sind durch die Lizenzgebühren bereits abgedeckt. 

Sobald es Ihrem Unternehmen wichtig ist, zu jedem Zeitpunkt die volle Kontrolle über die Daten zu behalten, hat eine Self-hosted- Lösung gegenüber einer SaaS-Lösung entscheidende Vorteile.  

Strenge Anforderungen an den Datenschutz sind mit einer Self-hosted-Lösung umsetzbar, ohne weitere Datenverarbeitungsabkommen verhandeln und abschließen zu müssen.  

Die Datensicherheit ist dadurch gewährleistet, dass der Lösungsanbieter keinerlei Zugriff auf Ihren Tenant hat. Sie müssen keine Rechte freigeben.  

Sie machen sich zeitlich unabhängig von Update-Zyklen des Lösungsanbieters und entscheiden bei jeder verfügbaren Aktualisierung selbst, ob Sie Early Adopters sind oder lieber warten.  

Skalierbarkeit und Erbweiterbarkeit der Self-hosted Lösung sind weitere Vorteile gegenüber eine Software-as-a-Service Governance Automatisierung. 

Ziehen Sie auch in Betracht, dass verschiedene Ansätze der Software-Architektur sich unterschiedlich auf den operativen Betrieb auswirken können. 

Wir empfehlen Ihnen deshalb unbedingt, sich im Vorfeld damit auseinanderzusetzen, damit eine Entscheidung auch nachhaltig ist. 

Unterschiedliche Tools am Markt im DACH-Raum im Vergleich 

Grundlegend können Sie zwischen Software-As-A-Service-Tools und Self-hosted-Tools für die automatisierte Teams-Governance unterscheiden. Was für Ihr Unternehmen die bessere Variante ist, hängt von rechtlichen Rahmenbedingungen wie beispielsweise staatlicher Regulation in Bezug auf Datenschutz und Datenverarbeitung ab. 

Vergleichen Sie die Anbieter mit dem Prädikat “Made in Germany”, indem Sie verschiedene Governance-Lösungen von Drittanbietern auf ihre verfügbaren Features hin betrachten und diese mit Ihrem tatsächlichen Bedarf abgleichen.  

Welche Empfehlungen gibt es für die perfekte Governance von Microsoft Teams? 

Lesen Sie die 10 wichtigsten Microsoft Teams Governance Best Practices

Good to know: Einführung einer automatisierten Microsoft Teams Governance-Lösung 

Die Umstellung auf eine automatisierte Microsoft Teams Governance-Lösung stellt einen klassischen Change-Prozess dar. In 4 Stufen (von der Anforderungsaufnahme über die Konzeption und Auswahl der passenden Lösung bis zum Rollout) können Sie systematisch eine nachhaltige und automatisierte 3rd Party  Governance-Lösung implementieren. Lesen Sie in den Case Studies anderer Unternehmen oder lassen Sie sich durch erfahrene Dienstleister unterstützen. 

Ist die automatisierte Microsoft Teams Governance-Lösung implementiert, gilt es, diese auch weiterhin in Bezug auf die Unterstützung der Unternehmensziele hin zu bewerten.  

Kosten einer 3rd Party Governance-Lösung für Microsoft Teams 

Um die Kosten für eine automatisierte Governance-Lösung exakt zu ermitteln, gilt es zunächst, den funktionellen Bedarf genau zu definieren und die Anzahl der Benutzer zu kennen. Auch der gewünschte Service- und Support-Level kann bei den Kosten eine Rolle spielen und ist häufig abhängig von der Anzahl der User in der Kollaborationsplattform. 

Für die Software selbst können monatliche Miet- oder einmalige Kauf-Gebühren anfallen. 

Die Lizenzkosten alleine zu betrachten wäre deutlich zu kurz gedacht. Vielmehr setzen sich die Gesamtkosten zusammen aus  

• Internen Kosten durch Personalaufwand  
• Lizenzkosten  
• Installationskosten  
• Konfigurations- & Beratungskosten  
• Support  
• Betriebskosten 

Selbstverständlich sind nahezu alle Teilaspekte abhängig von der Unternehmensgröße und der Komplexität der Anforderungen. 

Dennoch können schnelle Überschlagsrechnungen helfen, auf Basis des bekannten durchschnittlichen Zeitaufwands für die manuelle Governance durch die IT-Abteilung eine Break-Even-Rechnung aufzustellen, ab wann sich die Kosten für eine 3rd Party Lösung amortisiert. 

Eine gut konzipierte Governance-Lösung zur Automatisierung und Standardisierung soll im laufenden Betrieb die monatlichen Kosten einer Tasse Kaffee pro Benutzer nicht übersteigen.