Die manuelle Wartung und Pflege von Microsoft Teams ist zeitaufwändig — und gute IT-Fachkräfte sind Mangelware.
Die Zahl unbesetzter IT-Stellen lag Anfang 2022 bei knapp 100.000 und steigt weiter. Damit Produktivität, Sicherheit und letztlich die Unternehmensziele nicht in Gefahr geraten, erwartet die Geschäftsführung Lösungen von der IT-Leitung.
Die Automatisierung von Microsoft-Teams-Governance-Regeln ist ein wirksamer Weg, die Last der IT-Fachkräfte zu reduzieren — und damit Kosten und Personalengpässe zu vermeiden.
Außerdem minimieren Sie das Risiko, frustrierte Mitarbeitende zu verlieren, deren persönliche und fachliche Entwicklung sonst auf der Strecke bleibt.
Setzen Sie Mitarbeitende lieber so ein, dass sie motiviert bleiben und dem Unternehmen Mehrwert bringen.
Aufwände im Lebenszyklus eines Microsoft-Teams-Raums
Für die IT umfasst der Lebenszyklus eines Teams-Raums fünf Phasen — von der Anfrage bis zur Archivierung und Löschung.
Innerhalb der Phasen entstehen teilweise hohe Aufwände, die den der reinen Anlage weit übersteigen.
Genehmigung
Wartezeiten und Abstimmungen im Genehmigungsprozess sind einer der wichtigsten Kostenfaktoren.
Theoretisch dauern Genehmigungen nur wenige Minuten. Der Gesamtaufwand wird aber oft unterschätzt: Wer beantragt welchen Raum und wofür? Schnell sind bis zu 1 Stunde pro Genehmigung weg.
Die IT-Abteilung wird so zum Flaschenhals und blockiert Kollaborationsprozesse.
Der Prozess gliedert sich in zwei Bereiche — Endnutzer und IT:
- Endnutzer formulieren ihren Bedarf — per Mail an den IT-Support oder über ein internes IT-Shop- bzw. Ticket-System.
- Kennt die IT den Business Need nicht im Detail, kann sie die Anforderungen an den Raum nicht auswerten. Sie ist auf präzise Anfragen angewiesen.
Nicht standardisierte Anfragen sind die Produktivitätskiller.
Exakte Definitionen sind notwendig, damit die IT nichts interpretieren muss. Zusätzliche Abstimmungen kosten beantragenden Mitarbeitenden wie IT-Mitarbeitenden Zeit.
Anlage
Ist die Erstellung von Teams-Räumen für Endnutzer gesperrt, muss die IT Channels, Apps, Ordnerstrukturen, Site-Spalten, Site-Inhaltstypen, Sensitivity- und Retention-Labels sowie Raum-Nutzer einbinden und konfigurieren.
Mögliche Aufgaben bei der manuellen Anlage eines Teams-Raums:
| Tätigkeit | Aufwand |
|---|---|
| Anlage des Teams-Raums: Namens- und ggf. URL-Konventionen, Auswahl Sensitivity- und Retention-Labels | 5 min |
| Anlage der Kanäle | 5 min |
| Anlage der Apps für die jeweiligen Kanäle | 10 min |
| Konfiguration der App(s) | 10 min |
| Anlage der Besitzer des Teams-Raums | 5 min |
| Anlage der Mitglieder des Teams-Raums | 10 min |
| Anlage der externen Nutzer: Validierung der Zugriffsberechtigung | 15 min |
| Konfiguration der External Sharing Settings | 5 min |
| Site Columns | 5 min |
| Site Content Types | 5 min |
| Content-Type-Bindung an Dokumentenbibliothek | 5 min |
| Views und View-Spalten der Dokumentenbibliothek einrichten | 5 min |
| Ordnerstruktur | 10 min |
| Einrichtung der SharePoint-Startseite | 5 min |
| Einrichtung des Sitecollection-Themes | 5 min |
| Dokumentation | 5 min |
| Kommunikation der erfolgreichen Anlage an die Endnutzer | 5 min |
Optimistisch angesetzt: 0,25 bis 2 Stunden pro Raum-Anlage.
Verwaltung externer Nutzer
Externe Nutzer hinzuzufügen ist simpel — die weitere Verwaltung bringt erhebliche Aufwände mit sich.
Ein externer Nutzer, mit dem die Zusammenarbeit endet, muss manuell im jeweiligen Teams-Raum identifiziert und entfernt werden. Bei Mitgliedschaften in mehreren Räumen muss überall geprüft werden. Pro externem Nutzer sind 0,25 bis 1 Stunde anzusetzen.
Restrukturierung und Updates
Teams-Raumstrukturen werden meist in der Konzeptionsphase definiert und umgesetzt. Nachträgliche Änderungen sind aber kaum vermeidbar.
Typisches Beispiel: Eine Fachabteilung wünscht, die Versionsnummer eines Dokuments in der Dateiansicht zu sehen, um schnell die aktuelle Version zu erkennen.
Dieses Szenario ist mit Microsoft-Bordmitteln nicht umfassend abbildbar. Es braucht ein Skript, das alle Teams-Räume iteriert und die Versionsspalte in jede Dateiansicht ergänzt.
Alle nachträglichen Änderungen am Governance-Konzept müssen gescriptet, getestet und dokumentiert werden.
Jede Änderung gleicht einem kleinen IT-Migrationsprojekt — alle Betroffenen müssen informiert und ggf. geschult werden.
Pro Raum bedeutet das je nach Komplexität 1 bis 3 Stunden — in Einzelfällen mehr.
Archivierung & Lifecycle-Management
Der Standard-Archivierungsmechanismus von Microsoft Teams erfüllt die fachlichen Anforderungen häufig nicht und muss durch Erweiterungen oder manuelles Eingreifen ergänzt werden.
Nach einer gewissen Zeit müssen Räume zudem ganz gelöscht werden.
Während Archivierung und Löschung sind die Endnutzer zu informieren — erneuter Aufwand für die interne Kommunikation.
Der Aufwand beläuft sich auf 0,5 bis 3 Stunden pro Raum.
Einsparungspotenzial
Aufwand und Kosten sinken deutlich, wenn Sie Prozesse standardisieren und automatisieren:
- früh ein Konzept für die Nutzung von Teams erstellen — und festlegen, welche Anforderungen allgemein gelten
- Standards festlegen
- Prozesse identifizieren, die automatisierbar sind
- Anlage von Teams-Räumen
- Anlage von Kanälen in Teams-Räumen
- flexibel anpassbare Freigabe- und Genehmigungsprozesse
- Bereitstellung und Integration von Apps
- individuell einstellbare Metadaten
- Anlage von SharePoint Site Collections
- rollenabhängige Zugriffsrechte, -vergabe und -pflege
- Verwaltung externer Nutzer
- Bereitstellung von Sensitivity- und Retention-Labels
- KI-basierte Verschlagwortung
- Aktualisierung und Umbau von Templates
- Archivierung
Einzelschritte, die Sie durch Templating und Standardisierung einsparen — am Beispiel der Raum-Anlage:
- Konfiguration und Struktur des Teams-Raums
- Konfiguration und Struktur auf SharePoint-Seite
- Kommunikation und ggf. Meeting zum Anlageprozess inkl. Rücksprachen zwischen IT und Fachabteilung
- Vergabe von Sensitivity-Labels
- Festlegen externer Berechtigungen
- Content-Sharing-Einstellungen
- Metadaten hinterlegen — z. B. für Lifecycle-Management
- Owner- und Verantwortlichkeits-Dokumentation
Die Betriebskosten sind besonders in der operativen Phase und zum Ende des Lifecycles deutlich geringer, wenn Sie auf eine automatisierte Microsoft Teams Governance setzen.
Aufwand in Stunden, der eingespart werden kann
| Kategorie | Stunden |
|---|---|
| Genehmigungsprozess | 0,5 |
| Anlage | 0,5 |
| Restrukturierung | 1,5 |
| Archivierung | 1,0 |
| Externe Nutzer-Verwaltung | 1,0 |
| GESAMT / Raum & Jahr | 4,5 |
Pro Teams-Raum liegt die Einsparung durchschnittlich bei mehr als vier Stunden jährlich.
Beispielkalkulation
Ausgangslage: mittleres Unternehmen mit 1.000 Nutzern und 1.000 Teams-Räumen. (Annahme: Verhältnis Mitarbeiter zu Räumen 1:1; das Verhältnis kann zwischen 1:0,15 und 1:5 variieren.)
| Kategorie | Stunden |
|---|---|
| Genehmigungsprozess | 500 |
| Anlage | 500 |
| Restrukturierung | 1.500 |
| Archivierung | 1.000 |
| Externe Nutzer-Verwaltung | 1.000 |
| GESAMT / Jahr | 4.500 |
4.500 Stunden pro Jahr entsprechen mehr als zwei FTE — zwei Vollzeitstellen, für die Sie in der IT keine Fachkräfte benötigen.
Ab wann lohnen sich Governance-Lösungen?
Eine Studie der HdM zeigt: Aktuell setzen noch 71% der Befragten Governance manuell durch die IT um.
Die Studie kommt zum Ergebnis, dass dies nur bis zu einer Größe von etwa 200 Teams-Räumen verwaltbar ist.
Ab 200 Räumen steigt der interne Aufwand so stark, dass entweder eigens entwickelte PowerShell-Skripte oder eine Drittanbieter-Lösung empfohlen werden.
Fazit
Von der Raum-Anfrage über den Lifecycle bis zur Archivierung entstehen klar messbare Verwaltungsaufwände in der IT.
Durch Automatisierung und Standardisierung mit Microsoft 365 Governance sparen mittelständische Unternehmen mit ca. 1.000 Mitarbeitenden bis zu zwei IT-Fachkräfte ein.
Häufig gestellte Fragen zur Einsparung von IT-Stellen durch Governance-Automatisierung
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Wie viel IT-Aufwand verursacht ein Microsoft-Teams-Raum pro Jahr?
Pro Teams-Raum liegt der einsparbare Aufwand im Schnitt bei mehr als vier Stunden jährlich - konkret 4,5 Stunden, verteilt auf Genehmigungsprozess (0,5 h), Anlage (0,5 h), Restrukturierung (1,5 h), Archivierung (1,0 h) und externe Nutzer-Verwaltung (1,0 h) über den gesamten Lebenszyklus.
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Wie kann ein Unternehmen zwei IT-Stellen durch Automatisierung einsparen?
Bei einer Beispielkalkulation mit 1.000 Nutzern und 1.000 Teams-Räumen (Verhältnis 1:1) fallen 4.500 Stunden pro Jahr für die manuelle Verwaltung an. Das entspricht mehr als zwei FTE - zwei Vollzeitstellen, für die in der IT keine Fachkräfte benötigt werden, wenn Prozesse standardisiert und automatisiert werden.
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Aus welchen Phasen besteht der Lebenszyklus eines Teams-Raums?
Der Lebenszyklus umfasst fünf Phasen: Genehmigung (bis zu 1 Stunde pro Genehmigung), Anlage (0,25 bis 2 Stunden pro Raum), Verwaltung externer Nutzer (0,25 bis 1 Stunde pro externem Nutzer), Restrukturierung und Updates (1 bis 3 Stunden pro Raum) sowie Archivierung und Lifecycle-Management (0,5 bis 3 Stunden pro Raum).
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Ab welcher Anzahl von Teams-Räumen lohnt sich eine Governance-Lösung?
Laut einer Studie der HdM setzen 71% der Befragten Governance noch manuell durch die IT um. Die Studie kommt zum Ergebnis, dass dies nur bis zu einer Größe von etwa 200 Teams-Räumen verwaltbar ist. Ab 200 Räumen steigt der interne Aufwand so stark, dass entweder eigens entwickelte PowerShell-Skripte oder eine Drittanbieter-Lösung empfohlen werden.
