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Wie Unternehmen durch Automatisierung der Governance Prozesse 2 IT-Stellen einsparen können

Die manuelle Wartung und Pflege von Microsoft Teams ist zeitaufwändig und gute IT-Fachkräfte Mangelware am Markt.  

Die Zahl der unbesetzten IT-Stellen beläuft sich zum Jahresbeginn 2022 auf knapp 100.000 und wächst weiter. Um nicht die Produktivität und Sicherheit – kurz: die Unternehmensziele zu gefährden, werden von der IT-Leitung passende Lösungen erwartet.  

Um nicht die Produktivität und Sicherheit – kurz: die Unternehmensziele zu gefährden, werden von der IT-Leitung passende Lösungen erwartet.  

Die Automatisierung der Microsoft Teams Governance Regeln stellt eine adäquate Möglichkeit dar, den Workload für die IT-Fachkräfte zu reduzieren, so dass sie Kosten und Personalengpässe vermeiden können.  

Außerdem minimieren Sie das Risiko frustrierte Mitarbeiter, deren persönliche Entwicklung und fachliche Herausforderung auf der Strecke bleiben, zu verlieren. 

Setzen Sie Mitarbeiter besser so ein, dass sie dem Unternehmen Mehrwert bringen und gleichzeitig motiviert werden. 

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Aufwände zu verschiedenen Zeitpunkten im Lebenszyklus eines Microsoft Teams Raumes 

Für die IT-Abteilung umfasst der Lebenszyklus einen Teams Raumes fünf Phasen von der Anfrage bis zur Archivierung und Löschung.  

Innerhalb der Phasen entstehen teilweise hohe Aufwände für die IT-Mitarbeiter mit der Microsoft Teams Plattform, die den Aufwand der Anlage weit übersteigen:

Genehmigung

Einige der wichtigsten Kostenfaktoren beim Betrieb eines Teams-Raums sind die Wartezeiten und Abstimmungen während des Genehmigungsprozesses. 

Theoretisch nehmen Genehmigungen nur wenige Minuten in Anspruch. Oft unterschätzt man aber den Gesamtaufwand, wie beim folgenden Szenario: Wer beantragt welchen Raum und wofür etc. Der Aufwand  beträgt schnell bis zu 1 Stunde pro Raum-Genehmigung. 

Die IT-Abteilung stellt dabei den Flaschenhals dar und blockiert Kollaborationsprozesse im Unternehmen 

Der Genehmigungsprozess gliedert sich in beiden Bereiche "Endnutzer" und "IT-Abteilung" 

  1. Endnutzer müssen formulieren, was Sie benötigen. Das kann in unterschiedlichen Formen umgesetzt werden. 
    1. Per Mail an den IT-Support 
    2. internes IT-Shop System bzw. Ticket System

      Die Anfragen von verschiedenen Kollegen fallen unterschiedlich detailliert und präzise aus.  
  2. Kennt die IT-Abteilung den exakten Business Need nicht, kann sie die konkreten Anforderungen an einen Teams Raum nicht auswerten.

    Sie ist auf den präzisen Request der Mitarbeiter angewiesen. 

Nicht standardisierte Anfragen sind dabei die Produktivitätskiller. 

Exakte Definitionen sind aber notwendig damit die IT nicht interpretieren muss. Zusätzliche Abstimmungen müssen getroffen werden. 
Beantragender Mitarbeiter und IT-Mitarbeiter verlieren dadurch Zeit. 

Anlage

Ist die Erstellung der Teams-Räume für die Endnutzer gesperrt, muss die IT-Abteilung Channels, Apps, Ordnerstrukturen, Site-Spalten, Site- Inhaltstypen, Sensitivity- und Retention Labels sowie Raum-Benutzer eingebunden und konfiguriert werden.  

Da die Anfrage von der IT-Abteilung abgearbeitet wird, wird der Teams Raum selbstverständlich von den IT-Mitarbeiter angelegt. 

Mögliche Aufgaben eines IT-Mitarbeiters während der manuellen Anlage eines Teams Raums: 

Tätigkeit 

Aufwand 

Anlage des Teams Raums: 

  • Namenskonventionen  
  • Ggf. Url-Konventionen setzen.(nicht über  die Oberfläche möglich) 
  • Auswahl der Sensitivity- und Retention- Labels 

5 min 

Anlage der Kanäle 

5 min 

Anlage der Apps für die jeweiligen Kanäle 

10 min 

Konfiguration der App(s)  

10 min 

Anlage der Besitzer des Teams Raums 

5 min 

Anlage der Mitglieder des Teams Raums 

10 min 

Anlage der externen Benutzer des Teams Raums:  

  • Es muss validiert werden, ob die externen Benutzer auf die Teams Umgebung zugreifen dürfen. (NDA etc.) 

15 min 

Konfiguration der External Sharing Settings 

5 min 

Site Columns 

 

5 min 

Site Content Types 

 

5 min 

Content Type Binding an Documents Bibliothek 

5 min 

Views und View Spalten der Dokumentenbibliothek müssen eingerichtet werden 

5 min 

Ordnerstruktur 

10 min 

Einrichtung der SharePoint Startseite des Teams Raums 

5 min 

Einrichtung des Sitecollection Themes 

5 min 

Dokumentation 

5 min 

Kommunikation der erfolgreichen Anlage – Informieren der Endnutzer 

5 min 

Optimistisch angenommener Aufwand: zwischen 0,25 und 2 Stunden pro Raum-Anlage. 

Verwaltung der externen Benutzer 

Das Hinzufügen externer Teams-Raum Nutzer ist simpel. Doch deren weitere Verwaltung bringt erhebliche Aufwände mit sich.  

Ein externer Nutzer, mit dem die Zusammenarbeit bereits beendet wurde, muss im manuell im entsprechenden Teams-Raum identifiziert und entfernt werden. Bei der Zugehörigkeit zu mehreren Teams-Räumen muss auch dies geprüft werden.  Pro Externem Nutzer ist ein Aufwand von 0,25 bis 1 Stunde anzusetzen.   

Restrukturierung und Updates 

Teams Raum Strukturen werden häufig in der Konzeptionsphase definiert und umgesetzt. Nachträgliche Änderungen und Anpassungen sind beinahe unausweichlich. 

Ein typisches Beispiel-Szenario ist die Anforderung eines Endnutzers aus der Fachabteilung, die Version eines Dokuments in der Dateiansicht angezeigt zu bekommen, um zu erkennen, ob es sich um die aktuelle Version handelt. 

Dieses Szenario kann nicht umfassend auf Basis von Microsoft Standard Bordmitteln abgebildet werden. Es muss ein Script entwickelt werden, das alle Teams Räume iteriert und die Versionsspalte in jeder Dateiansicht hinzufügt. 

Alle nachträglichen Änderungen de Governance Konzeptes müssen gescriptet, getestet und dokumentiert werden. 

Jede Änderung kann mit einem kleinen IT-Migrations-Projekt verglichen werden über dessen Änderungen alle Mitarbeiter informiert und gegebenen Falls geschult werden müssen.  

Unabhängig davon ob Nutzerfeedback oder angepasste Unternehmensprozesse für die Anpassungen verantwortlich sind, bedeutet die Restrukturierung pro Teams-Raum je nach Komplexität zwischen 1 und 3 Stunden; in Einzelfällen kann es sogar noch mehr sein. 

Archivierung & Lifecycle Management

Der Standardarchivierungsmechanismus von Microsoft Teams erfüllt oft die fachlichen Anforderungen nicht umfassend und muss durch Erweiterungen und/oder manuelles Eingreifen komplettiert werden.  

Außerdem müssen die Räume nach einer gewissen Zeit ganz gelöscht werden.  

Während der Archivierung und Löschungsprozesse müssen die Endnutzer über die Aktionen informiert werden. Das bedeutet erneut Aufwand für die interne Kommunikation. 

Der Aufwand beläuft sich auf 0,5 bis 3 Stunden pro Raum-Archivierung & Lifecycle Management.

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Einsparungspotential 

Aufwand und Kosten lassen sich deutlich senken, indem Sie Prozesse standardisieren und automatisieren: 

  • Frühzeitig Konzept erstellen, wie Teams genutzt werden soll und welche Anforderungen allgemein erfüllt  werden müssen
  • Standards festlegen 
  • Prozesse deklinieren, die automatisiert werden können 
  • Anlage von Teams Räumen 
  • Anlage von Channels in Teams Räumen 
  • Flexibel anpassbare Freigabeprozesse und Genehmigungen 
  • Bereitstellung und Integration von Apps  
  • Individuell einstellbare Metadaten 
  • Anlage von Sharepoint Site Collections 
  • Rollen-abhängige Zugriffsrechte, Vergabe und Pflege 
  • Verwaltung externer Benutzer 
  • Bereitstellung von Sensitivity- und Retention-Labels 
  • KI basierte Verschlagwortung 
  • Aktualisierung und Umbau von Templates  
  • Archivierung 

Einzelne Aufgabenschritte, die Sie durch Templating und Standardisierung einsparen können am Beispiel der Anlage eines Teams Raums: 

  • Konfiguration und Struktur des Teams Raums 
  • Konfiguration und Struktur auf SharePoint Seite 
  • Kommunikation ggf Meeting zum Anlageprozess und nötigen Rücksprachen zwischen IT und Fachabteilung 
  • Vergabe von Senisitivity Labels 
  • Festlegen Externer Benutzer Berechtigungen 
  • Content sharing Einstellungen 
  • Metadaten z.B: für Lifecycle Management hinterlegen 

Owner und Verantwortlichkeits-Dokumentation 
Kostenvergleich  MS Teams Governance Kostenvergleich: Governance der Kollaborationsplattform MS Teams mit und ohne Automatisierung  

Die Betriebskosten sind insbesondere in den Phasen des operativen Business und zum Ende des Lifecycles deutlich geringer, wenn Sie auf automatisierte Governance setzen. 

 

 

Aufwand in Stunden, der eingespart werden kann 

Genehmigungsprozess 

0,5 

Anlage 

0,5 

Restrukturierung 

1,5 

Archivierung 

1,0 

Externe Benutzer Verwaltung 

1,0

GESAMT / Raum & Jahr 

4,5

Pro Teams-Raum liegt die Einsparung durchschnittlich bei mehr als vier Stunden jährlich. 

Beispielkalkulation 

Ausgangssituation: mittleres Unternehmen mit 1000 Nutzern und 1000 Teams-Räumen 

(Annahme: Es gibt zwischen der Anzahl der Mitarbeiter und der Anzahl der Teams-Räume ein Verhältnis von 1:1. Dieses Verhältnis kann variieren von  1:0,15  bis 1:5 .) 

 

Eingesparter Gesamtaufwand in Stunden  

Genehmigungsprozess 

500 

Anlage 

500 

Restrukturierung 

1.500 

Archivierung 

1.000 

Externe Benutzer Verwaltung 

1.000

GESAMT / Jahr 

4.500 

 4.500 Stunden pro Jahr entsprechen mehr als zwei FTE, also zwei Vollzeitstellen, für die Sie in der IT-Abteilung keine Fachkräfte benötigen. 

Ab wann sich Governance-Lösungen lohnen 

Einer Studie der HdM zufolge setzen derzeit noch 71% der Befragten die Governance im Unternehmen manuell durch die IT um. 

Diese Studie kommt dabei auch zum Ergebnis, dass dies nur bis zu einer Größe von bis zu 200 Teams-Räumen verwaltbar erscheint. 

Ab 200 steigt der interne Aufwand so stark, dass entweder auf eigens entwickelte Scripts mit Microsoft PowerShell oder eine 3rd Party Lösung zurückzugreifen empfohlen wird.  

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Fazit:

Von der Anfrage eines Teams-Raums über den gesamten Lifecycle hinweg bis zu dessen Archivierung entstehen deutlich messbare Veraltungsaufwände in der IT. 

Durch die Automatisierung von Prozessen und die Standardisierung der Kollaborationsplattform Microsoft Teams können mittelständische Unternehmen mit ca 1.000 Mitarbeitern bis zu zwei IT-Fachkräfte einsparen.