Microsoft Teams Gruppe erstellen: Alles über die MS Teams Team-Anlage

Der Unterschied zwischen Microsoft 365-Gruppen und Teams-Gruppen

Insgesamt gibt es zwei digitale Arbeitsumgebungen innerhalb der Microsoft-Plattform: die Microsoft 365-Gruppe und die Teams-Gruppe. Beide erfüllen unterschiedliche Funktionen und Zwecke.

Die Microsoft 365-Gruppe ist eine Gruppe von Benutzern, die gemeinsame Ressourcen wie E-Mail-Postfächer, Kalender, SharePoint Site Collection, OneNote-Notizbücher und Microsoft-Teams-Konversationen teilen.

Sie kann in Anwendungen wie Exchange Online Kalender, SharePoint und Microsoft Teams genutzt werden und erleichtert vor allem die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Mitgliedern, insbesondere bei der gemeinsamen Nutzung von Werkzeugen wie E-Mail, Kalender und Dokumentenfreigabe.

Im Gegensatz dazu ist eine Teams-Gruppe eine digitale Arbeitsumgebung, die Echtzeit-Chats, Videokonferenzen, Dateifreigaben und Dokumentenzusammenarbeit ermöglicht.

Hier ist vor allem die Zusammenarbeit an verschiedenen Standorten oder die Notwendigkeit von Echtzeit-Kommunikation von großem Vorteil.

Wenn Sie eine Team-Gruppe in Microsoft Teams erstellen, wird im Hintergrund automatisch eine Microsoft 365-Gruppe erstellt.

Diese Gruppe dient als Dachstruktur und ermöglicht es, verschiedene Microsoft 365-Dienste wie SharePoint, Exchange Online oder Planner miteinander zu verknüpfen.

Der Vorteil dieser Gruppe besteht darin, dass sie die Berechtigungssynchronisation zwischen den verschiedenen Diensten für die Mitglieder der Gruppe übernimmt.

Sobald Sie jemanden für eine Microsoft 365-Gruppe berechtigt haben, kann diese Person automatisch auch auf die anderen Dienste innerhalb der Gruppe zugreifen.

Dadurch spart man viel Zeit und erleichtert die Verwaltung der Berechtigungen enorm. 

Teams vs. Chat-Gruppe  

In Teams gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten, um mit anderen zu kommunizieren: der Team-Channel — abgekürzt Teams — und die Chat-Gruppe.

Eine Chat-Gruppe ist wie eine private Gruppe von Freunden, in der Sie Nachrichten schreiben, Dateien teilen und Anrufe starten können.

Hier geht es vor allem um den persönlichen Austausch und das soziale Miteinander.  

Ein Team-Channel hingegen ist wie eine Arbeitsgruppe, die sich einem bestimmten Thema oder Projekt widmet.

Hier geht es um die Erledigung von Aufgaben und die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten.

Ein Team-Channel kann mehrere Unterkanäle haben, die verschiedene Aspekte des Themas abdecken.

So können Sie beispielsweise für ein Projekt einen Team-Channel erstellen und Unterkanäle für die Planung, das Budget und die Umsetzung einrichten.

Der Vorteil eines Team-Channels besteht darin, dass er die Zusammenarbeit innerhalb einer Gruppe erleichtert und es einfacher macht, auf alle wichtigen Informationen zuzugreifen. 

Teams-Gruppen: Verschiedene Typen und Nutzungsmöglichkeiten

Private Teams-Gruppen eignen sich für die Zusammenarbeit einer begrenzten Anzahl von Benutzern, etwa einem bestimmten Team innerhalb einer Abteilung oder einem Projektteam.

Mitglieder einer privaten Teams-Gruppe haben Zugriff auf gemeinsame Ressourcen wie den Chat, die Dateifreigabe und gemeinsame Notizen.

Diese Art von Gruppe eignet sich besonders für vertrauliche Projekte oder Themen, bei denen nur autorisierte Personen Zugriff haben sollten. 

Öffentliche Teams-Gruppen sind für die Zusammenarbeit von Teams mit einem breiteren Publikum gedacht, einschließlich Kollegen aus anderen Abteilungen oder Standorten.

Sie ermöglichen es, Ideen und Ressourcen zu teilen sowie Meetings und Brainstorming-Sitzungen abzuhalten.

Eine öffentliche Teams-Gruppe ist besonders geeignet, um Projekte oder Themen anzugehen, die für die gesamte Organisation oder für spezielle Community-Arbeiten oder Interessensgruppen relevant sind.

Im Gegensatz zur org-weiten Gruppe müssen bei öffentlichen Gruppen Mitglieder manuell hinzugefügt oder entfernt werden.

Eine org-weite Teams Gruppe ist eine spezielle Art einer öffentlichen Gruppe, die automatisch alle Mitarbeiter in der Organisation als Mitglieder hinzufügt.

Sie ermöglicht die Zusammenarbeit und Kommunikation auf Unternehmensebene.

Eine solche Gruppe kann etwa genutzt werden, um Mitarbeiter über wichtige unternehmensweite Entscheidungen zu informieren oder um Feedback und Vorschläge von Mitarbeitern zu sammeln.  

Um die Einschränkungen der Funktion der org-weiten Teams-Gruppe zu verdeutlichen, ist es erwähnenswert, dass sie nur für Organisationen mit maximal 10.000 Benutzern geeignet ist.

Es besteht die Möglichkeit, bis zu fünf org-weite Teams-Gruppen zu erstellen.

Bedeutung der Namensgebung für erfolgreiche Teams-Gruppen

Die Wahl des Namens und die Beschreibung einer Teams Gruppe sind ausschlaggebend für den Erfolg der Zusammenarbeit innerhalb des Teams.

Ein treffender Name erleichtert es potenziellen Mitgliedern, das Teams-Team zu finden und zu identifizieren.

Eine klare Beschreibung vermittelt die Ziele und Zwecke der Gruppe und erhöht das Verständnis der Mitglieder.  

Ein prägnanter Name kann die Aufmerksamkeit auf sich ziehen und dazu beitragen, dass potenzielle Mitglieder sich für eine Teilnahme entscheiden.

Der Name sollte leicht zu merken sein und das Thema der Teams-Gruppe in wenigen Worten widerspiegeln.

Eine klare Beschreibung kann auch dazu beitragen, dass nur relevante Mitglieder der Gruppe beitreten. 

Wichtige Hinweise, bevor Sie eine Teams-Gruppe erstellen

Bei der Erstellung Teams-Gruppe sollten Sie verschiedene Einstellungen und Optionen berücksichtigen, um die Sicherheit, den Datenschutz und die effektive Zusammenarbeit in der Gruppe zu gewährleisten. 

Sicherheit und Datenschutz sollten bei der Erstellung von Teams-Gruppen eine hohe Priorität haben.

Stellen Sie sicher, dass die Gruppe nur für autorisierte Benutzer zugänglich ist.

Klären Sie im Vorfeld, mit wem Sie zusammenarbeiten werden.

Klären Sie, ob für die Zusammenarbeit in der Gruppe eine Datenschutzvereinbarung vorliegt, und stellen Sie sicher, dass die Zusammenarbeit in der Gruppe vom Unternehmen genehmigt wurde. 

Legen Sie die Einstellungen für die Kanäle innerhalb der Gruppe fest, z. B. wer neue Kanäle erstellen, Beiträge löschen und bearbeiten kann, und welche Benutzer Benachrichtigungen über neue Beiträge erhalten.

Diese Einstellungen ermöglichen es, spezifische Themen oder Projekte in einzelnen Kanälen zu organisieren.

Dies bedeutet, dass die Teams-Gruppenmitglieder in den jeweiligen Kanälen diskutieren können, ohne dass andere Mitglieder gestört werden, die an anderen Projekten oder Themen arbeiten. 

Einstellungen für die Apps: Überprüfen Sie die Einstellungen für die Apps innerhalb der Gruppe, z. B. welche Apps installiert und verwendet werden können und wer sie installieren oder deinstallieren darf.

Stellen Sie sicher, dass die richtigen Apps und Tools für die Gruppe ausgewählt werden, um Effizienz und Produktivität zu steigern. 
 
Namenskonventionen: Eine einheitliche Namenskonvention für Teams-Gruppen hilft dabei, eine klare und konsistente Struktur zu schaffen.

Dadurch wird es einfacher, Teams-Gruppen zu finden und zu verwenden. 

Externenzugriff: Legen Sie die Einstellungen für den Externenzugriff auf die Teams-Gruppe fest, indem Sie sicherstellen, dass die Datenschutzeinstellungen für externe Benutzer angemessen konfiguriert sind.

Hierbei sollten Sie stets Rücksprache mit den Businessverantwortlichen halten und die Freigabe durch sie einholen. 

Sensitivity Labels & Klassifizierung: Überprüfen Sie, ob Sensitivity-Labels innerhalb der Gruppe erforderlich sind, um sensible oder vertrauliche Informationen zu schützen.  

Metadaten und Verschlagwortung: Legen Sie Metadaten und Verschlagwortungsoptionen fest, um sicherzustellen, dass die Teams-Gruppe effektiv organisiert und strukturiert ist.

Überlegen Sie, welche Kategorien oder Attribute den Inhalt der Gruppe am besten beschreiben und ordnen Sie sie entsprechend zu. 

SharePoint-seitige Einstellungen: Überprüfen Sie die SharePoint-seitigen Einstellungen für Teams.

Legen Sie fest, wo Dateien innerhalb der Teams-Gruppe gespeichert werden sollen und welche Benutzer Zugriff darauf haben. 

So erstellen Sie ein Microsoft Teams Team:

1. Schritt: Melden Sie sich bei Microsoft Teams an
2. Schritt: Klicken Sie im linken Menü auf "Teams" 
3. Schritt: Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf "+ Team erstellen"
4. Schritt: Wählen Sie den gewünschten Team-Typ aus (z. B. "Privat", "Öffentlich", "Beschränkt") 
5. Schritt: Geben Sie Ihrem Team einen Namen und eine Beschreibung 
6. Schritt: Wählen Sie die gewünschten Einstellungen für das Team
7. Schritt: Laden Sie Mitglieder in Ihr Team ein
8. Schritt: Fügen Sie Kanäle zu Ihrem Team hinzu
9. Schritt: Passen Sie die Einstellungen für jeden Kanal an, z. B. durch Hinzufügen von Tabs, Dateien oder Apps

Teams erstellen: Das sind die Herausforderungen

1. Eine mögliche Herausforderung ist die mangelnde Kommunikation bei der Festlegung von Regeln und Richtlinien. Ohne klare Regeln und Richtlinien kann es zu Missverständnissen und Verwirrung kommen, was zu Fehlkommunikation und ineffektiver Zusammenarbeit führen kann. 
2. Eine weitere Schwierigkeit können mangelnde Governance-Richtlinien sein. Sind Ihre Governance-Richtlinien unklar, kann es schwierig werden, Teams-Gruppen ordnungsgemäß zu verwalten. 
3. Ungeeignete Einstellungen können auch zu Sicherheitsproblemen oder unerwünschter Zusammenarbeit führen. Die Einstellungen müssen für jedes Team so konfiguriert sein, dass sie einerseits den Bedürfnissen der Mitglieder und andererseits den Datenschutzanforderungen entsprechen. 
4. Ein weiteres Problem kann eine unzureichende Anpassung an die Bedürfnisse des Teams oder mangelnde Schulungen und Trainings sein. Teams-Gruppen sollten auf die Bedürfnisse der Mitglieder zugeschnitten sein und alle Mitglieder über die notwendigen Fähigkeiten verfügen. 
5. Unklarheiten können entstehen, wenn man mit externen Partnern ohne NDA zusammenarbeitet. Definieren Sie, wer Zugang zu Teams-Gruppen hat und wie die Zusammenarbeit mit externen Partnern geregelt wird.
6. Schließlich kann die manuelle Erstellung von SharePoint-Strukturen, Kanälen und Apps zu Fehlern führen und einen hohen Zeitverlust für jede angelegte Teams Gruppe mit sich bringen. 

Teams Gruppe erstellen — So gehen Sie optimal vor

1. Identifizieren Sie im Vorfeld die unterschiedlichen Nutzungsszenarien der Microsoft Teams Gruppen. Wie wollen Sie die Teams-Gruppe nutzen?

Sie können beispielsweise ein Team nutzen, um ein Projekt zu koordinieren oder Schulungen und Trainings durchzuführen.  

2. Erstellen Sie Templates für die jeweiligen Nutzungsszenarien.

3. Machen Sie Gebrauch vom Self-Service-Ansatz: Die Benutzer können selbst auswählen, welche Art von Teams-Template sie erstellen möchten und die Benutzer sollten in der Lage sein, die Teams-Gruppen auf Basis von Templates zu beantragen.

Zuerst muss die Anlage der Teams-Gruppen für die Endnutzer deaktiviert sein, und die Anlage muss über eine Self-Service-Lösung möglich sein. 

4. Genehmigung durch Fachbereichsverantwortliche: Bevor ein Team erstellt wird, sollten Verantwortliche aus dem Fachbereich grünes Licht für die Anlage der Gruppe geben.

Die IT-Abteilung kann die inhaltliche Ausgestaltung nicht allein vornehmen. 

5. Automatisierung der Anlage der Teams-Gruppen 

6. Nutzen Sie die Methoden des Lifecycle-Managements und verwalten Sie den Lebenszyklus der Teams. Identifizieren und archivieren Sie inaktive Teams, um die Datenintegrität und Sicherheit zu gewährleisten. 

So hilft Automatisierung bei der Erstellung von Teams-Gruppen

Die Automatisierung bei der Erstellung von Teams-Gruppen durch die Verwendung von Vorlagen, PowerShell-Skripten oder APIs kann zu einer schnelleren Erstellung von Teams führen.

Dadurch kann Zeit gespart und menschliche Fehler minimiert werden.

Verwendung von Teams-Vorlagen: Teams-Gruppen können mit vordefinierten Einstellungen, Kanälen und Apps erstellt werden.

Sie können entweder die Standardvorlagen von Microsoft nutzen oder Ihre eigene Vorlage erstellen und anpassen.  

Verwendung von PowerShell: Mit PowerShell-Skripten können Teams-Gruppen erstellt und verwaltet werden.

Beispielsweise können Sie Skripte verwenden, um Teams-Gruppen auf der Grundlage vorhandener Microsoft 365-Gruppen zu erstellen oder diese in großen Mengen zu anzulegen.

Mit Hilfe von APIs können Teams ganz einfach mit benutzerdefinierten Anwendungen oder Diensten erstellt und integriert werden.

Microsoft Graph API etwa macht es möglich, Teams-Gruppen automatisch zu erstellen oder auf Daten in Teams zuzugreifen.

Automatisierung mit 3rd-Party-Lösungen

Auf dem Markt gibt es aktuell nur wenige 3rd-Party-Lösungen, die die Automatisierung der Erstellung von Teams Gruppen einfacher und schneller machen.

Über folgende Eigenschaften/Möglichkeiten sollte eine gute Third-Party-Lösung auf jeden Fall verfügen:  

Im Vergleich zu den Microsoft-Vorlagen bieten 3rd-Party-Lösungen erweiterte Templating-Optionen. 

Vorlagen automatisch für Microsoft Teams und SharePoint zu erstellen, um den Zugriff auf bestimmte Templates für bestimmte Benutzergruppen im Unternehmen zu regeln.  
Archivierung von inaktiven Teams-Gruppen und die sichere Aufbewahrung von Daten nach Abschluss von Projekten.  

Berechtigungen von Gästen über Sicherheitsstufen festzulegen und ein Ablaufdatum hinzuzufügen, damit diese automatisch aus Teams-Gruppen entfernt werden. 

Wie kann Teams Center dabei helfen?

Teams Center von Valprovia hilft bei der automatisierten Erstellung von Teams Gruppen.

Vorlagen und Genehmigungsprozesse: Es ermöglicht die Verwendung von Unternehmensvorlagen und Genehmigungsprozessen, um zu definieren, wer neue Teams erstellen darf, sowie die automatische Erstellung von Vorlagen für Microsoft Teams und SharePoint.  

Archivierung: Teams Center bietet auch Funktionen zur Archivierung von inaktiven Teams-Gruppen und zur sicheren Aufbewahrung von Daten nach Abschluss von Projekten.

Sicherheit: Benutzer können in Teams Center verschiedene Sicherheitsstufen auswählen und Sensitivity- und Classification-Labels zuweisen, um die Governance von Teams-Gruppen zu verbessern. 

Durch die Vergabe von Sensitivity-Labels mit unterschiedlichen Sicherheitsstufen wie "Confidential", "Highly Confidential", "Strictly Confidential" und "Secret" schaffen Sie es, Ihre Daten gezielt zu schützen.

Externe Benutzerverwaltung: Zusätzlich können Sie die externe Benutzerverwaltung automatisieren.

Dadurch wird sichergestellt, dass externe Benutzer regelmäßig auf ihre Berechtigungen überprüft werden und ihre Zugriffsrechte entsprechend angepasst werden. 

Häufig gestellte Fragen:

Wer darf ein Team in Microsoft Teams erstellen?

Jeder Nutzer in Microsoft Teams hat grundsätzlich die Berechtigung, ein neues Team zu erstellen.

Indem Sie Ihren Mitarbeitern erlauben, Teams gemäß ihren Anforderungen selbst zu erstellen, können Sie die Akzeptanz des Tools erhöhen.

Es ist schwierig zu entscheiden, wann ein Team notwendig ist und wann ein Kanal oder Chat ausreicht.

Die mehrfache Erstellung von Teams mit dem gleichen Nutzungszweck kann zu unübersichtlichen Ergebnissen führen, den Nutzen von Teams und die Produktivität der Mitarbeiter erheblich schmälern.

Warum kann ich keine Teams-Gruppe erstellen?

Eventuell hat Ihr Unternehmen bestimmte Richtlinien für die Erstellung von Microsoft 365-Gruppen oder Teams festgelegt, die die Nutzer einschränken und eine Erstellung von Teams und Teams-Gruppen unterbindet.

Das kann als Teil der Governance-Richtlinien Ihres Unternehmens durchaus beabsichtigt sein.

Um diese Richtlinien zu verstehen, sollten Sie sich an Ihren IT-Administrator wenden.

Teams-Gruppen beitreten

Um einem bestimmten Team beizutreten, klicken Sie auf das Teams-Symbol und wählen Sie „Einem Team beitreten“ oder „Ein Team erstellen“ aus.

Geben Sie im nächsten Schritt den gewünschten Teamnamen oben rechts in das Suchfeld ein.

Starten Sie die Suche mit der Eingabetaste. Wenn Sie das gesuchte Team gefunden haben, klicken Sie auf „Team beitreten“, um Mitglied zu werden und Ihre Produktivität zu steigern. Fertig!  

Aber dieser Prozess lässt sich nur bei einem öffentlichen Team — wie oben beschrieben — umsetzen.

Microsoft Teams bietet standardmäßig keine Möglichkeit, private Teams aufzulisten, das heißt, Ihre Suche wird keine Treffer liefern. In der Folge können Sie einem privaten Team gar nicht beitreten.

Teams Center von Valprovia hat dieses Problem über eine benutzerfreundliche Oberfläche, optimierte Suchfunktionalität und eine entsprechende Konfiguration der Templates gelöst.

So haben Nutzer in Teams Center die Möglichkeit, auch private Teams einzusehen und dort Join-Anfragen zu stellen.

Erstellung von Teams in Microsoft Teams deaktivieren

Um die Erstellung von Microsoft 365-Gruppen zu kontrollieren, muss zunächst eine Gruppe erstellt werden, in der festgelegt wird, wer Gruppen erstellen kann.

Im zweiten Schritt müssen PowerShell-Befehle ausgeführt werden, um die Einstellungen zu ändern.

Schließlich überprüfen Sie, ob die Änderungen wirksam sind, indem Sie sich mit einem Benutzerkonto anmelden, das keine Berechtigung hat, Gruppen zu erstellen, und dann versuchen, ein neues Projekt in Planner zu erstellen.

Wenn die Änderungen wirksam sind, erhalten Sie eine Benachrichtigung, dass die Erstellung von Gruppen deaktiviert ist.

Microsoft Teams: Option Team erstellen wird nicht angezeigt

Falls Sie keine Option zum Erstellen eines neuen Teams sehen, kann es sein, dass Ihnen die erforderlichen Berechtigungen fehlen.

In diesem Fall empfiehlt es sich, mit Ihrem IT-Administrator Kontakt aufzunehmen.

Ihr IT-Administrator kann entweder ein Team für Sie erstellen oder die entsprechenden Berechtigungen über das Microsoft 365 Admin Center aktivieren.