Die 10 wichtigsten Microsoft Teams Governance Best Practices

Was sind die wichtigsten Microsoft Teams Governance Best Practices?

Die zentralen Best Practices sind: die Team-Erstellung auf autorisierte Nutzer oder einen Antragsprozess beschränken, Namenskonventionen und Templates erzwingen, klare Rollen und Berechtigungen definieren (keine Endnutzer als Site Collection Admins), externe Gäste mit Ablaufdatum verwalten und einen geregelten Lifecycle mit Archivierung inaktiver Teams etablieren. Entscheidend ist, diese Regeln präventiv technisch durchzusetzen statt nachträglich zu reporten.

Wenn Sie die Microsoft Teams Governance außer Acht lassen, häufen sich schnell missliche Aufgaben, die Sie von Ihren strategischen Zielen ablenken. Ohne eine ordnungsgemäße Governance besteht das Risiko einer chaotischen Umgebung, die die Produktivität beeinträchtigen und die IT-Arbeitslast erhöhen kann.

Was ist Microsoft Teams Governance?

Unter Microsoft Teams Governance versteht man die Richtlinien, Rollen, Verantwortlichkeiten und Prozesse, die eine effektive und sichere Nutzung von Microsoft Teams innerhalb einer Organisation sicherstellen. Wichtige Aspekte sind:

• Benutzerzugriffskontrolle: Es wird definiert, wer Teams erstellen, Mitglieder hinzufügen und Berechtigungen verwalten darf.
• Datenschutz: Richtlinien für die Datenaufbewahrung, Archivierung und Compliance werden implementiert.
• Lebenszyklusmanagement: Die Erstellung, Wartung und Löschung von Teams wird verwaltet, um sicherzustellen, dass sie den Zielen der Organisation entsprechen.

1. Wer darf Teams erstellen?

Angemessene Berechtigungen sind wichtig für die Governance. Dies verhindert ein unkontrolliertes Wachstum der Teams-Plattform. Es wird empfohlen, mindestens zwei Teambesitzer zu haben, um sicherzustellen, dass bei einer Vertretungsregelung immer ein Besitzer vorhanden ist.

Wichtig: Die Einschränkung der Teamerstellung auf bestimmte Benutzer hilft, Chaos zu vermeiden und die IT-Arbeitslast zu reduzieren.

2. Teambesitzer sollten keine Site Collection Administratoren sein

Jede Microsoft Teams-Gruppe wird mit einer eigenen SharePoint-Site-Collection erstellt. Durch das Hinzufügen eines Benutzers als Besitzer in einem Teams-Arbeitsbereich erhält dieser automatisch Administratorrechte für die zugehörige SharePoint-Site-Collection. Es wird empfohlen, Teams mit einem Dienstbenutzer zu erstellen.

Wichtig: Verwenden Sie Dienstkonten für die Teamerstellung, um eine bessere Kontrolle über die SharePoint-Einstellungen zu gewährleisten.

3. Arbeiten mit Kanälen und Apps für eine bessere Übersicht

Eine Überfülle an Arbeitsbereichen kann die Zusammenarbeit erschweren und die Verwaltung der internen IT-Abteilung verlangsamen. Es wird empfohlen, mit Kanälen zu arbeiten, um den Arbeitsbereich in geeignete Unterpunkte zu strukturieren.

4. Genehmigungsprozesse zur Vermeidung von Chaos

Beim Bereitstellen von Teams ist es nützlich, diese an einen Genehmigungsprozess zu koppeln. Dies ermöglicht die Nachverfolgung der Themen, für die Teams benötigt werden, und verhindert Duplikate.

5. Dynamische Mitgliedschaften und Automatisierung

Dynamische Mitgliedschaften ermöglichen die automatische Zuweisung von Teammitgliedern basierend auf Regeln, können jedoch einschränkend sein. Es wird empfohlen, eine Microsoft Teams Governance-Lösung für mehr Flexibilität zu verwenden.

6. Standardisierung Ihrer Teams

Die Standardisierung von Teams hilft Benutzern, sich schnell zurechtzufinden. Vorlagen können vordefinierte Kanäle, Registerkarten und Ordnerstrukturen enthalten, die auf spezifische Anwendungsfälle zugeschnitten sind.

7. Dokumententagging

Eine ordnungsgemäße Dokumentenkennzeichnung verbessert die Suchbarkeit und Organisation. Es wird empfohlen, automatisierte Verschlagwortung und Metadatenextraktion zu verwenden.

8. URL- und Namenskonventionen definieren

Konsistente Namenskonventionen verbessern die Auffindbarkeit und Strukturierung von Microsoft Teams-Arbeitsbereichen. Es wird empfohlen, Präfixe und Metadaten zu verwenden.

9. Lebenszyklusmanagement: Inaktive Teams archivieren

Es wird empfohlen, inaktive oder irrelevante Teams zu identifizieren und zu archivieren. Das Archivieren von Teams setzt deren Inhalt auf schreibgeschützt, wodurch die Informationen erhalten bleiben.

10. Externe Benutzer verwalten

Es wird empfohlen, den Zugriff externer Benutzer regelmäßig zu überprüfen und zu verwalten, um Sicherheitsrisiken zu vermeiden.

Fazit

Bei der Implementierung von Microsoft Teams ist eine sorgfältige Planung wichtig. Es ist wichtig, das richtige Gleichgewicht zwischen Benutzerfreiheit und IT-Kontrolle zu finden. Zu viel Freiheit schafft Verwirrung und unkontrolliertes Wachstum; zu viel Kontrolle führt zu abnehmender Benutzerakzeptanz. Wenn Governance und Compliance nicht ausreichend erfüllt werden, kann die Nutzung einer Microsoft 365 Governance-Lösung eine gute Idee sein.