Die 10 wichtigsten Microsoft Teams Governance Best Practices

1. Legen Sie fest, wer Teams erstellen darf 

Wichtig für die Governance sind passende Berechtigungen. Dadurch können Sie den Wildwuchs in Ihrer Teams Plattform verhindern. Wurden die Berechtigungen im Vorfeld nämlich nicht eingeschränkt, besitzt im Normalfall jeder Benutzer die Berechtigung zum Erstellen von Microsoft Teams Workspaces und kann somit uneingeschränkt als Besitzer neue Mitglieder einladen.  

Schränken Sie hier jedoch zu viele Benutzer ein, dann staut sich die gesamte Arbeit bei der IT-Abteilung. Dies führt zu einer Verringerung der Benutzerakzeptanz, denn als Folge entstehen so lange Wartezeiten beim Erstellen der Teams.  

Um hier eine Balance zu schaffen, sollten dementsprechend Benutzer/Benutzergruppen berechtigt werden, Teams zu erstellen. Erstellen Sie hierfür ein Konzept, wann und für welche Geschäftsgründe neue Teams erstellt werden dürfen und welche Personen dafür zuständig sind. 

Beim Einrichten von Teams sollte auch beachtet werden, dass mindestens 2 Team Besitzer festgelegt werden. So können Sie gewährleisten, dass im Zuge einer Vertretungsregelung immer ein Besitzer anwesend ist, um neue Mitglieder einladen zu können und somit der Arbeitsfluss des Teams nicht unterbrochen wird. 

2. Team Besitzer sollen keine Site Collection Administratoren sei

Jede Microsoft Teams Gruppe enthält im Hintergrund eine eigenständige SharePoint Site Collection. Sobald Sie jemanden in einem Teams Workspace als Besitzer eintragen, erhält der Benutzer automatisch die Site Collection Administrations Rechte auf der zugehörigen SharePoint Site Collection. Darum kann es für die IT-Administratoren überraschend sein, dass Besitzer der Teams zusätzlich die Site Collection Admin Berechtigungen erhalten.  

Der SharePoint-Site Collection Administrator besitzt die höchste Berechtigung die SharePoint Site zu verwalten und erhält somit die Kontrolle über alle Einstellungen, die in der Weboberfläche verwaltet werden können. Zusätzlich kann dieser auch weitere Site Collection Admins hinzufügen. Auch wenn der Site Collection Administrator keine vollständige Systemadministratorrolle ist und diese Berechtigung auch nicht auf andere Site Collections übertragen wird, sollten Sie jedoch trotzdem die Besitzer mit Bedacht auswählen. 

Eine von unseren Best Practices für das Thema ist, die Teams Erstellung mit einem Service User durchzuführen, so dass kein Endnutzer SharePoint Site Collection Administrator Rechte erhält. Dadurch erhalten Sie bessere Kontrolle über die Sharing Settings der SharePoint Site Collection und auch für spätere Archivierungs- und Löschprozesse. 

 3. Mit Channels und Apps arbeiten für mehr Übersichtlichkeit 

 Viele Workspaces kann die Kollaboration der Mitarbeiter erschweren und zusätzlich die Verwaltung der internen IT-Abteilung verlangsamen. Hier sollten Sie mit Channels/ Kanälen arbeiten, um den Arbeitsbereich in passende Unterpunkte zu strukturieren. Im Gegensatz können zu wenige Teams zu einer Überfüllung von Themen führen und die Übersichtlichkeit und Auffindbarkeit einschränken.  

Wenn Sie ein neues Team erstellen, kann es verlockend sein, alles im Kanal Allgemein/General abzulegen und für jeden Bedarf neue Tabs anzulegen. Doch das kann schnell für Verwirrung und Unordnung sorgen und macht es somit schwieriger, etwas zu finden.  

Der Allgemein-Kanal sollte eher als Landingpage oder als ein Hub für Interaktionen zwischen den Team Mitgliedern gesehen werden. Daher sollten Sie für neue Themenbereiche innerhalb des Teams auch neue Kanäle hinzufügen, um für alle Nutzer eine bessere Unterscheidung zwischen den Themen zu ermöglichen. Außerdem lassen sich dadurch Dokumente und andere Dateien geordneter ablegen und danach auch leichter finden. 

Verlinken Sie Apps oder Webseiten in einzelne Kanäle Ihrer Teams. Dies steigert Ihre Produktivität und vereinfacht den Zugang zu externen Anwendungen und Seiten. Das ermöglicht zusätzlich eine direkte Nutzung von Microsoft Planner und OneNote. 

Microsoft Planner bietet zum Beispiel als Aufgabenmanagement-Tool eine gute Möglichkeit, Aufgaben zu verfolgen und sie dann ohne viel Aufwand zu erfassen. So können je nach Team Aufgabenlisten erstellt werden und Sie können sich sicher sein, dass jedes Teammitglied Zugang zur gleichen Liste hat und die Governance in diesem Bereich sichern. 

4. Genehmigungsprozesse einsetzen, um Chaos zu verhindern 

Beim Bereitstellen von Teams ist es von Vorteil, diese mit einem Genehmigungsverfahren zu verknüpfen, um somit nachverfolgen zu können für welche Themenbereiche Teams benötigt werden. Es ist nicht möglich einen automatisierten Genehmigungsprozess durch den Microsoft Standard abzubilden  

Autorisierte Benutzer erhalten dann zum Beispiel je nach Abteilung die Berechtigung Anfragen für Teams zu überprüfen und diese zu erstellen.  

Hier bringen die Verantwortlichen das entsprechende Fachwissen mit und können dadurch entscheiden, ob die Teams Erstellung notwendig ist oder nicht. So können Duplikate und Wildwuchs der Teams-Räume besser verhindert werden. Dadurch wird die Last der Genehmigungen auf die einzelnen Fachabteilungen übertragen und verbessert Ihren Governance-Prozess bei der Erstellung neue Kollaborationsräume.  

Genehmigungsverfahren sind nicht immer notwendig. Erkennen Sie die Prozesse, in denen es benötigt wird und setzen Sie diese dort ein. Jedoch sollten Sie Ihre Teams Räume immer im Auge behalten und überprüfen, ob die Governance- und Compliance Regeln eingehalten werden.  

5. Entscheiden Sie zwischen dynamischen Mitgliedschaften und einer Automatisierung 

Selbst mit mehreren Team Besitzern kann das Verwalten der Teams sehr viel Zeit beanspruchen und Ihre Governance negativ beeinflussen. Zusätzlich wollen Sie es nicht riskieren, dass Ihre Benutzer einen freien Eintritt in alle Teams erhalten. 

Mit dynamischen Mitgliedschaften können Sie die Mitgliedschaft eines Teams durch verschiedene Regeln definieren. Im Azure Active Directory können dann bestimmte Benutzerattribute überprüft werden, somit werden dann z.B. alle Benutzer aus dem Sales Department dem Sales Team zugeordnet. 

Nachteilig ist dabei, dass Sie zwar durch Regeln die Teams Mitglieder definieren können, jedoch nicht die Teambesitzer. Zusätzlich können nachträglich keine Mitglieder manuell hinzugefügt werden, da die Mitgliedschaften über die dynamischen Gruppenregeln definiert werden. 

Außerdem werden die Benutzer ohne Vorwarnung in die Teams hinzugefügt oder entfernt. So kann es schnell vorkommen, dass Benutzer plötzlich den Zugriff auf bestimmte Dokumente verlieren. Und ein veraltetes Ticketsystem kommt als Lösung nicht in Frage. 

Möchten Sie also die volle Freiheit bei der Wahl von Benutzern und Besitzern Ihrer Teams und trotzdem nicht auf eine Automatisierung verzichten oder verfügen Sie nicht über ausreichend Kapazitäten, sollten Sie unbedingt auf eine MS Teams Governance Lösung zurückgreifen. Dadurch können Sie individuelle Prozesse bestimmen, wie, wann und durch wen Ihre Benutzer automatisiert in die Teams hinzugefügt werden. 

Indem Sie zusätzlich Ihre Security und Compliance Richtlinien mit Automatisierungsprozessen verknüpfen, sorgen Sie dafür, dass Sie Ihre IT-Abteilung entlasten und erschaffen eine benutzerfreundliche Bedienung der Microsoft Teams Plattform für alle Benutzer. 

6. Standardisierung Ihrer Teams

Damit sich alle Mitarbeiter innerhalb Microsoft Teams schnell zurechtfinden und sich beim Arbeiten in verschiedenen Projekten nicht umstrukturieren müssen, ist eine Standardisierung der Teams von großem Vorteil.  

Unser Best Practice hierbei ist, mehrere Vorlagen für Bereiche wie Abteilungen, Projekte und öffentliche Community Teams vorzubereiten, um Ihre Governance weiter zu steigern.  

Konzipieren Sie für die verschiedenen Bereiche den Aufbau der Teams Kanäle, Registerkarten und eine logische Ordnerstruktur, so finden sich alle Benutzer ohne großen Aufwand oder Einarbeitung in jedem Team zurecht. Stellen Sie im Vorfeld auch Apps bereit, die für die Collaboration Ihrer Benutzer wichtig sein könnten, wie OneNote und Planner bevor Benutzer auf die Idee kommen, diese selbst zu erstellen. Hier besteht die Gefahr, dass persönliche OneNotes oder ggf. auch nicht erwünschte Apps verknüpft werden. 

Manuell für die Standardisierung der Microsoft Teams Umgebung zu sorgen, kann je nach Anzahl der Teams sehr zeitaufwendig sein. Um die interne IT-Abteilung zu entlasten, sollten Sie sich überlegen, diesen Anlageprozess zu automatisieren. Dafür gibt es auf dem Markt unterschiedliche Lösungen.  

Mit solch einem Microsoft Teams Add-On können Sie Ihre Teams mit vordefinierten Vorlagen automatisch bereitstellen lassen. Ihre Benutzer stellen dann Anfragen mit diesen Templates und lassen diese dann von ausgewählten Genehmigern freigeben. Ihre IT entscheidet dann lediglich welche Benutzer Zugriff auf welche Vorlagen bekommen und wie der Genehmigungsprozess hinter der automatisierten Bereitstellung der Teams aussehen soll. 

7. Verschlagwortung der Dokumente  

Möchten Sie, dass Ihre Mitarbeiter mehr finden und weniger suchen? Dann ist Dokumentenmanagement ein weiteres Thema, welches Sie berücksichtigen sollten, um für eine perfekte Governance zu sorgen.  

Je mehr Digitalisierung im Unternehmen stattfindet, umso mehr elektronische Dokumente werden abgelegt. Das hat den positiven Effekt, dass alle Benutzer von überall Zugriff auf relevante Daten bekommen. Oft werden Dokumente jedoch am falschen Ort abgelegt oder nicht richtig gekennzeichnet, das führt dazu, dass diese nicht auffindbar sind oder nicht eindeutig identifizierbar sind.  

Mit einer passenden Dokumentenverschlagwortung lässt sich auch diese Herausforderung bewältigen und ermöglicht somit ein vereinfachtes Suchen und erfolgreiche Suchergebnisse. Leider sind Sie hierbei mit einer Begrenzung durch die Microsoft Standard Features konfrontiert, denn diese bieten keine Verschlagwortung von Dokumenten und auch keine Möglichkeit zusätzliche Metadaten hinzuzugeben.  

Der Schlüssel hierzu ist die automatisierte Verschlagwortung und die Integration in SharePoint Syntax. Die KI-basierte Dokumentenanalyse und die Extraktion von Metadaten ermöglicht die Bereitstellung auch in Microsoft Teams und verbessert so das Sucherlebnis deutlich. Bauen Sie eine saubere Informationsarchitektur für eine ​verbesserte Enterprise Suche​ und ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, sich schneller zurechtzufinden und effektiver zu arbeiten.  

Automatisierte Governance Lösungen bieten teilweise eine automatische Dokumentenverschlagwortung so bald Dokumente innerhalb eines Teams abgelegt werden​. Zusätzlich lassen sich über die gegebenen Funktionalitäten Suchportale für das Unternehmen

8. Definition der Url- & Namenskonventionen 

Verbessern Sie die Auffindbarkeit und Strukturierung Ihrer Microsoft Teams Workspaces mit Hilfe von Namenskonventionen. Hierbei sorgen Sie für eine zusätzliche Standardisierung, indem Sie die Teams mit Präfixen versehen, die auf verschiedene Merkmale aufbauen. So können alle Projekt- bezogenen Teams zum Beispiel mit "Projekt" beginnen.  

Eine zusätzliche Abkürzung für unterschiedliche Abteilungen oder für verschiedene Standorte können beispielsweise helfen weiter zu unterteilen. Achten Sie darauf, dass die Namenskonventionen nicht zu lang werden und führen Sie eine Legende der genutzten Abkürzungen. 

Mit verschiedenen MS Teams Add-Ons können Sie Url- und Namenskonventionen je nach vordefinierter Vorlage automatisch festlegen. Zusätzlich können Sie die Namensgebung Ihrer Teams mit Hilfe von Metadaten erweitern. Hierbei muss der Benutzer nicht auf eigene Faust agieren und die Lösung übernimmt die Standardisierung. 

9. Lifecycle management: Archivieren Sie inaktive Teams

Erweitern Sie Ihre Microsoft Teams Governance, indem Sie inaktive oder irrelevante Teams identifizieren und archivieren. Im Microsoft Standard können Sie als Team Besitzer Teams manuell archivieren. Das Team ist für die Benutzer dabei immer noch auffindbar und die Dokumente werden für alle Mitglieder bis auf die Besitzer schreibgeschützt. Der Besitzer des Teams kann diesen auch wiederherstellen, wenn dieser wieder benötigt wird. Dadurch kann der Besitzer also nach wie vor Änderungen an Dokumenten vornehmen. 

Machen Sie sich also Gedanken welche Eigenschaften und welchen Zustand ein Team erreichen muss, um archiviert oder sogar gelöscht zu werden. Wird zum Beispiel ein Kundenprojekt erfolgreich abgeschlossen, kann das dazugehörige Team archiviert werden. 

Dieses Archivierungsverfahren stellt für die IT-Abteilung dabei wieder einen großen Zeitaufwand dar. Diese Verantwortung an andere Benutzer abzugeben, ist jedoch oft nicht die angemessene Lösung. Überlegen Sie sich eine Automatisierungslösung einzusetzen und mithilfe von Metadaten Geschäftsprozesse anzustoßen, um dadurch ohne Zeit- und Arbeitsaufwand inaktive Teams oder abgeschlossene Projekte zu identifizieren. 

10. Externe Benutzer verwalten 

Möchten Sie sich mit Ihren Partnern und Kunden austauschen und zusammenarbeiten, dann müssen Sie dafür nicht extra neue Accounts einrichten, sondern können externe Benutzer direkt in Ihre Teams einladen. Diese werden schnell und einfach mit Hilfe von Einladungen anderer Benutzer in die Teams hinzugefügt. Jedoch werden externe Benutzer meist nicht entfernt, nachdem sie in den Workpsaces nicht mehr mitwirken sollen.  

Oft werden externe Benutzer einfach vernachlässigt, nachdem Sie Zugang zu den Teams erhalten und bestehen, nicht selten bis zum Ende des Lifecycles in den Teams. Bis diese also endlich entfernt werden, haben Sie Zugriff auf alle hinterlegten Dokumente des Teams . 

Das birgt ein großes Sicherheitsrisiko, besonders dann, wenn die mit externen Benutzern abgeschlossenen NDA Verträge ihre Gültigkeit verlieren und neu abgeschlossen werden müssen. Sobald sich externe Benutzer mit ungültigen NDA Verträgen innerhalb der Teams befinden, kann dies eine zusätzliche Gefahr für die rechtliche Grundlagen darstellen. 

Mit Hilfe des Standard Guest Access Features von Microsoft Teams wird keine Kontrolle geboten, welche externen Benutzer in die Teams eingeladen werden dürfen. Dadurch besteht die Gefahr, dass ungewollte Benutzer einen Zugriff auf die Teams und die beinhaltenen Daten bekommen. 

Um die Verwaltung der externen Benutzer in Ihrem Unternehmen zu verbessern, sollten Sie eine Routine definieren, in der Sie regelmäßig die Berechtigung der externen Benutzer prüfen und gegebenenfalls anpassen. Vereinfacht werden kann dies durch die Automatisierung, die nach dem Ablauf eines bestimmten Zeitraums automatisch Benutzer entfernt und unberechtigten Zugriff verhindert.