Die 10 wichtigsten Microsoft Teams Governance Best Practices

1. Legen Sie fest, wer Teams erstellen darf 

Wichtig für die Governance sind passende Berechtigungen. Dadurch können Sie den Wildwuchs auf Ihrer Teams-Plattform verhindern. Wurden die Berechtigungen im Vorfeld nicht eingeschränkt, besitzt im Normalfall jeder Benutzer die Berechtigung zum Erstellen von Microsoft Teams Workspaces und kann als Besitzer uneingeschränkt  neue Mitglieder einladen.  

Schränken Sie hier jedoch zu viele Benutzer ein, staut sich die gesamte Arbeit bei der IT-Abteilung. Dies führt zu einer Verringerung der Benutzerakzeptanz, denn als Folge entstehen lange Wartezeiten beim Erstellen der Teams.  

Um hier eine Balance zu schaffen, sollten Benutzer/Benutzergruppen berechtigt werden, Teams zu erstellen. Entwerfen Sie hierfür ein Konzept, das definiert, wann und für welche Geschäftsgründe neue Teams erstellt werden dürfen und welche Personen dafür zuständig sind. 

Beim Einrichten von Teams sollte auch beachtet werden, dass mindestens 2 Team-Besitzer festgelegt werden. So können Sie gewährleisten, dass im Zuge einer Vertretungsregelung immer ein Besitzer anwesend ist, um neue Mitglieder einladen zu können. Hierdurch wird sichergestellt, dass der Arbeitsfluss des Teams nicht unterbrochen wird. 

2. Team-Besitzer sollen keine Site Collection Administratoren sei

Jede Microsoft-Teams-Gruppe enthält im Hintergrund eine eigenständige SharePoint Site Collection. Sobald Sie jemanden in einem Teams Workspace als Besitzer eintragen, erhält der Benutzer automatisch die Site Collection Administratorrechte auf der zugehörigen SharePoint Site Collection. Darum kann es für die IT-Administratoren überraschend sein, dass Besitzer der Teams zusätzlich Site Collection Admin Berechtigungen erhalten.  

Der SharePoint Site Collection Administrator besitzt die höchste Berechtigungsstufe zur Verwaltung der SharePoint Site. Damit geht die Kontrolle über alle Einstellungen einher, die in der Weboberfläche verwaltet werden können. Außerdem kann er auch weitere Site Collection Admins hinzufügen. Auch wenn der Site Collection Administrator keine vollständige Systemadministratorrolle ist und diese Berechtigung nicht auf andere Site Collections übertragen wird, sollten Sie die Besitzer mit Bedacht auswählen. 

Als Best Practice hat sich hier die Teams-Erstellung mit einem Service User erwiesen, bei der kein Endnutzer SharePoint Site Collection Administrator Rechte erhält. Dadurch können Sie eine bessere Kontrolle über die Sharing Settings der SharePoint Site Collection behalten — auch für spätere Archivierungs- und Löschprozesse. 

 3. Mit Channels und Apps arbeiten für mehr Übersichtlichkeit 

Ein Übermaß an Workspaces kann die Kollaboration der Mitarbeiter erschweren und zusätzlich die Verwaltung der internen IT-Abteilung verlangsamen. Hier sollten Sie mit Kanälen arbeiten, um den Arbeitsbereich in passende Unterpunkte zu strukturieren. Im Gegensatz dazu können zu wenige Teams zu einer Überfrachtung mit Themen führen und die Übersichtlichkeit und Auffindbarkeit in Mitleidenschaft ziehen.  

Bei der Erstellung eines neuen Teams kann es verlockend sein, alles im Kanal Allgemein/General abzulegen und für jeden Bedarf neue Tabs anzulegen. Diese Vorgehensweise sorgt jedoch schnell für Verwirrung und Unordnung, worunter das Auffinden von Informationen leidet.  

Der Allgemein-Kanal sollte eher als Landingpage oder als ein Hub für Interaktionen zwischen den Mitgliedern eines Teams gesehen werden. Für neue Themenbereiche innerhalb des Teams sind neue Kanäle vorzuziehen, um für alle Nutzer eine bessere Unterscheidung zwischen den Themen zu ermöglichen. Außerdem lassen sich dadurch Dokumente und andere Dateien geordneter ablegen und später leichter wiederfinden. 

Verlinken Sie Apps oder Webseiten in einzelne Kanäle Ihrer Teams. Dies steigert Ihre Produktivität und vereinfacht den Zugang zu externen Anwendungen und Seiten. Zusätzlich lassen sich dadurch Microsoft Planner und OneNote mit einbinden. 

Microsoft Planner bietet zum Beispiel als Aufgabenmanagement-Tool eine gute Möglichkeit, Aufgaben zu verfolgen und sie dann ohne viel Aufwand zu erfassen. Je nach Team lassen sich so Aufgabenlisten erstellen, wobei Sie gewährleisten können, dass jedes Teammitglied Zugang zur gleichen Liste hat. Dies ermöglicht Ihnen eine optimale Governance in diesem Bereich. 

4. Genehmigungsprozesse einsetzen, um Chaos zu verhindern 

Beim Bereitstellen von Teams ist es von Vorteil, diese mit einem Genehmigungsverfahren zu verknüpfen. So lässt sich nachverfolgen, für welche Themenbereiche Teams benötigt werden. Der Microsoft Standard lässt einen automatisierten Genehmigungsprozess nicht zu.  

Bei Verknüpfung der Anlage eines Teams mit einem Genehmigungsverfahren erhalten autorisierte Benutzer zum Beispiel je nach Abteilung die Berechtigung, Anfragen für Teams zu überprüfen und diese zu erstellen.  

In diesem Fall bringen die Verantwortlichen das entsprechende Fachwissen mit und können dadurch entscheiden, ob die Teams-Erstellung notwendig ist oder nicht. So können Duplikate und Wildwuchs der Teams-Räume besser verhindert werden. Dadurch wird die Last der Genehmigungen auf die einzelnen Fachabteilungen übertragen und verbessert Ihren Governance-Prozess bei der Erstellung neuer Kollaborationsräume.  

Genehmigungsverfahren sind nicht immer notwendig. Identifizieren Sie die entsprechenden Prozesse und setzen Sie diese dort ein. Behalten Sie Ihre Teams-Räume dabei immer im Auge und überprüfen, ob die Governance- und Compliance-Regeln eingehalten werden.  

5. Entscheiden Sie sich zwischen dynamischen Mitgliedschaften und Automatisierung 

Selbst mit mehreren Team-Besitzern kann das Verwalten der Teams sehr viel Zeit beanspruchen und Ihre Governance negativ beeinflussen. Andererseits wollen Sie nicht riskieren, dass Ihre Benutzer einen freien Eintritt in alle Teams erhalten. 

Mit dynamischen Mitgliedschaften können Sie die Mitgliedschaft in Teams durch verschiedene Regeln definieren. Im Azure Active Directory können dann bestimmte Benutzerattribute überprüft werden. Beispielsweise werden dann alle Benutzer aus dem Sales Department dem Sales Team zugeordnet. 

Nachteilig wirkt sich dabei aus, dass Sie zwar durch Regeln die Teams-Mitglieder definieren können, nicht jedoch die Teambesitzer. Außerdem können nachträglich keine Mitglieder manuell hinzugefügt werden, da die Mitgliedschaften über die dynamischen Gruppenregeln definiert werden. 

Des Weiteren werden die Benutzer ohne Vorwarnung zu Teams hinzugefügt oder aus ihnen entfernt. So kann es schnell vorkommen, dass Benutzer plötzlich den Zugriff auf bestimmte Dokumente verlieren. Und ein veraltetes Ticketsystem kommt als Lösung nicht in Frage. 

Möchten Sie also die volle Freiheit bei der Wahl von Benutzern und Besitzern Ihrer Teams, ohne auf eine Automatisierung zu verzichten oder verfügen Sie nicht über ausreichende Kapazitäten, sollten Sie unbedingt eine MS Teams Governance Lösung in Betracht ziehen. Dadurch können Sie individuelle Prozesse bestimmen und festlegen, wie, wann und durch wen Ihre Benutzer automatisiert in die Teams hinzugefügt werden. 

Indem Sie zusätzlich Ihre Security- und Compliance-Richtlinien mit Automatisierungsprozessen verknüpfen, sorgen Sie dafür, dass Sie Ihre IT-Abteilung entlasten und eine benutzerfreundliche Bedienung der Microsoft Teams Plattform für alle Benutzer sicherstellen. 

6. Standardisierung Ihrer Teams

Damit sich alle Mitarbeiter in Microsoft Teams schnell zurechtfinden und sich beim Arbeiten in verschiedenen Projekten nicht umstellen müssen, ist eine Standardisierung der Teams von großem Vorteil.  

Als Best Practice hat es sich hier bewährt, mehrere Vorlagen für verschiedene Bereiche anzulegen, um Ihre Governance weiter zu steigern. Die Erfahrung zeigt, dass Vorlagen für Kategorien wie Abteilungen, Projekte und öffentliche Community Teams sich als am meisten geeignet erwiesen haben.

Konzipieren Sie für die verschiedenen Bereiche den Aufbau der Teams Kanäle, Registerkarten und eine logische Ordnerstruktur, so finden sich alle Benutzer ohne großen Aufwand oder Einarbeitung in jedem Team zurecht. Stellen Sie im Vorfeld auch Apps wie OneNote und Planner bereit, die für die Kollaboration Ihrer Benutzer wichtig sein könnten. Sonst könnten Benutzer auf die Idee kommen, diese selbst zu erstellen. Dies birgt die Gefahr, dass persönliche OneNotes oder ggf. nicht erwünschte Apps verknüpft werden. 

Eine manuelle Standardisierung der Microsoft-Teams-Umgebung kann je nach Anzahl der Teams sehr zeitaufwendig sein. Im Sinne einer grundlegenden Entlastung Ihrer internen IT-Abteilung zu entlasten, sollten Sie eine Automatisierung dieses Anlageprozesses in Erwägung ziehen. Dafür gibt es auf dem Markt unterschiedliche Lösungen.  

Durch ein Microsoft Teams Add-On können Sie Ihre Teams mit vordefinierten Vorlagen automatisch bereitstellen lassen. Ihre Benutzer stellen dann Anfragen mit den entsprechenden Templates und lassen diese von ausgewählten Genehmigern freigeben. Ihre IT entscheidet einfach, welche Benutzer Zugriff auf welche Vorlagen bekommen sollen und wie der Genehmigungsprozess hinter der automatisierten Bereitstellung der Teams aussehen soll. 

7. Verschlagwortung von Dokumenten  

Möchten Sie, dass Ihre Mitarbeiter mehr finden und weniger suchen? Dann ist Dokumentenmanagement ein weiteres Thema, welches Sie berücksichtigen sollten, um für eine perfekte Governance zu sorgen.  

Je mehr Digitalisierung im Unternehmen stattfindet, umso mehr elektronische Dokumente werden abgelegt. Das hat den positiven Effekt, dass alle Benutzer von überall Zugriff auf relevante Daten bekommen. Oft werden Dokumente jedoch am falschen Ort abgelegt oder nicht richtig gekennzeichnet, was dazu führt, dass diese nicht auffindbar oder nicht eindeutig identifizierbar sind.  

Mit einer passenden Dokumentenverschlagwortung lässt sich diese Herausforderung bewältigen. Sie ermöglicht ein vereinfachtes Suchen und erfolgreiche Suchergebnisse. Der Microsoft Standard bietet diesbezüglich nur unzureichende Möglichkeiten, denn er bietet weder die Möglichkeit einer Verschlagwortung von Dokumenten noch die einer Eingabe zusätzlicher Metadaten.  

Als Lösung bietet sich eine automatisierte Verschlagwortung und die Integration in SharePoint Syntax an. Die KI-basierte Dokumentenanalyse und die Extraktion von Metadaten ermöglicht die Bereitstellung auch in Microsoft Teams und verbessert so das Sucherlebnis deutlich. Bauen Sie eine saubere Informationsarchitektur für eine ​verbesserte Enterprise-Suche​ und ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, sich schneller zurechtzufinden und effektiver zu arbeiten.  

Automatisierte Governance Lösungen bieten teilweise eine automatische Dokumentenverschlagwortung, sobald Dokumente innerhalb eines Teams abgelegt werden​. Zusätzlich lassen sich über die gegebenen Funktionalitäten Suchportale für die Unternehmen abbilden.

8. Definition von URL- und Namenskonventionen 

Verbessern Sie die Auffindbarkeit und Strukturierung Ihrer Microsoft Teams Workspaces mit Hilfe von Namenskonventionen. Hierbei sorgen Sie für eine zusätzliche Standardisierung, indem Sie die Teams mit Präfixen versehen, die auf verschiedene Merkmale aufbauen. So können alle projektbezogenen Teams zum Beispiel mit "Projekt" beginnen.  

Sie können weiter differenzieren, indem Sie beispielsweise eine Abkürzung für unterschiedliche Abteilungen oder für verschiedene Standorte definieren. Achten Sie darauf, dass die Namenskonventionen nicht zu lang werden und führen Sie Buch über die von Ihnen genutzten Abkürzungen. 

Mit verschiedenen MS Teams Add-Ons können Sie URL- und Namenskonventionen je nach vordefinierter Vorlage automatisch festlegen. Zusätzlich können Sie die Namensgebung Ihrer Teams mit Hilfe von Metadaten erweitern. Hierbei muss der Benutzer nicht auf eigene Faust agieren, sondern kann die Standardisierung durch das Tool vornehmen lassen. 

9. Lifecycle-Management: Archivieren Sie inaktive Teams

Erweitern Sie Ihre Microsoft Teams Governance, indem Sie inaktive oder irrelevante Teams identifizieren und archivieren. Im Microsoft Standard können Sie als Team Besitzer Teams manuell archivieren. Das Team ist für die Benutzer dabei immer noch auffindbar und die Dokumente werden für alle Mitglieder in den Status "schreibgeschützt" versetzt. Nur der Besitzer des Teams kann den bearbeitbaren Status wiederherstellen, sollte er wieder benötigt werden. Dadurch kann der Besitzer also nach wie vor Änderungen an Dokumenten vornehmen. 

Machen Sie sich also Gedanken darüber, welche Eigenschaften und welchen Zustand ein Team erreichen muss, um archiviert oder gelöscht zu werden. Wird zum Beispiel ein Kundenprojekt erfolgreich abgeschlossen, kann das dazugehörige Team archiviert werden. 

Dieses Archivierungsverfahren stellt für die IT-Abteilung einen großen Zeitaufwand dar. Diese Verantwortung an andere Benutzer abzugeben ist jedoch oft keine befriedigende Lösung. Setzen Sie besser eine Automatisierungslösung ein und stoßen mithilfe von Metadaten Geschäftsprozesse an, um dadurch ohne Zeit- und Arbeitsaufwand inaktive Teams oder abgeschlossene Projekte zu identifizieren. 

10. Externe Benutzer verwalten 

Möchten Sie sich mit Ihren Partnern und Kunden austauschen und zusammenarbeiten, dann müssen Sie dafür nicht eigens neue Accounts einrichten. Externe Benutzer lassen sich direkt in Ihre Teams einladen und schnell und einfach durch Einladungen anderer Benutzer den Teams hinzufügen. Sehr oft werden externe Benutzer  aber nicht entfernt, nachdem sie in den Workpsaces nicht mehr mitwirken sollen.  

Es kommt häufig vor, dass externe Benutzer einfach vernachlässigt werden, nachdem Sie Zugang zu den Teams erhalten haben. Ihr Zugang bleibt dann bestehen, nicht selten bis zum Ende des Lifecycles in den Teams. Bis sie entfernt werden, haben Sie Zugriff auf alle hinterlegten Dokumente des Teams. 

Das birgt ein großes Sicherheitsrisiko, besonders dann, wenn die mit externen Benutzern abgeschlossenen NDAs ihre Gültigkeit verlieren und neu abgeschlossen werden müssen. Sobald sich externe Benutzer mit ungültigen NDAs innerhalb der Teams befinden, kann dies eine Risiko für die Rechtssicherheit bedeuten. 

Mit Hilfe des Standard Guest Access Features von Microsoft Teams wird keine Kontrolle darüber geboten, welche externen Benutzer in die Teams eingeladen werden dürfen. Dadurch besteht die Gefahr, dass ungewollte Benutzer einen Zugriff auf die Teams und die beinhaltenen Daten bekommen. 

Um die Verwaltung der externen Benutzer in Ihrem Unternehmen zu verbessern, sollten Sie eine Routine definieren, in der Sie regelmäßig die Berechtigung der externen Benutzer prüfen und gegebenenfalls anpassen. Vereinfacht werden kann dies durch die Automatisierung, die nach dem Ablauf eines bestimmten Zeitraums automatisch Benutzer entfernt und unberechtigten Zugriff verhindert.