Optimales Lifecycle Management in Microsoft Teams

Was ist Lifecycle Management in Microsoft Teams? 

Lifecycle Management in Microsoft Teams ist der Prozess zur Verwaltung & Verfolgung der Microsoft Teams Workspaces von der Erstellung bis zur Archivierung und Löschung. 

Die IT-Abteilung trägt große Verantwortung und muss Antworten auf die folgenden Hauptfragen für den Betrieb von Microsoft Teams finden. 

Wie sollen die Teams in Microsoft Teams  

• angefragt und angelegt werden? [Phase 1: Erstellung] 
• während der Kollaboration verwaltet und betrieben werden? [Phase 2: Management] 
• nach der Zusammenarbeit aufgeräumt werden? [Phase 3: Stilllegung] 

Zusätzlich dazu gibt es Hunderte von Aufgaben, die man innerhalb der jeweiligen Phase erledigen kann. Die Aufgaben zum Lifecycle Management können je nach Entscheidung manuell, durch Skripte oder durch 3rd-Party Governance Tools erledigt werden. 

Drei Lebensphasen eines Teams in Microsoft Teams

Phase 1: Erstellung von Microsoft Teams Workspace 

Ein Teams Workspace oder auch Teams Team wird immer dann erstellt, wenn es einen konkreten Zweck gibt, den es erfüllen soll oder ein konkretes Projekt startet. 

In dieser Phase gilt es zunächst das Ziel zu definieren und die Verantwortlichen Personen im Team festzulegen. 

Danach werden Apps und Kanäle bereitgestellt.  

Zuletzt werden die Nutzer hinzugefügt bzw. eingeladen 

Phase 2: Operative Phase, Management 

Unabhängig davon, ob ein Projekt wenige Wochen oder viele Monate dauert, solange Mitarbeiter das Team nutzen und das Ziel noch nicht erreicht ist, befindet sich das Teams Team in dieser aktiven Phase.  

Für Projekt-basierte Teams ist diese Phase auf Grund ihres eindeutigen Abschlusses leicht zu identifizieren. Teams, deren Zweck eher struktureller, organisatorischer oder Geschäftsprozesse betreffender Natur ist, kann die Phase weniger eindeutig sein. 

In dieser Phase verwaltet und überwacht die IT-Abteilung das Microsoft Teams Team. 

Phase 3: Ende, Archivierung und Stilllegung 

Ist der Zweck des Teams erfüllt, gilt es mit dem Projektabschluss die relevanten Inhalte zu sichern und die aktive Nutzung zu beenden. 

Inhalte und Informationen können dabei gelöscht oder archiviert werden, abhängig davon, welche Zugriffe möglich sein sollen oder müssen und welche Aufbewahrungskriterien möglicherweise zu Grunde gelegt werden müssen. 

Spätestens jetzt sind auch externe Benutzer zu entfernen. 

5 Probleme, die ohne Lifecycle Management in Microsoft Teams entstehen 

1. “Ist das schon Kunst oder kann das weg?” - Wie man herausfindet was noch relevant ist und was nicht

In der Wartung und der Überwachungsphase gilt ein besonderes Augenmerk auf die Aktivität in den einzelnen Teams zu richten, um zu erkennen, wenn Teams und Gruppen über den Zeitraum von 90 Tagen inaktiv sind.

Identifizieren Sie auf diese Weise ungenutzte Teams, halten Sie als Erstes Rücksprache mit dem oder den Teams-Besitzer(n) ob der Zweck des Teams bereits erfüllt ist. 

Ist der Zweck erfüllt, wechselt das Team in die dritte Phase des Lebenszyklus. 

Auch Test-Teams beinhalten beispielsweise höchst wahrscheinlich keine relevanten Inhalte 

Was tun, wenn das Team nicht mehr aktiv ist, aber der Content noch aktuell ist? 

In diesem Fall gilt es mit der verantwortlichen Person zu identifizieren, ob 

• ein anderes Team mit den Ergebnissen und Dateien künftig weiterarbeiten wird 
• die Dateien weiterhin auffindbar und mit Lesezugriff verfügbar sein sollen 
• alle Daten denselben Aufbewahrungsfristen unterliegen  

2. "Ich dachte das wird nicht mehr gebraucht.” - Wer sollte entscheiden dürfen, was gelöscht werden kann?

Wer berechtigt ist über die Löschung oder Archivierung zu entscheiden, ist abhängig von der Art der Informationen und Daten. 

Die IT-Abteilung hat in den wenigsten Fällen den notwendigen Einblick und Überblick was gelöscht werden kann, führt diese Funktion aber im Rahmen der Wartung oder zu Ende des Teams-Lebenszykluses durch. 

Bei Akten, Belegen und formellen Firmendaten sind unbedingt Rechts- und Compliance-Beauftragte hinzuzuziehen. 

Für Projekt-Teams können Projektverantwortliche (PMO) dies am besten beurteilen. 

Das Management sollte die Entscheidungshoheit darüber besitzen welche Informationen für Ad-hoc Teams gelöscht werden sollen. 

Die Verantwortung kann auch der Leitung der Fachabteilung zukommen.  

Ohne Rücksprache kann die IT-Abteilung diese Entscheidung nicht treffen.  

Wiederverwendbare, gültige Informationen und Dokumente sollten nicht gelöscht sondern in Ihrem Wissensmanagementsystem abgelegt werden, damit weitere Mitarbeiter von den Outputs profitieren können.  

3. “Reisende kann man nicht aufhalten” - Personalwechsel und veränderte Rollen im Unternehmen

Wechseln Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens oder verlassen diese das Unternehmen sogar komplett, wirkt sich das zwangsläufig auf die Nutzung der Teams aus. 

Unberechtigte Teams-Nutzer zu entfernen, ist ein Teil der Verantwortung, der beim Teams-Besitzer verortet sein kann. Betrifft der Wechsel aber einen Teams-Besitzer selbst, geraten diese Teams schnell in Vergessenheit oder bleiben unbeaufsichtigt auf sich alleine gestellt. 

Ein Prozess bei Personalwechseln und Veränderungen sollte unbedingt definiert werden, um dadurch verwaisende Teams zu verhindern. 

4. “Niemand möchte ungebetene Gäste” - Wer Zugriff auf Daten hat 

Verwalten Sie Gäste sorgfältig. Fügen Sie Benutzer mit Gastzugriff nur hinzu, wenn dies explizit notwendig ist und stellen Sie sicher, dass der Zugriff endet, sobald die jeweilige Geschäftsanforderung nicht mehr gegeben ist. 

Dasselbe gilt für die Vergabe von externem Zugriff, also den Zugriffsrechten, die Sie beispielsweise in Ihrem Partner-Netzwerk vergeben.  

5. “Nichts ist so beständig wie der Wandel” - Welche Anzeichen für eine Umstrukturierung und Automatisierung der Governance sprechen 

• Zugriff auf Dateien soll nicht gleichbedeutend sein mit Zugriff auf alle Inhalte im Team. Kommt dieser Fall bei Ihnen häufig vor,  
• Begegnen Sie häufig dem Wunsch nach Vorgaben und Policies, dann ist es Zeit den genauen Bedarf zu ermitteln und die Rahmenbedingungen festzulegen. 
• Sie haben wenige aber dafür sehr große Teams. Dadurch ist der Zweck des Teams nicht konkret und ein Ende nicht definiert. Auch hier sollte regelmäßig geprüft werden, was gelöscht werden kann und was aufzubewahren ist. 

Step by step Anleitung für ein strukturiertes Lifecycle Management

1. Planung  

Analysieren oder prognostizieren Sie den Bedarf innerhalb Ihres Unternehmens in den drei Phasen des Lifecycles. 

Erstellungsphase: 

Relevante Themen für die Erstellungsphase, die Sie in Betracht ziehen können: 

• Anfrage eines Teams  
• Genehmigung der Erstellungsanfrage eines Teams  
• Klassifizierung eines Teams  
• Anlage eines Teams  

Sie sollten besonders darauf achten, ob Sie: 

• Ihre Teams Kollaborationsräume kategorisieren möchten wie Department Teams, Projekt Teams, Community Teams 
• Templates für die jeweilige Microsoft Teams Kollaborationsräume definieren möchten 
• die Strukturen für Ihre Templates definieren möchten (Kanäle, Apps, SharePoint Site Collection Struktur bzw. Informationsarchitektur) 
• den Zugriff der externen freigeben möchten 
• Url- & Namenskonventionen benötigen 
• es erlauben möchten, den SharePoint Site Collection Inhalt mit anderen Benutzer zu teilen 
• bei der Erstellung/Anfrage der Teams, die Teams kategorisieren und klassifizieren möchten

Hier können Sie eine Checkliste für die Planung von Microsoft Teams Lifecycle Management finden.

Managementphase: 

Relevante Themen für die Managementphase, die Sie in Betracht ziehen sollten: 

• Verwaltung der Mitglieder und externen Benutzer eines Teams  
• Verwaltung der Metadaten eines Teams Workspaces 
• Verwaltung der Kanäle und Apps eines Microsoft Teams Workspaces 
• Einspielen der Änderungen auf die bestehenden Teams  

Erstellung / Anlage der Teams können voll automatisiert werden.  

Prüfen Sie, ob Sie dafür eine eigene Automatisierungslösung entwickeln können oder wollen. Die Eigenentwicklung kann aufwändig und kompliziert werden. 

Eine Alternative dazu stellt ein 3rd-Part Governance Tool dar. Dadurch werden die Kosten planbar und Sie können den Zeitraum von Ihrem Projekt “Governance-Einführung" verkürzen.  

Wenn eine 3-rd Party Lösung und die Eigenentwicklung für Sie nicht relevant sind, bleibt für Sie die manuellen Governance. 

Owner des Teams bekommen SharePoint-seitig Site Collection Administrator Rechte. Überprüfen Sie, ob dies in Ihrem Unternehmen gewünscht ist. 

Außerdem muss definiert werden, wer die Mitglieder und die externen Benutzer in die Teams einladen und deren Zugriffsanfrage bestätigen darf. 

Ändern sich Unternehmensrichtlinien oder die Infromationsarchitektur während des Betriebs von Teams, erstellen Sie einen Plan, wie Sie die Struktur der bestehenden Teams aktualisieren werden. 

Stilllegungsphase: 

Relevante Themen für die Stilllegungsphase, die Sie in Betracht ziehen sollten: 

• Archivierung eines Teams 
• Entfernung von Teams aus dem Microsoft Teams Client 
• Löschung eines Teams  

Planen Sie, nach welchen Kriterien Sie ihre Teams Workspaces archivieren möchten. Die Archivierung eines Teams kann nach: 

• Erstelldatum 
• Aktivität 
• bestimmten Metadaten wie Projekt Enddatum  

stattfinden. 

Außerdem ist es wichtig zu definieren, ob die Endnutzer die Räume selber archivieren können oder die Archivierung von der IT-Abteilung durchgeführt werden muss. 

Genauso müssen Sie den gleichen Prozess für die Löschung definieren. Wer darf Teams löschen und wann können Microsoft Teams Workspaces gelöscht werden. 

2. Erstellung mit Vorlagen 

Nutzung der Vorlagen unterstützt die Standardisierung der Teams auf Ihrer Microsoft 365 Plattform. 

Mit den standardisierten Vorlagen unterstützen Sie Ihre Endnutzer in Arbeitsthemen schneller einzusteigen.  

Da die Endnutzer nicht mit der Einrichtung der Teams kämpfen werden, werden Ihre Mitarbeiter produktiver und können sich auf die eigentliche Aufgabe fokussieren. 

Auch Genehmigung können mit Vorlagen abgebildet werden. Die Unternehmen entscheiden sich je nach Unternehmenskultur und Teams Workspace-Typ für oder gegen Genehmigungsprozesse.  

Es gibt kein Richtig oder Falsch. Wenn Sie die Genehmigungsprozesse benötigen, dann standardisieren Sie diese am besten durch Vorlagen. 

Teams werden daraufhin mit einem Genehmigungs-Workflow standardisiert angelegt. Legen Sie dabei bereits fest, welche beiden Teams-Owner künftig Ansprechpartner für die IT-Abteilung sind.  

Die Namens- & Url-Konventionen werden durch Templates sichergestellt. 

Kanäle und Apps werden standardisiert eingerichtet und bereitgestellt.  

Nur im Unternehmen verfügbare Apps kommen dabei zum Einsatz.  

Unternehmensweit gleich lautende Kanäle für einheitliche Struktur werden angelegt. 

Sensitivity-Labels werden anhand der Anforderungen und des Zwecks zugewiesen. Unberechtigte Zugriffe können so systematisch verhindert werden. 

Retention Labels werden anhand der Anforderungen und des Zwecks vergeben. Aufbewahrungsfristen werden dadurch sichergestellt. 

Ein Ablaufdatum  wird gesetzt. So werden Verantwortliche automatisch rechtzeitig informiert und können bei Bedarf die operative Teams Phase verlängern. 

Ganz wichtig ist die SharePoint Site Collection des Teams Raums nicht zu vernachlässigen. In Microsoft Teams findet man häufig entweder zu wenige oder zu viele Dokumente.  

Je mehr Sie an der Informationsarchitektur der SharePoint Site Collection arbeiten, desto besser wird die Auffindbarkeit der Dokumente.  

Definieren Sie SharePoint Content Types und Site Columns und nutzen Sie aktiv zur Verschlagwortung der Dokumente. 

3. Operative Phase, Überwachung, Controlling 

Das Teams Admin Center oder eine Microsoft Teams Governance-Software hilft Ihnen beim regelmäßigen Monitoring der Aktivitäten aller Teams. 

Überwachen Sie hier die Aktivität, die Anzahl der Team Mitglieder, der Team Besitzer und der externen Benutzer. Gibt es nur einen Team Besitzer, sollten Sie einen zweiten festlegen (lassen).  

Kontrollieren Sie auch die Sichtbarkeit und den Sensitivity-Label-Status der einzelnen Teams. Sie können Ihnen Aufschluss darüber geben, ob das Team regelkonform genutzt wird. 

In der Regel ist ein Zeitraum von 90 Tagen Inaktivität in einem Team ein guter Indikator dafür, dass das Ende des Teams-Lebenszyklus mit den abschließenden Aufgaben erreicht ist. 

4. Löschung, Stilllegung, Archivierung 

Für die IT lauert hier besonders viel Arbeitsaufwand.   

Planen Sie deshalb ausreichend Ressourcen für die Archivierung und Löschung von nicht mehr benötigten Teams ein.  

Wenn Sie diese Phase im Lifecycle nicht ausreichend berücksichtigen, droht Ihnen in der Kollaborationsplattform schnell Wildwuchs und Chaos, das dadurch die Produktivität drastisch einschränken kann.