Microsoft Teams Governance-Tool: Make or Buy?

Was ist ein Microsoft Teams Governance-Tool?

Ein Microsoft-Teams-Governance-Tool ist eine Automatisierungslösung für die Erstellung, den Betrieb, die Archivierung und die Löschung von Microsoft-Teams-Gruppen. Es steuert die Informationsarchitektur der SharePoint Sites, die Verwaltung von Mitgliedern und externen Nutzern sowie die Information Protection.

Die Entscheidung zwischen Eigenentwicklung und Kauf einer Drittanbieter-Lösung ist eine wichtige Investition, die sorgfältig abgewogen werden muss.

Inhouse-Entwicklung

Kapazitäten

Die IT-Abteilung muss ausreichend Kapazitäten haben. Mitarbeitende sind nicht nur mit der Umsetzung beschäftigt, sondern auch mit Wartung, Support und Weiterentwicklung. Interne Kosten gehören in die Kalkulation.

Unzureichend eingeplante Ressourcen führen zu Überstunden und verhindern, dass andere Projekte vorangetrieben werden.

Kompetenzen

Notwendige Technologie-Kenntnisse:

• Microsoft Azure (Web Apps, SQL-Datenbank, Storage Accounts, Azure Key Vault)
• Microsoft Azure AD Security
• Microsoft Power Platform (PowerApps, Power Automate)
• Microsoft Teams
• Microsoft SharePoint (CSOM)
• PnP (PnP Provisioning Engine)
• Graph API

Die Komplexität erhöht die Abhängigkeit von Spezialisten und erschwert die Vertretungsplanung.

Umsetzungskosten

Falsche architektonische Entscheidungen können die Lösung schnell teuer machen.

Kauf einer Governance-Lösung

Geschwindigkeit

Eine fertige Microsoft Teams Governance-Lösung ermöglicht einen schnellen Rollout. Hersteller verbessern ihre Produkte kontinuierlich und bieten viele Wege, den Rollout zu beschleunigen.

Benötigtes Know-how

Beim Kauf lassen sich Aufgaben an Endnutzer delegieren, die kein Expertenwissen benötigen. Das spart Zeit — gerade im Mittelstand ein Vorteil.

Perspektivisch

Mit dem Unternehmenswachstum werden die Anforderungen komplexer. Eine gekaufte Microsoft 365 Governance bildet zusätzliche Anforderungen ohne zusätzliche Kosten ab, wenn die Features kontinuierlich weiterentwickelt werden.

Outsourcing zur Entlastung

Mit dem Kauf eines Tools lässt sich die Support-Verantwortung an den Hersteller auslagern — und die interne IT entlasten.

Vorteile einer Inhouse-Entwicklung

• Maßgeschneiderte Features: Features lassen sich exakt an die Anforderungen der Fachabteilungen anpassen — mit optimierter User Experience für das eigene Nutzerprofil.
• Vollständige Kontrolle: volle Kontrolle über die Lösung — jederzeitige Weiterentwicklung und Erweiterung möglich.
• Keine Herstellerabhängigkeit: volle Freiheit über die Weiterentwicklungsgeschwindigkeit, ohne Abhängigkeit von Release-Zyklen oder Hersteller-Prioritäten.

Nachteile einer Inhouse-Entwicklung

• Lange Entwicklungszeiten: zeitintensive Implementierung; unerfahrene Teams brauchen eine Lernkurve; unerwartete Fehler verschieben die Timeline.
• IT-Abteilung als Bottleneck: Weiterentwicklung und Bugfixing hängen an der IT — lange Wartezeiten bei Support-Anfragen; bei Ausfällen entstehen Engpässe.
• Skalierungsschwierigkeiten: architektonische Weichen müssen früh richtig gestellt werden — nachträgliche Skalierung ist schwierig.
• Kontinuierliche Betriebskosten: interne Personalkosten für den Betrieb müssen vollständig eingerechnet werden.
• Feature-Implementierung: Teams-Governance-Projekte sind lebende Projekte mit ständig neuen Anforderungen — falsche Architektur-Entscheidungen erfordern teure Redesigns.
• Unplanbare Timeline: abhängig von Kompetenzen, Verfügbarkeit und Projekterfahrung; Microsoft-Änderungen an Diensten erfordern zusätzliche Anpassungszeit.

Vorteile beim Erwerb einer Governance-Lösung

• Schneller Rollout: Governance-Lösungen lassen sich fehlerfrei schnell ausrollen — ideal für kurzfristige Ziele.
• Hoher Reifegrad: durch den Einsatz in vielen Kundenumgebungen erreichen Produkte einen Reifegrad, den Eigenentwicklungen nicht erreichen.
• Wenig IT-Beteiligung: Fachabteilungen können die Lösung pflegen, die IT definiert Richtlinien — automatisiert, ohne intensive Begleitung.
• Professioneller Kundensupport: ein Experten-Support-Team reduziert Bearbeitungszeiten drastisch und erhöht die Endnutzerzufriedenheit über Best Practices.
• Getestete Usability: Produkte sind auf optimale User Experience ausgerichtet — Basis sind die Erfahrungen vieler Kunden.
• Skalierbarkeit und Robustheit: für tausende Mitarbeitende ausgelegt; Eigenentwicklungen erreichen diese Stabilität meist nicht.

Nachteile beim Erwerb einer Governance-Lösung

• Abbildung aller Anforderungen: Hersteller decken nicht immer 100% ab; Unternehmen müssen mit ca. 95% Abdeckung leben können.
• Einfluss auf die Produkt-Roadmap: Manche Hersteller geben Kunden keinen Einfluss auf die Roadmap — andere verfolgen einen Customer-First-Ansatz.

Kriterien für die Wahl eines MS-Teams-Governance-Tools

• Keine versteckten Kosten: Anforderungen mit dem Hersteller im Detail abstimmen, um versteckte Kosten zu vermeiden.
• Lösungsarchitektur: Sicherheits- und technisches Review durchführen — besonders bei unternehmenskritischen Daten muss der Hersteller Ihre Sicherheitsanforderungen erfüllen.
• Flexibilität: Einstellungsmöglichkeiten prüfen; einen Testzeitraum mit dem Hersteller vereinbaren.
• Einfluss auf Produkt-Features: prüfen, wie stark Kundenideen einfließen — Kooperation bringt das Produkt voran und bildet eigene Anforderungen ab.

Wer sich für den Kauf entscheidet, steht vor der nächsten Frage: welches Tool? Einen Überblick über die verfügbaren Anbieter gibt der Vergleich der Microsoft Teams Governance Tools — mit Fokus, Stärken und idealer Zielgruppe je Lösung.

Fazit

Unternehmen sollten überlegen, wie sie das Thema Governance am effizientesten voranbringen. Eigene Governance-Richtlinien zu erstellen ist der erste Schritt — die Prozesse sollten anschließend bestmöglich automatisiert werden.

Eigenentwicklung bedeutet viel Zeit und Kosten bei hoher IT-Auslastung. Eine bestehende Lösung nutzt die Erfahrung des Herstellers für effektive Governance-Ansätze, bringt aktiven Support mit und nimmt dem Unternehmen die Microsoft-Update-Sorgen ab.