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Microsoft Teams Governance Tool: Make or Buy

Wir zeigen Ihnen die Vor- und Nachteile davon, eine Microsoft Teams Governance Lösung zu kaufen oder diese auf Basis der Microsoft Standard Bordmittel selbst zu entwickeln. 

Die Implementierung der Lifecycle Prozesse in Microsoft Teams ist für viele Unternehmen ein bekanntes Thema. Besonders für Unternehmen ab 500 Mitarbeiter ist es wichtig, die Governance Prozesse zu automatisieren, um Wildwuchs zu vermeiden. 

Zum Problem kann die Automatisierung der Lifecycle Prozesse werden, wenn Sie folgende Aspekte nicht beachten: 

  • Kosten (Interne oder Lizenzkosten) 
  • Kompetenz 
  • Verfügbarkeit der Mitarbeiter 
  • Support und Pflege 
  • Weiterentwicklung 

Berücksichtigen Sie deshalb diese Aspekte für eine nachhaltige Entscheidung. 

Mit GraphAPI und der PowerPlatform bietet Microsoft zahlreiche Optionen zur Automatisierung der Governance Prozesse. 

 

Auf der anderen Seite gibt es Produktanbieter, mit deren Produkten Sie sich die Implementierung sparen und dadurch Ihre eigenen Mitarbeiter entlasten können. 

Deswegen stehen viele Unternehmen vor der Entscheidung, ein Governance Tool kaufen oder selbst zu entwickeln. 


 

Was leistet ein Microsoft Teams Governance Tool? 

Vereinfacht ausgedrückt ist ein Microsoft Teams Governance Tool eine Automatisierungslösung, die die Erstellung, den Betrieb, die Archivierung und die Löschung der Microsoft Teams Gruppen verwalten kann. Dabei steuert die Lösung die Informationsarchitektur der SharePoint Sites, die Mitglied- und Externe Benutzer Verwaltung und die Information Protection. 

Einer der meistgefragten Themen zu Microsoft Teams Governance ist die Frage, ob es sich lohnt selbst zu entwickeln oder  auf eine 3rd-Party Lösung zu setzen.  

Da  diese Entscheidung eine wichtige Investition für ein Unternehmen darstellt, will sie sorgfältig abgewogen sein.  

Mit einem guten Governance Tool können Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter enorm verbessern. 

Bei der Entscheidung für Make or Buy ist Ihre vorherige Erfahrung und Ihre Persönlichkeit der größte Faktor. 

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Tendieren Sie dazu eine Governance Lösung im Haus zu entwickeln? 

Wenn Sie die Implementierung einer Governance Lösung in Erwägung ziehen, gibt es viele Punkte zu beachten.  

Kapazitäten 

Der erste Klärungspunkt ist, ob Sie eine IT-Abteilung und ausreichende Kapazitäten haben, um die Lösung selbst entwickeln zu können.  

Ihre Mitarbeiter werden nicht nur mit der Umsetzung beschäftigt sein, sondern auch bei den Wartungs- & Supportprozessen sowie in die Weiterentwicklung der Lösung involviert sein.  

Aus diesem Grund müssen Sie die anfallenden internen Kosten berücksichtigen. 

Wenn Sie Ihre Ressourcen für die Implementierung zu knapp einplanen, werden Ihre Mitarbeiter beispielsweise nicht ausreichend Zeit für die Bug-Fixing aufgrund von Änderungen durch Microsoft Dienste haben. Dies wird es zu Überstunden führen, die keine langfristige Lösung sind. 

Ein weiterer Aspekt ist, dass andere Projekte nicht vorangetrieben werden, während Ihre Mitarbeiter mit den Supportanfragen der Endnutzer beschäftigt sind. 

Kompetenzen 

Die Einplanung der Kapazitäten Ihrer Mitarbeiter ist nur ein Teil. Bedenken Sie auch, dass Ihre Mitarbeiter die entsprechenden Kompetenzen mitbringen müssen, um eine erfolgreiche Governance Lösung entwicklen zu können. 

Hierfür werden die folgende Technologie-Kenntnisse benötigt: 

  • Microsoft Azure (Web Apps, SQL Datenbank, Storage Accounts, Azure Key Vault) 
  • Microsoft Azure AD Security (Azure AD Authentication, App Permissions, User Permissions, Delegated Permissions, Certificate-based Authentication) 
  • Microsoft Power Platform (PowerApps, PowerAutomate) 
  • Microsoft Teams 
  • Microsoft SharePoint (besonders CSOM – Client-Side Object Model for Microsoft SharePoint) 
  • PnP (PnP Provisioning Engine) 
  • Graph API 

Die Komplexität der benötigten Technologie-Kenntnisse birgt die Herausforderung, dass die Abhängigkeit von einem speziellen Mitarbeiter erhöht wird.

Darüber hinaus kann es dazu führen, dass Sie die Vertreter für die Lösung schwer einplanen können. 

Aus Perspektiv der Timeline sind die Governance Umsetzungsprojekte schwer planbar.

Der Projekterfolg ist abhängig von der Kompetenz Ihrer Mitarbeiter.

Wenn Ihr Entwicklungsteam zuvor keine Governance Lösung gebaut hat, sollten Sie eine Lernkurve für Ihr Team annehmen, die Auswirkung auf die Timeline haben wird. 

Umsetzungskosten 

Wenn Sie ein paar architektonische Entscheidungen falsch treffen, dann kann die Lösung auf Grund der Komplexität schnell teuer werden. 

Wenn die oben genannten Anforderungen unerreichbar scheinen, sind Sie vielleicht eher "kauforientiert" als "aufbauorientiert". 

Tendieren Sie dazu eine Governance Lösung zu kaufen? 

Wenn Sie sich den Kauf einer Governance Software überlegen, gibt es viele Aspekte zu beachten.  

Geschwindigkeit 

Besonders wenn Sie die Governance Lösung sehr schnell ausrollen möchten, helfen Ihnen die Produkte im Bereich Governance sehr.

Der Kauf eines Governance Produktes ist dann die beste Option. 

Die Produkthersteller im Bereich Microsoft Teams Governance arbeiten jeden Tag daran Ihre Produkte zu verbessern.

Dadurch bieten sie viele Möglichkeiten an, den Roll-out ihrer  Lösungen zu beschleunigen. 

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Benötigtes Know-how  

Eine Governance Lösung zu kaufen, bietet Ihnen die Möglichkeit, die Aufgaben für den Roll-out an die Endnutzer delegieren zu können.

Dabei müssen die Endnutzer keine Expertenkenntnisse über Microsoft Teams Governance besitzen.

Sie sparen dadurch Zeit für Ihr Vorhaben und deshalb für mittelständische Unternehmen eine besonders gute Option. 

Perspektivisch 

Durch das Wachstum Ihres Unternehmens werden Ihre Anforderungen komplexer.  

Eine Governance Software kann auf die weiteren Anforderungen, die durch das Wachstum Ihres Unternehmens auf Sie zukommen, ohne zusätzliche Kosten abbilden, wenn die Features der Software kontinuierlich verbessert und Ihnen Updates zur Verfügung gestellt werden. 

Outsourcing zur Entlastung 

Durch den Kauf eines Microsoft Teams Governance Tools haben Sie die Möglichkeit die Verantwortung für den Support an den Produkthersteller auszulagern. Sie entlasten dadurch Ihre Mitarbeiter. 

Wenn Sie sich immer noch nicht sicher sind, ob Implementieren oder auf eine 3rd Party Lösung zurückzugreifen die bessere Entscheidung ist, hilft Ihnen die Gegenüberstellung der Vor- und Nachteile jeder Option. 

Jedes Unternehmen trifft die Entscheidung unterschiedlich und das Abwägen kann der beste Weg sein, um sicherzustellen, dass Sie mit Ihrer endgültigen Entscheidung zufrieden sind. 

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Die Vorteile beim Entwickeln einer MS Teams Governance-Lösung 

Es gibt einige Vorteile eigene Governance Lösung zu entwickeln. Abhängig Ihrer Anforderungen können manche Vorteile für Sie sehr interessant sein. 

  • Sie können die Features auswählen, die exakt Ihre Anforderungen erfüllen - Einer der wichtigsten Gründe für die Umsetzung eigener Governance Lösungen ist die Flexibilität darüber, die Features der Lösung nach den Wünschen der Fachabteilungen zu entwickeln. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, sich über die User Experience Gedanken zu machen und eine Anwendung zu entwickeln, die genau zu Ihrem Endnutzer Profil passt. 
  • Komplette Kontrolle über die Lösung –  Wenn es sich bei der Drittanbieter Software um eine SaaS Lösung handelt, haben Sie keine Kontrolle über die Lösung.  Deutlich mehr Kontrolle haben Sie bei Self-hosted Lösungen. Beide Optionen (SaaS basierte oder Self-hosted Governance Lösung) bieten keine komplette Kontrolle über die Lösung. Volle Kontrolle haben Sie nur bei einer Governance Lösung, die Sie selbst entwickelt haben. Dadurch können Sie jederzeit weitere Features entwickeln und die Lösung erweitern. 
  • Keine Abhängigkeit vom Hersteller  - Durch eine eigenentwickelte Lösung haben Sie volle Freiheit über die Weiterentwicklungsgeschwindigkeit. Kaufen Sie hingegen eine Governance Lösung, können Sie die Release Zyklen der Lösung nicht so stark beeinflussen. Ein weiterer Aspekt, den Sie nicht beeinflussen können, ist die Priorisierung der Features. Je nach Produkthersteller können Ihre Feature-Requests von Ihrem Produkthersteller schneller oder langsamer umgesetzt werden. Besonders wenn der Produktherstellt ein sehr großes Unternehmen ist, ist die Wahrscheinlichkeit der Berücksichtigung Ihrer Wünsche eher gering. Mit einer eigenentwickelte Governance Lösung können Sie die Priorisierung und Umsetzung der neuen Features auf Basis Ihrer Teamgröße und Verfügbarkeit Ihres Teams bestimmen. 

Die Nachteile beim Entwickeln einer MS Teams Governance-Lösung 

Die Implementierung eigener Governance Lösung bringt einige Mehrwerte, aber es bedeutet nicht, dass es die perfekte Option gegenüber der Kaufvariante ist. Folgenden Nachteile der Entwicklung eigener Lösungen können zu Frustration. 

  • Lange Entwicklungszeiten – Die Implementierung einer Governance Lösung geschieht nicht über Nacht. Es kann deutlich mehr Energie und Zeit in Anspruch nehmen als Sie sich vorgestellt haben. Wenn die Lösung die erste Governance Lösung für Ihr Team ist, die sie entwickeln werden, müssen Sie mit längeren Implementierungszeiten rechnen. Ein Roll-Out einer Governance Lösung kann trotz erfahrener Teammitglieder sehr zeitintensiv sein. Besonders unerwartete Fehler während des Roll-Outs haben negative Auswirkung auf die Projekt Timeline. 
  • Abhängigkeit zur IT-Abteilung – Alle Unternehmen wollen vermeiden, dass die IT-Abteilung das Bottle-Neck ist. Falls die IT-Abteilung die Governance Lösung implementieren würde, wäre sie ebenso für die Weiterentwicklung und Bug-Fixing zuständig. Dadurch entsteht eine starke Abhängigkeit von der IT-Abteilung. IT-Mitarbeiter arbeiten in der Regel an weiteren Aufgaben und Projekten. Es kann also sein, dass Supportanfragen der Endnutzer niedriger priorisiert werden als anderen Aufgaben. Das führt zu längeren Wartezeiten. Auf Grund der Komplexität der Governance Lösungen kann es vorkommen, dass die IT-Abteilungen die aufgetretene Probleme nicht selbst lösen kann und es kann damit enden, IT-Beratungsunternehmen für das Troubleshooting zu beauftragen. Stellen Sie sich vor, Ihr interner Microsoft Teams Governance Experte ist nicht aufgrund hoher Auslastung nicht schnell verfügbar. Ressourcenengpässe sind die Folge und bedroht den Unternehmenserfolg insbesondere zB bei langer Krankheit oder Weggang. Verantwortliche Personen mit entsprechender Expertise zu finden, nimmt beim aktuellen Fachkräftemangel häufig viel Zeit in Anspruch. 
  • Schwierigkeiten bei der Skalierbarkeit  - Damit Ihre Eigenentwicklung allen künftigen Anforderungen gewachsen ist, müssen Sie bereits ab der Konzeption und den Entscheidungen über die Architektur die Weichen richtig stellen. Nachträglich die Lösung zu skalieren, ist nicht ohne Weiteres möglich. Die Experte über Microsoft Teams Governance sind nicht schnell verfügbar. Das kann zu den Ressourcen Engpass führen, wenn der Verantwortlicher Ihres Teams das Unternehmen verlässt oder für eine längere Zeit krank wird. In dem Fall müssen Sie nach weiteren Experten suchen, aber es kann mit längeren Suchen und keinen Experten finden enden. 
  • Kontinuierliche Betriebskosten – Unternehmen, die sich aus Kostengründen für die Eigenimplementierung einer Governance Lösung entscheiden, erwarten die Eigenentwicklung günstiger als die Kaufoption. Nehmen Sie in diesen Kostenvergleich unbedingt auch die Mitarbeiter-Kosten auf, die für den Betrieb der Governance Lösungen anfallen.  
  • Implementierung der neuen Features - Microsoft Teams Governance Projekte sind lebendige Projekte, die ständig neue Anforderungen erfüllen müssen. Die Lösung muss weiterentwickelt werden und benötigt eine hohe architektonische Kompetenz Ihres Teams. Falsch getroffene architektonische Entscheidungen bei der Implementierung einer Governance Lösung bergen Zusatzaufwände. In manchen Fällen müssen Sie die bestehenden Architekturen neu designen, was sehr kostenintensiv sein kann. 
  • Unplanbare Projekt Timeline  - Die Projekt Timeline bei der Governance Lösungen ist abhängig von den Kompetenzen-, Verfügbarkeit-, Projekterfahrung des Teams. Auf Basis dieser Aspekte kann die Projekt Timeline überschritten werden. Da Microsoft selbst an den Diensten Anpassungen vornimmt, können Anpassungen der eigenentwickelten Lösung nach der Änderung von Microsoft Diensten zusätzlich Zeit in Anspruch nehmen. 

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 Die Vorteile des Kaufs einer Microsoft Team Governance-Lösung 

Wenn Sie nach der Auflistung der Nachteile einer eigenentwickelten Governance Lösung bereits begonnen haben nach einer Drittanbieter Software zu suchen, finden Sie hier die Vorteile eines Kaufs eines Microsoft Teams Governance Tools. 

  • Schnelles Ausrollen – Sobald Sie sich für den Kauf einer Governance Lösung entscheiden, haben Sie den Vorteil, dass Sie die Lösung schnell ausrollen können. Dabei erfolgt die Installation der Lösung fehlerfrei. Wenn Sie sich den Roll-Out eines Microsoft Teams Governance Projektes als kurzfristiges Ziel gesetzt haben, dann ist die beste Option eine Teams Governance Software zu kaufen. 
  • Hoher Reifegrad der Lösung – Die Governance Lösungen, die als Produkt angeboten werden, haben in der Regel einen hohen Lösungsreifegrad. Die hohen Reifegrade der Lösungen entstehen durch den mehrmaligen Einsatz auf unterschiedlichen Kundenumgebungen. Sie niemals mit Ihrer Eigenentwicklung niemals den Reifegrad eines Governance Produktes erreichen. Wenn Ihre Governance Lösung mit mehreren Hunderten Mitarbeiter verwendet werden soll, dann empfehlen wir Ihnen den Kauf eines Governance Tools. 
  • Keine intensive Involvierung der IT-Abteilung – Im Gegensatz zur Implementierung brauchen Sie keine intensive Begleitung Ihrer IT-Abteilung, wenn Sie ein Governance Tool kaufen, da die Lösungen auf dem Markt so ausgelegt sind, dass sie von Fachabteilungen gepflegt werden können. Das bedeutet, dass Ihre IT-Abteilung die entsprechenden Unternehmensrichtlinien definieren kann. Diese Richtlinien werden dann durch die Governance Lösungen automatisiert. Die Konfiguration der Governance Lösungen muss aber nicht von der IT-Abteilungen übernommen werden. 
  • Professioneller Kundensupport - Ein professioneller Kundensupport kann die Bearbeitungszeiten der Supporttickets drastisch reduzieren. Dadurch können Sie die Endnutzerzufriedenheit in Ihrem Unternehmen erhöhen. Es gibt manche spezielle Fälle, die Sie mit Ihren Internen auf Grund der Komplexität nicht nach der von Microsoft empfohlenen Art-und-Weisen lösen können. Ein Support Teams aus Experten, das durch den Produkthersteller organisiert ist, kann nicht nur die Probleme lösen sondern berücksichtigt auch Microsoft Teams Governance Best Practices dabei. 
  • Getestete Usability durch mehrere Kunden - Die Governance Produkte auf dem Markt sind nach best möglicher User Experience ausgerichtet. Sie können Ihren Endnutzer bessere Usability durch den Kauf einer Governance Lösung anbieten. 
  • Skalierbarkeit und Robustheit - Wenn Sie eine Governance Lösung selbst entwickeln, dann werden die Punkte wie Skalierbarkeit und Robustheit nicht die erste Priorität haben. Es gibt manche Microsoft Teams Governance Produkte auf dem Markt, die tatsächlich für die Nutzung von mehreren Tausend Mitarbeiter ausgelegt sind. Durch den Kauf eines Governance Tools können Sie eine Lösung für Ihre Mitarbeiter anbieten, die skalierbar und robust ist. 

Die Nachteile des Kaufs einer Microsoft Team Governance-Lösung 

Es ist schwierig eine lange Liste über die Nachteile der Kaufentscheidung einer Microsoft Teams Governance Software zu finden.  

Für die meiste Unternehmen ist der Kauf einer Lösung die beste Option. 

Da nicht alle Governance Lösungen das gleiche Feature Set enthalten und gleich umgesetzt sind, muss man für sich die passende Lösung finden. 

Vor dem Kauf einer Lösung können Sie die folgenden Punkte mitberücksichtigen. 

  • Abbildung aller Anforderungen – Da die Produkthersteller mit einer Lösung viele Anforderungen von vielen Kunden abbilden möchten, kann es sein, dass die Lösungen nicht immer 100% Ihrer Anforderungen abdecken können. Aus diesem Grund sollten Sie sich Gedanken machen, ob Sie mit 95% Abdeckung Ihrer Anforderungen leben können. 
  • Einfluss auf das Produkt Roadmap – Bei manchen Fällen gibt es keine Möglichkeit das Produkt Roadmap kundenseitig zu beeinflussen. Dadurch kann eine Abhängigkeit zu dem Produkthersteller entstehen. Es gibt aber auch Produktanbieter, die den Customer-First Ansatz verfolgen und für die die Kundenanforderungen sehr wichtig sind. 

Auf welche Kriterien Sie beim Kauf einer Microsoft Teams Governance Lösung achten sollten 

Der Kauf einer Microsoft Teams Governance Lösung scheint die Variante zu sein, die am meisten präferiert wird. 

Hier sind die Aspekte, die Sie vor dem Kauf eines Governance Tools berücksichtigen sollen. 

  • Keine versteckten Kosten – Bei manchen Anbietern können versteckte Kosten entstehen. Deswegen ist es wichtig, Ihre Anforderungen mit den Produkthersteller abzustimmen, um versteckten Kosten zu vermeiden. 
  • Lösungsarchitektur – Sie können manche Produkthersteller aus Kostengründen präferieren und deren Lösung kaufen. Ein Sicherheits- und Technisches Review im Vorfeld durchzuführen kann die Projekt Timeline positiv beeinflussen. Besonders wenn Sie unternehmenskritische Daten in Microsoft Teams speichern, kann es nach Security Reviews vorkommen, dass der Produkthersteller seine Lösung auf Ihrer Umgebung nicht ausrollen kann, weil er die Sicherheitsanforderungen Ihrer Umgebung nicht erfüllen kann. Haben Sie eine günstige Lösung gekauft und können sie nicht ausrollen, würde das den ganzen Projektablauf blockieren. 
  • Flexibilität Überprüfen Sie die Flexibilität der Governance Lösung. Besonders sind die Einstellungsmöglichkeiten einer Governance Lösung wichtig. Um sicher davon ausgehen zu können, können Sie sich mit dem Produktherstellt im Verbindung setzen, um eine Probezeit für die Lösung zu vereinbaren. 
  • Beinflussen der Produkt Features – Während der Gespräche können Sie validieren, wie stark Ihre Ideen vom Produktherstellt berücksichtig werden. Die Kooperation zwischen Ihnen und Produkthersteller kann das Produkt voranbringen und Ihre Anforderungen durch die Verbesserung des Produkts abgebildet werden. 

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valprovia-governance-checklist-de

Fazit 

Überlegen Sie sich wie Sie Ihr Unternehmen innerhalb des Governance Themas am besten und effizientesten voranbringen können. Eigene Governance Richtlinien zu erstellen und auszuarbeiten ist dabei der erste Schritt in die richtige Richtung. Doch mit dem Blick auf die Zukunft sollten diese Governance Prozesse bestmöglich automatisiert werden.  

Eine eigene Lösung zu entwickeln kann sehr viel Zeit und Kosten für das Unternehmen bedeuten und für eine hohe Auslastung der internen IT sorgen. Dabei möchte man doch genau diese entlasten. 

Eine bereits entwickelte Lösung wird dafür sorgen, dass Sie durch die bestehende Erfahrung des Anbieters in diesem Gebiet, effektive Ansätze für Ihre Governance erhalten und diese zusammen auf Ihre Wünsche anpassen können. Zusätzlich wird Ihnen ein aktiver Support für Ihre Lösung geboten, so müssen Sie sich nicht um kommende Microsoft Updates sorgen.