Die ultimative Kostenübersicht für Microsoft Teams Governance-Tools im DACH-Raum [2022]

Interne Kostenfaktoren in Phasen bis zur Einführung einer 3rd-Party Governance Software 

Alle Schritte auf dem Weg zur Drittanbieter Governance Software, die Kosten und Aufwände verursachen

Anforderungsaufnahme 

Die Ermittlung des Bedarfs steht am Anfang. Welche Prozesse durch die Governance-Software automatisiert und standardisiert werden sollen, muss eindeutig geklärt sein.  

Sind weitere Systeme und Tools in den Prozess involviert, sind deren Schnittstellen genau zu prüfen. 

Drei bis fünf Mann-Tage sollten Sie z. B. als KMU bis 1000 Mitarbeiter hierfür ansetzen. 

Konzeption 

In der Phase der Konzeptionierung Ihrer Governance-Regeln legen Sie fest, welche unterschiedlichen Berechtigungen es geben wird und wie Genehmigungsprozesse aussehen werden. 

In Hinsicht auf Sicherheit und Compliance liegt auf der externen Benutzerverwaltung ein besonderes Augenmerk. 

Legen Sie auch den Bedarf an Vorlagen/Templates fest, die für die Erstellung von Teams genutzt werden sollen. Konkretisieren Sie diese anhand der Anforderungen möglichst genau.  

Definieren Sie, wann und nach welchen Vorgaben die Phasen im Lifecycle bearbeitet werden. Sind für das Lifecycle-Management Antragsformulare notwendig, sollten diese nun festgelegt werden. 

Bestimmen Sie die Standards, die über die gesamte Kollaborationsplattform gelten sollen. 

Dies gilt auch für URL- und Namenskonventionen, Labeling, Verschlagwortung sowie Mindest- und Höchstzahl an Teambesitzern. 

In Abhängigkeit von der Komplexität und der Unternehmensgröße variiert auch der Aufwand. Rechnen Sie mit mindestens fünf bis sieben Arbeitstagen für die Konzeption. 

Toolauswahl 

Kennen Sie Ihren Bedarf und die Vorstellungen, beginnen Sie, die verschiedenen Anbieter von 3rd Party Software zu vergleichen. 

Dafür ist es hilfreich, wenn Sie bereits vorab intern definiert haben, welche Funktionalitäten obligatorisch sind und welche optional sein können. 

Buchen Sie eine Demo, sprechen Sie mit technischen Beratern über Ihre Governance-Konzeption und lassen Sie sich einen Testzugang geben, um sich mit den möglichen Lösungen vertraut zu machen. 

Binden Sie hier auch heavy users und early adopters ein, die Ihnen wertvolle Hinweise zur User Adoption geben können oder andere Schwachstellen für Ihren geplanten Einsatzbereich erkennen. 

Kaufentscheidung 

Das Buying-Center trifft die Entscheidung nach Abwägung der Optionen, die transparent und nachvollziehbar aufbereitet wurden.  

Eingebunden sind hier neben der IT-Abteilung und ihrer Abteilungsleitung je nach Unternehmen eventuell Teile der Geschäftsführung, insbesondere Finanz- und Personal-Chef, sowie ggf. der Betriebsrat. 

Planen Sie mit anderthalb Arbeitstagen pro Anbieter, den Sie in die engere Wahl ziehen. 

Externe und interne Aufwände bei der Einführung einer Governance-Lösung 

Implementierung & Konfiguration des Governance-Tools 

Bei der Anbindung der Lösung an die bestehende IT-Infrastruktur müssen Ressourcen im Unternehmen und vom Lösungsanbieter eingeplant werden.  

Training und User Adoption 

Sie erhalten Unterstützung von Ihrem Lösungsanbieter oder einem Software Consultant. Die eigentliche Schulung aller Mitarbeiter bedarf aber einer Zeitinvestition innerhalb des Unternehmens. Eventuell wollen Sie Trainingsvideos vorbereiten oder Tutorials und Workshop-Sessions bereitstellen, die mit einem Test abschließen. 

Involvieren Sie in diesem Fall Corporate Communications & HR. 

Einführung & Go-Live-Begleitung 

Ist alles vorbereitet und konfiguriert, steht dem Go-Live nichts mehr im Wege. Kalkulieren Sie als Projektleiter ausreichend Zeit ein, das neue Tool zu Beginn engmaschig zu überwachen, um Probleme frühzeitig zu erkennen.  

Betriebssupport & Updates 

Für den operativen Einsatz und Updates fallen unregelmäßig Support-Aufwände an. Dies kann stark variieren, je nach Komplexität und Anzahl der Benutzer in Ihrem Unternehmen. 

Mit diesen Kosten sollten Sie rechnen 

Beratungskosten 

Nutzen Sie externe Unterstützung in den beiden Phasen Analyse und Konzeption und legen Sie das Verhältnis 1:1 zu Grunde.  

Planen Sie sich zum Beispiel 3 Tage ein, sollten Sie auch 3 Tage für externe Beratung einkalkulieren. 

Support-Packages und Service Levels 

Die meisten Anbieter bieten hier unterschiedliche Pakete an, denn ob Sie beispielsweise Updates intern selbst einspielen oder lieber auf den angebotenen Service zurückgreifen, entscheiden Sie entsprechend Ihrer Ressourcen. 

Support-Kosten inclusive SLA 

Setzen Sie für die Support Kosten zwischen 20 % und 30 % vom Listenpreis des Produkts an.  

In diesen Kosten sind die Gewährleistung und Updates enthalten.  

Kosten für Managed Services 

Wartungsarbeiten wie Datenbank-Backups oder das Einspielen von Updates können ebenso über Managed Services abgerechnet werden wie Beratung oder Abstimmungen über Änderungen, die im Tenant durchgeführt werden sollen. 

Darüber wird je nach Unternehmensgröße ein Kontingent vereinbart. 

3 bis 6 Tage pro Jahr sind erfahrungsgemäß ein geeigneter Rahmen. 

Lizenzkosten 

Für die Software selbst können monatliche Miet- oder einmalige Kaufgebühren anfallen. 

Prüfen Sie, ob der Hersteller beide Optionen anbietet und welche für Ihr Unternehmen die passende ist.  

Lizenzgebühren der Governance Lösung Teams Center 

Eine Miet-Governance-Lösung ist in der Regeln mit monatlichen Kosten für die Software verbunden. 

Diese können im Paketpreis oder Pro Seat – also pro Nutzer – anfallen. 

Auf dem Markt existieren gängige Pakete beispielsweise für kleinere Unternehmen bis 250 User. 

Die Staffelungen variieren. Üblich sind aber Pakete für KMU bis 1.000  Benutzer, 2.500 Benutzer und 5.000 Benutzer. Ab 10.000 Benutzern sind dann die Enterprise-Lösungen passend. 

Ebenfalls Staffelpreise für die monatlichen Lizenzen werden bei Teams Center von Valprovia sogar passgenau auf Basis der benötigten Anzahl an Benutzern — also pro Seat — berechnet. Hier verringern sich die Kosten pro Seat mit zunehmender Anzahl der User. 

Eine Einzellizenz kann so durchaus nur knapp über 10 ct pro Benutzer und Monat liegen. 

Nicht alle Governance-Lösungen werden einmalig zum Kauf angeboten. 

Auch hier sind die Kosten abhängig von der Anzahl der Nutzer. Los geht es hier ab ca. € 20.000. 

Bei allen Preisbetrachtungen muss – je nach Anbieter – noch unterschieden werden, ob es unterschiedliche Produkt-Bundles oder Packages gibt und welche Features darin enthalten sind. 

Es wird unterschieden zwischen Basis-Funktionalitäten im Standard und erweiterten, teureren Paketen mit zusätzlichen Features. 

Anpassungs- und Erweiterungskosten im Betrieb 

Berücksichtigen Sie, dass alle Anpassungen der Unternehmensprozesse auch Auswirkung auf die Governance haben können und entsprechenden Anpassungsbedarf mit sich bringen. 

Anpassungen können eventuell intern mit den entsprechend qualifizierten Ressourcen durchgeführt werden oder sind extern zu vergeben. 

Return-on-Invest-Kalkulation einer Goverance-Lösung 

Betrachten Sie den Workload, der in der IT entsteht, wenn Sie Ihre Governance manuell durchführen.  

Die Beispiel-Kalkulation ermittelt einen Aufwand von 4,5 Stunden von der Anfrage und Erstellung bis zur Archivierung und Löschung pro Team. 

Wir gehen davon aus, dass die internen Kosten eines IT-Mitarbeiters in Deutschland ca. 60 € pro Stunde beträgt. 

Das bedeutet, dass Sie pro Microsoft Teams Team mindestens 270 € Einsparungspotenzial haben. 

Wenn Sie eine ROI-Kalkulation durchführen, stellen Sie fest, dass es sich ab dem 44. Team lohnt, eine Governance-Lösung wie Teams Center einzusetzen. 

Das bedeutet, wenn es vorhersehbar ist, dass mehr als 44 Teams Workspaces in einem Jahr in Ihrem Unternehmen angefragt und erstellt werden, bietet Ihnen Teams Center eine Möglichkeit, Ihre IT-Mitarbeiter zu entlasten. 

Die zusätzlichen Personalkosten, die in Vorbereitung des Rollouts anfallen, übersteigen in keinem Fall diese Summe, so dass man feststellen wird: Eine automatisierte Microsoft Teams Governance mit einer 3rd-Party Software amortisiert sich bereits im ersten Jahr.  
Darüber hinaus reduziert sich der Aufwand für die Endnutzer und vereinfacht Ihnen so die Arbeit.