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Enterprise Microsoft Teams Governance Lösung: Warum die Architektur von Teams Center Best-Fit für Großunternehmen im D-A-CH Raum ist

Wir zeigen Ihnen, worauf Sie bei der Auswahl einer Microsoft Teams Governance Lösung achten sollen, wenn Sie mehrere Tausend Information Workers haben.  

Eine gute Software-Architektur und Produktvision kann für Enterprises dabei wichtiger sein als die Kosten. 

Als erstes Kriterium achten Sie auf den Kosten einer Governance Lösung, die Sie im Einsatz haben werden. Die Kosten unterstützen Sie bei der Geschwindigkeit der internen Freigabeprozesse, weil Sie eine günstige Lösung einfacher begründen können. 

Aber was passiert, wenn Sie Ihre Entscheidung für eine günstige Lösung treffen und die Lösung aus unterschiedlichen Gründen wie Sicherheit und Datenschutz in Ihrem Unternehmen nicht ausrollen können? 

Oder was passiert, wenn Sie eine günstige Lösung in Ihrem Unternehmen ausgerollt haben, die die Anforderungen an die Skalierbarkeit und Umgang mit Microsoft 365 Limitierungen nicht erfüllen kann? 

Als Antwort haben Sie eine Lösung ausgewählt, die Sie auf Ihrer Microsoft 365 Umgebung entweder nicht ausrollen können oder nach dem Roll-out mehrere Support Tickets mit Ihrem Team abarbeiten müssen. 

Ein weiteres Ergebnis kann sein, dass Sie viel Zeit für die Pflege der Lösung investieren müssen. 

Achten Sie besonders auf die folgenden Aspekte bei der Auswahl eines Microsoft Teams Governance Tools, um eine erfolgreiche Roll-Out Phase zu erleben und möglichst wenig Support Tickets abarbeiten zu müssen: 

  • Verlässlichkeit 
  • Skalierbarkeit 
  • Wartbarkeit 
  • Vision 
  • Erweiterbarkeit 
  • Microsoft 365 Limitierungen (Microsoft Teams, Microsoft SharePoint und Microsoft Graph) 

Diese Aspekte sind auch dann gültig, wenn Sie sich dafür entschieden haben, eigene Microsoft Teams Governance Lösung zu bauen. 

Seit der Gründung von Valprovia bevorzugen bereits viele Großunternehmen Valprovia Teams Center. In diesem Artikel möchten wir Ihnen die Architektur von Teams Center und die daraus resultierenden Vorteile genauer vorstellen. 

 

3 wichtige Bausteine einer Software-Lösung 

Unabhängig von einer Microsoft Teams Governance Lösung möchten wir Ihnen zuerst die Bausteine einer Software-Lösung vorstellen, damit Sie sich mit wichtigen Begrifflichkeiten vertraut machen können. 

Wir nehmen als Referenz das Buch von Martin Kleppmann über Designing Data-intensive Applications, um eine erfolgreiche Lösungsarchitektur zu begründen.  

Bei der Auslegung einer Software-Architektur müssen die folgenden Punkte betrachtet werden: 

  • Verlässlichkeit (Reliability) – Verlässlichkeit einer Software zeigt, dass eine Software im Falle von Fehlern weiterhin funktionieren und mit den aufgetretenen Fehlern zurechtkommen kann. Die Ursache der Fehler können basierend auf Hardware, Software und Menschen sein. 
  • Skalierbarkeit (Scalability) – Skalierbarkeit einer Software zeigt, dass die Software das Wachstum des Systems nicht verhindert, sondern sich auf größeren Datenvolumen anpassen kann. Skalierbarkeit muss in Form von Anzahl der Requests „Traffic“, Anzahl der Benutzer „Data“ und Komplexität der Operationen „Complexity“ betrachtet werden. 
  • Wartbarkeit (Maintainability) - Wartbarkeit einer Software zeigt, dass das Software System schnell bereitgestellt und aktualisiert werden kann. Außerdem ist es ein wichtiger Indikator dafür, dass mehrere Experten am System produktiv arbeiten können und die Durchführung der Änderungen und Erweiterung des Systems einfach ist. 

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Weshalb die Vision einer Software-Lösung wichtig ist 

Microsoft treibt die Microsoft 365 Umgebung jeden Tag voran. Es ist sogar für die Experten herausfordernd alle Neuigkeiten zu kennen und sich überall zu spezialisieren. 

Die Entscheidung für eine Microsoft Teams Governance Lösung stellt dabei eine Investition dar.  

Ein Produkt, das die Vision von Microsoft 365 nicht verfolgen kann, kann Sie schnell bremsen.  

Deswegen ist es bei der Governance Lösungsauswahl wichtig, die Produktvision zu kennen, damit Ihre Investition nachhaltig bleibt. 

Besonders ist wichtig zu prüfen, ob der Produkthersteller auf die neuen Features von Microsoft reagiert und sein Produkt entsprechend anpasst und weiterentwickelt. 

 

Erweiterungsoptionen einer Software-Lösung 

Besonders wenn Sie mehrere Tausend Mitarbeiter haben, haben Sie bestimmt Anforderungen, die maßgeschneidert für Ihr Unternehmen abgebildet werden müssen. 

Prüfen Sie deshalb bei der Auswahl einer Microsoft Teams Governance Lösung ob die Erweiterungsoptionen der Lösung  Ihre speziellen Anforderungen abbilden können. 

Wenn Sie die folgenden Erweiterungsoptionen überprüfen, können Sie zukünftige Zusatzkosten vermeiden: 

  • Existiert eine REST API für die Governance Lösung? 
  • Können Sie die Governance Lösung auf Basis von Power Platform erweitern? 
  • Bietet die Governance Lösung WebHooks? 
  • Bietet die Governance Lösung eine PnP Integration, mit der Sie Ihre weitere Komponente bereitstellen können? 

Ein typisches Szenario ist, dass die Governance Lösungen von internen IT-Shop-Systemen wie Service Now konsumiert werden.  

Validieren Sie deshalb, ob die Governance Lösung, die Sie kaufen möchten, solche Szenarien unterstützt. 

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10 technische Herausforderungen bei der Umsetzung einer Enterprise Microsoft Teams Governance Lösung 

Als ein Unternehmen mit mehreren Tausend Mitarbeitern werden Sie die Microsoft 365 Ressourcen anders konsumieren im Vergleich zu einem Unternehmen mit 100 Mitarbeiter. 

Deswegen muss die Governance Lösung so entwickelt werden, dass die Lösung mit größeren Datenvolumen und höheren Traffic arbeiten kann. 

Hier sind die besonderen Herausforderungen für die Umsetzung einer Microsoft Teams Governance Lösung. 

1. Queued Operations  

Auf einer Umgebung mit Tausenden Users ist es keine gute Idee, die Operationen synchron durchzuführen.  

Die ganze Lösung muss deshalb so ausgelegt sein, dass die hohe Anzahl der Operationen ohne Probleme abgearbeitet werden kann.  

Die architekturelle Entscheidung hat eine Wirkung auf die Umsetzungsaufwände, weil sich die Komplexität der Lösung erhöht. 

2. Microsoft Thresholds & Limiterungen  

Bei einer Governance Lösung werden die Azure, Microsoft Graph, Microsoft Teams, Microsoft SharePoint Technologien verwendet.  

Jede Technologie hat eigene Limitierungen.  

Eine optimale Lösung zu entwickeln ist eine herausfordernde Aufgabe, die alle Limitierungen von diesen Technologien umgehen kann.  

Deswegen gilt es darauf zu achten, wie die Daten abgelegt werden. Außerdem müssen für alle Technologien Retry-Mechanismen eingebaut werden.  

Z.B.: Wenn ein Teams Team nicht angelegt werden kann, soll das System den Fall identifizieren und versuchen durch Retries das Team erneut anzulegen.  

Die Herausforderung liegt darin, die Vorkommen zu identifizieren, an denen Retry-Mechanismen benötigt werden. Dies hat Auswirkung auf den Aufwand. 

3. Multi-Geo Capability  

Abhängig der Hosting-Lokation der Lösung können Latency Probleme auftreten.  

Je nach Unternehmensstruktur müssen die Governance Lösungen als Multi-Geo Lösungen ausgelegt werden. 

4. Load Balancing  

Anhand der Requests, die Ihre Governance Lösung entgegennimmt, kann es sein, dass ein Front-End Server / REST API Service nicht ausreichend ist, die gesamte Last zu übernehmen.  

Deswegen muss die Enterprise Microsoft Teams Governance Lösung den Fall unterstützen, sofern Sie auf Grund Ihrer Benutzeranzahl hohen Traffic erzeugen. 

5. Antwortzeiten  

Bei einer Governance Lösung gibt es Schreib- und Lese-Operationen.  

Sie können die Performance von Schreib-Operationen schwer beeinflussen; Dies hängt maßgeblich an der Komplexität des Workspace, den Sie provisionieren möchten.  

Sie haben andererseits Einfluss bei den Lese-Operationen. Will beispielsweise eine Governance Lösung ohne Caching oder Einsatz von Datenbanken alles On-Demand von Microsoft 365 lesen,  werden Performance Probleme vorkommen.  

Um die Performance der Governance Lösungen zu verbessern, benötigen Sie ein Layer zwischen Ihrem Client und Microsoft 365, um die Abfragen performant ausführen zu können.  

Diese architekturelle Entscheidung macht die Umsetzung aufwändiger. 

6. Integration des PnP Framework  

Eine Governance Lösung ohne Einsatz von PnP Provisioning Framework ist undenkbar.  

Viele Lösungsanbieter versuchen die Integration auf Basis der WebHooks anzubieten, um die Umsetzungskosten zu vermeiden. WebHooks bieten an dieser Stelle aber eine schlechte User Experience.  

Eine Governance Lösung mit einer nativen PnP Integration anzubieten, ist aufwändig. 

7. Mehrsprachigkeit  

Ein Unternehmen mit mehreren Tausend Mitarbeitern hat in der Regel mehrere Standorte auf unterschiedlichen Kontinenten.  

Mehrsprachigkeit ist daher oft eine Anforderung von Enterpreises um den User Adoption Prozess zu beschleunigen.  

Mehrsprachigkeit kann bei Governance Lösungen in zwei Formen vorkommen.  

Die mehrsprachige Benutzeroberfläche stellt die erste Option dar. Die Governance Lösung muss dabei die Benutzeroberfläche mit entsprechender Sprache auf Basis der ausgewählten Sprache im Teams Client darstellen. 

Die zweite Art der Mehrsprachigkeit ist die Datenübersetzung. Daten, die in der Lösungskomponente dargestellt werden, werden je nach ausgewählter Sprache angezeigt.  

Es gibt Governance Lösungen die mehrsprachige Benutzeroberfläche unterstützen, aber nur wenige Lösungen können Datenübersetzung unterstützen. 

Deswegen sind die Enterpreis Governance Lösungen in der Regel komplexer umzusetzen. 

8. Hosting Modell 

Enterprise Unternehmen haben komplexere Security Anforderungen, die eine Self-Hosted Governance Lösung benötigen.  

Viele Unternehmen versuchen, eine Auswahl zwischen Self-Hosted oder SaaS basierter Governance Lösungen zu treffen.  

Bei Enterpreis Unternehmen fällt die Entscheidung häufiger für eine Self-Hosted Lösung. 

9. Datenschutz 

Wie die Daten in der Datenbank gespeichert werden, ist sehr wichtig zu wissen. Besonders bei der Implementierung sollte bereits darauf geachtet werden, dass E-Mail-Adressen und die Benutzer Namen nicht als Klartext in der Datenbank gespeichert werden. 

Anstatt E-Mail-Adressen und Benutzernamen können Benutzer-IDs aus der Graph API ausgelesen werden und in der Datenbank gespeichert werden. Dadurch sind Sie besser für ein Auditing aufgestellt. 

Die Transformation von E-Mail-Adressen zu Benutzer-IDs macht die Implementierung der Governance Lösung komplexer aber Datenschutz-Ready. 

Außerdem muss man darauf achten, dass die Datenbank in Europa gehostet wird und besonders auf Ihrem Tenant (nicht auf der Umgebung des Produktherstellers). 

10. Bulkupdates 

Die Ideen und Entscheidungen ändern sich oft durch die Änderung der Rahmenbedingungen.  

Z.b.: Ihr Kollaborationskonzept kann sich ändern, so dass Sie die Änderungen auf die bestehenden Teams nachträglich anwenden müssen.  

Jede Änderung bei Ihrem Kollaborationskonzept und jede neue Anforderung bedeutet für Sie ein Migrationsprojekt. 

Eine Enterpreis Governance Lösung kann Sie dabei unterstützen, die Änderungen auf die bestehenden Microsoft Teams Workspaces zu übertragen. 

Dies bedeutet, dass die Governance Lösung in der Lage ist, massenhaft Änderungen besonders die Differenzen auf die bestehenden Teams auszurollen. 

Eine Implementierung von Bulkupdates ist enorm aufwändig.  

Die Governance Lösungen, die Bulkupdates unterstützen, können interne Aufwände durch die Automatisierung drastisch reduzieren. 

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Gründe für die Präferenz von Enterprise Unternehmen für Teams Center 

Teams Center wurde von vier ehemaligen  Avanade Mitarbeitern konzipiert, die in der Vergangenheit für DAX-Konzerne individuelle Governance Lösungen entwickelt haben. 

Der Co-Founder Arthur Neufeld besitzt immer noch den „Microsoft Solutions Master“ Titel im Bereich Microsoft SharePoint. 

Der weitere Co-Founder Cagdas Davulcu ist einer der aktivsten Contributors beim generator-teams Open Source Project. 

Die Lösungsarchitekten Benjamin Stierle (CTO Valprovia) und Mykhailo Bratukha haben langjährige Erfahrungen im Bereich der Entwicklung von Governance Lösungen. 

Das Kernteam der Valprovia GmbH und das Entwicklungsteam mit über 20 Mitarbeitern haben ihre Erfahrungen zusammengeführt, mit ihren tiefen SharePoint und Microsoft Teams Kenntnissen die beste  Governance Lösung entwickelt und auf den Markt gebracht. 

Enterprise Unternehmen, die Teams Center im Einsatz haben, haben die 10 oben genannten Herausforderungen damit gelöst. 

Dazu bietet Teams Center zahlreiche weitere Features, die Unternehmen bei deren alltäglichen Herausforderungen im Bereich Microsoft 365 Governance unterstützen.  

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High-Level Architektur von Teams Center 

Es ist uns wichtig Tansparenz  zur Teams Center Lösung zu schaffen. Deswegen teilen wir gerne mit Ihnen das folgende Architekturdiagramm, um Ihre Fragen über Teams Center zu beantworten. 

Architektur der Governance Lösung Teams Center

 

Teams Center besteht aus den folgenden 6 Bausteine aus: 

  • Teams Center Client - Teams Center Client ist ein SPFx basierter SharePoint WebPart. Der SPFx WebPart wird in Microsoft Teams als App durch SharePoint gehostet. Durch die SharePoint Site Collection können Sie den Zugriff auf die App steuern. Zusätzlich dazu haben Sie die Möglichkeit, die Berechtigungen über das Microsoft Teams Admin Portal zu steuern. Teams Center Client (SPFx WebPart) kommuniziert mit einer REST API namens Teams Center API, um die Informationen nicht direkt von SharePoint oder Microsoft Graph abzufragen. Durch die Teams Center REST API-Struktur können Sie die Informationen enorm schnell abfragen. 
  • Teams Center Admin Portal - Über Teams Center Admin Portal können Sie Ihre Administrative Aufgaben für Ihre Microsoft Teams und SharePoint Umgebung erledigen. Besonders können Sie Ihre Templates für die Automatisierung auf dem Teams Center Admin Portal definieren und für die Endnutzer zur Verfügung stellen. Durch das Teams Center Admin Portal erstellen Sie keine Teams Teams, die später im System als Leiche stehen, sondern bietet einen eleganten Templating Mechanismus. 
  • Teams Center API - Teams Center API nimmt die Endnutzer Anfragen entgegen. Die Teams Center API ist so ausgelegt, dass Sie davor Load Balancing Mechanismen aktivieren können, um große Menge an Anfragen bedienen zu können. Teams API enthält die Business Logik der Anwendung. Hinter der Teams Center API stehen zahlreiche Job Mechanismen, die viele Aufgaben asynchron abarbeiten. Die Teams Center API übernimmt das Lifecycle Management für die Teams. 
  • Productivity Core Engine - Valprovia Productivity Engine ist eine umfangreiche Provisioning Engine, mit der Sie unterschiedliche Microsoft Teams und SharePoint Artefakte bereitstellen können. Sie können mit der Productivity Core Engine Microsoft Teams Kanäle, Microsoft Teams Apps, SharePoint Content Types, SharePoint Site Columns, Documents, Dokumentenbibliotheken usw. problemlos bereitstellen. 
  • Teams Center Admin API - Teams Center Admin API ist hauptsächlich für die Erstellung der Teams- und SharePoint Templates zuständig. Enthält die Business Logik für Template Erstellung, Template Versionierung, Verwaltung der Externen Benutzer, Bulkupdates usw. 
  • Teams Center DB - Teams Center DB ist für Caching der Informationen und Speicherung der Konfigurationen zuständig. Da alles von Microsoft Dienste abzufragen keine performante Operation wäre, werden die Infos für die Teams Center Client (SPFx WebPart) aus der Datenbank ausgelesen und zurückgeliefert. Zusätzlich zur Datenbank werden die Informationen in den Cache geschrieben, um maximale Lese-Geschwindigkeit anbieten zu können. 

Security  

  • Teams Center nutzt Data Encryption in den REST APIs und bei dem Transportieren der Daten (Data in transit). 
  • Die Sicherheitsmodule von Teams Center wurden von Security Experten umgesetzt. 
  • Alle Keys von Teams Center werden in Azure Key Vault gespeichert. 
  • Alle modernen Security Mechanismen wurden bei der Implementierung verwendet. 
  • Teams Center wir auf Ihrem Tenant gehostet 
  • Alle Teams Center Ressourcen werden mit Firewalls geschützt.  

Data Privacy 

  • Ihre Daten werden direkt auf Ihrem Tenant gespeichert und der Produkthersteller hat keinen Zugriff auf Ihre Daten. 
  • Keiner kann auf Logs und Telementry zugreifen bis auf Sie: der Kunde selbst. 
  • Teams Center wurde mit dem „Least Privileges“ Ansatz entwickelt, so dass die Lösung keine globalen Administratorenrechte benötigt. 
  • Teams Center setzt auf den Microsoft 365 Security & Compliance Standards auf. 
  • Die Teams Center Lösungsarchitektur vereinfacht die internen Abstimmungen über die DSGVo, so dass Sie schnellere Freigabeprozesse für Ihre Governance Lösung haben. 

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Beschreibung von Teams Center mit den 3 Bausteinen einer Software-Lösung 

Am Anfang unseres Artikels haben wir über drei Aspekte gesprochen, um eine Software-Architektur auswerten zu können.  

Wir möchten die Lösungsarchitektur von Teams Center aus unserer Sicht auf Basis der folgenden drei Aspekte evaluieren: 

  • Verlässlichkeit (Reliability) – In Teams Center sind an mehreren Stellen Retry-Mechanismen eingebaut. Durch die Retry-Mechanismen von Teams Center kann das ganze System funktionieren, obwohl interne Fehler auftreten. In Teams Center werden unterschiedliche Testautomatisierungsmechanismen verwendet, um die Fehler zu vermeiden. Besonders werden die Regression Tests automatisiert durchgeführt. Zusätzlich dazu wird die Lösung mit automatisierten UI-Tests getestet. 
  • Skalierbarkeit (Scalability) – In Teams Center ist keine Operation synchron. Alle Anfragen, die bei Teams Center landen, werden in mehreren Warteschlangen gespeichert, um mehrere Tausend Anfragen pro Sekunde entgegennehmen zu können. Außerdem bietet Teams Center eine Load Balancing Option. Für die Multi-Geo Unternehmen ist es möglich Teams Center auf unterschiedlichen Data Center zu hosten. Durch die Caching und DB Layers der Lösung können die Informationen mit der maximalen Geschwindigkeit abgefragt werden. 
  • Wartbarkeit (Maintainability) - Teams Center wird voll-automatisiert mit Hilfe von ARM Templates auf Ihrem Tenant innerhalb von Minuten bereitgestellt. Außerdem funktioniert der Update-Prozess der Lösung nahtlos. Da die Lösung so modular gebaut wurde, können neue Features einfacher durch das Software-Team von Valprovia GmbH umgesetzt werden. Kunden müssen so auf die neuen Features nicht lange warten. Außerdem bietet Teams Center ein Extensibility Model, mit dem die Umsetzungspartner die Anforderungen der Kunden mit einem überschaubaren Aufwand abbilden können. 

 

Teams Center Performance 

Um einen Überblick der Performance von Teams Center zu bekommen, haben wir Ihnen die folgende Tabellen vorbereitet. Damit werden Sie es schnell feststellen, dass die Performance von Teams Center zufriedenstellend ist. 

Fünf Beispiel Aufrufe auf einer Umgebung mit 1400 Teams. 

Aufrufe 

Über Teams Center UI 

Über Postman - Teams Center Back-End 

1. 

521 ms 

864 ms 

2.  

183 ms 

171 ms 

3.  

834 ms 

56 ms 

4.  

738 ms 

115 ms 

5.  

316 ms 

48 ms 

 

Wichtige Teams Center Features für Enterprises 

Enterpreises bevorzugen die Teams Center Lösung aus den folgenden Gründen: 

  1. Sicherheit 
  2. Skalierbarkeit 
  3. Robustheit 
  4. Bulkupdates 
  5. Retry Mechanismen 
  6. Native PnP Integration 
  7. Sensitivity- und Retention Label Provisioning Support 
  8. Governance und Lifecycle Management für SharePoint (ohne Microsoft Teams Räume) 
  9. Umgesetzt für die Anforderungen für den D-A-CH Raum 
  10. Mehrsprachigkeit 
  11. Self-hosted Lösung 
  12. Die Teams Raum Owners haben keine Administratoren-Rechte der SharePoint Site Collection. 
  13. Elegante Templating Engine 

 

Wie Teams Center auf Ihrer Microsoft 365 Umgebung bereitgestellt wird

Teams Center wir auf Ihrer Umgebung auf Basis von ARM Templates bereitgestellt.  

Der Bereitstellungsprozess ist einfach und dauert wenige Minuten.  

Da die ARM Templates bei der Bereitstellung verwendet werden, ist der Update-Prozess der Teams Center Lösung ist genauso einfach. 

ARM Templates ist der empfohlene Ansatz von Microsoft für die Bereitstellung. 

 

Fazit 

Es gibt zahlreiche Kriterien und unterschiedliche Herausforderungen, die die Governance Lösung beherrschen muss. 

Welche Kriterien Sie bei der Auswahl für eine Enterpreis Governance Lösung auswerten sollten, können Sie oben Schritt für Schritt transparent nachvollziehen. 

Die Teams Center Lösung ist die einzige Lösung im D-A-CH Raum, die die Anforderungen für eine Enterpreis Governance Lösung erfüllen kann. 

Amerikanische Produkthersteller im Bereich Microsoft Teams Governance, die seit Jahren auf dem Markt sind, sind für die D-A-CH stämmigen Unternehmen auf Grund von Datenschutz noch immer ein Tabu. 

Teams Center wurde in Deutschland für die Unternehmen entwickelt, die besonderen Wert auf Datenschutz legen. Deswegen ist die Lösung die einzige Präferenz der Großunternehmen, die die Verwaltung von Microsoft Teams und SharePoint automatisieren und vereinfachen möchten. 

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