Enterprise Microsoft Teams Governance-Lösung: Warum die Architektur von Teams Center Best-Fit für Großunternehmen im DACH-Raum ist

3 wichtige Bausteine einer Software-Lösung 

Unabhängig von einer Microsoft Teams Governance-Lösung möchten wir Ihnen zuerst die Bausteine einer Software-Lösung vorstellen, damit Sie sich mit wichtigen Begrifflichkeiten vertraut machen können. 

Wir nehmen als Referenz das Buch von Martin Kleppmann über „Designing Data-intensive Applications“, um eine erfolgreiche Lösungsarchitektur zu begründen.  

Bei der Auslegung einer Software-Architektur müssen die folgenden Punkte betrachtet werden: 

• Verlässlichkeit (Reliability) – Die Verlässlichkeit einer Software zeigt, dass eine Software im Falle von Fehlern weiterhin funktionieren und mit den aufgetretenen Fehlern zurechtkommen kann. Die Ursache der Fehler können  auf Hardware, Software und Menschen basieren. 

• Skalierbarkeit (Scalability) – Die Skalierbarkeit einer Software zeigt, dass die Software das Wachstum des Systems nicht verhindert, sondern sich auf größere Datenvolumen anpassen kann. Skalierbarkeit muss in Form von Anzahl der Requests „Traffic“, Anzahl der Benutzer „Data“ und Komplexität der Operationen „Complexity“ betrachtet werden. 

• Wartbarkeit (Maintainability) — Die Wartbarkeit einer Software zeigt, dass das Software System schnell bereitgestellt und aktualisiert werden kann. Außerdem ist sie ein wichtiger Indikator dafür, dass mehrere Experten am System produktiv arbeiten können und die Durchführung der Änderungen und Erweiterung des Systems einfach ist. 

Weshalb die Vision einer Software-Lösung wichtig ist 

Microsoft treibt die Microsoft-365-Umgebung jeden Tag voran. Es ist sogar für die Experten herausfordernd, alle Neuigkeiten zu kennen und sich überall zu spezialisieren. 

Die Entscheidung für eine Microsoft Teams Governance-Lösung stellt dabei eine Investition dar.  

Ein Produkt, das die Vision von Microsoft 365 nicht verfolgen kann, kann Sie schnell ausbremsen.  

Deswegen ist es bei der Wahl der Governance-Lösung wichtig, die Produktvision zu kennen, damit Ihre Investition nachhaltig bleibt. 

Besonders wesentlich ist es, zu prüfen, ob der Produkthersteller auf die neuen Features von Microsoft reagiert und sein Produkt entsprechend anpasst und weiterentwickelt. 

Erweiterungsoptionen einer Software-Lösung 

Besonders wenn Sie mehrere Tausend Mitarbeiter haben, haben Sie Anforderungen, die maßgeschneidert für Ihr Unternehmen abgebildet werden müssen. 

Prüfen Sie deshalb bei der Auswahl einer Microsoft Teams Governance-Lösung ob die Erweiterungsoptionen der Lösung  Ihre speziellen Anforderungen abbilden können. 

Wenn Sie die folgenden Erweiterungsoptionen überprüfen, können Sie zukünftige Zusatzkosten vermeiden: 

• Existiert eine REST API für die Governance-Lösung? 
• Können Sie die Governance-Lösung auf Basis von Power Platform erweitern? 
• Bietet die Governance-Lösung WebHooks? 
• Bietet die Governance-Lösung eine PnP-Integration, mit der Sie Ihre weitere Komponente bereitstellen können? 

Ein typisches Szenario ist, dass die Governance-Lösungen von internen IT-Shop-Systemen wie Service Now konsumiert werden.  

Validieren Sie deshalb, ob die Governance-Lösung, die Sie kaufen möchten, solche Szenarien unterstützt. 

10 technische Herausforderungen bei der Umsetzung einer Enterprise Microsoft Teams Governance-Lösung 

Als ein Unternehmen mit mehreren Tausend Mitarbeitern werden Sie die Microsoft-365-Ressourcen anders konsumieren im Vergleich zu einem Unternehmen mit 100 Mitarbeiter. 

Deswegen muss die Governance-Lösung so entwickelt werden, dass die Lösung mit größeren Datenvolumen und höherem Traffic arbeiten kann. 

Hier sind die besonderen Herausforderungen für die Umsetzung einer Microsoft Teams Governance-Lösung. 

1. Queued Operations  

Auf einer Umgebung mit Tausenden Usern ist es keine gute Idee, die Operationen synchron durchzuführen.  

Die ganze Lösung muss deshalb so ausgelegt sein, dass die hohe Anzahl der Operationen ohne Probleme abgearbeitet werden kann.  

Die architekturelle Entscheidung hat eine Wirkung auf die Umsetzungsaufwände, weil sich die Komplexität der Lösung erhöht. 

2. Microsoft Thresholds & Limiterungen  

Bei einer Governance-Lösung werden die Azure, Microsoft Graph, Microsoft Teams, Microsoft SharePoint Technologien verwendet.  

Jede Technologie hat eigene Limitierungen.  

Eine optimale Lösung zu entwickeln ist eine herausfordernde Aufgabe, die alle Limitierungen von diesen Technologien umgehen kann.  

Deswegen gilt es darauf zu achten, wie die Daten abgelegt werden. Außerdem müssen für alle Technologien Retry-Mechanismen eingebaut werden.  

Ein Beispiel: Wenn ein Teams-Team nicht angelegt werden kann, soll das System den Fall identifizieren und versuchen, durch Retries das Team erneut anzulegen.  

Die Herausforderung liegt darin, die Vorkommen zu identifizieren, an denen Retry-Mechanismen benötigt werden. Dies hat Auswirkungen auf den Aufwand. 

3. Multi-Geo Capability  

Abhängig der Hosting-Location der Lösung können Latency-Probleme auftreten.  

Je nach Unternehmensstruktur müssen die Governance-Lösungen als Multi-Geo Lösungen ausgelegt werden. 

4. Load Balancing  

Anhand der Requests, die Ihre Governance-Lösung entgegennimmt, kann es sein, dass ein Front-End Server/REST API Service nicht ausreichend ist, um die gesamte Last zu übernehmen.  

Deswegen muss die Enterprise Microsoft Teams Governance-Lösung den Fall unterstützen, sofern Sie auf Grund Ihrer Benutzeranzahl hohen Traffic erzeugen. 

5. Antwortzeiten  

Bei einer Governance-Lösung gibt es Schreib- und Lese-Operationen.  

Sie können die Performance von Schreib-Operationen schwer beeinflussen; dies hängt maßgeblich an der Komplexität des Workspace, den Sie provisionieren möchten.  

Sie haben andererseits Einfluss bei den Lese-Operationen. Will beispielsweise eine Governance-Lösung ohne Caching oder Einsatz von Datenbanken alles On-Demand von Microsoft 365 lesen, werden Performance-Probleme auftreten.  

Um die Performance der Governance-Lösungen zu verbessern, benötigen Sie ein Layer zwischen Ihrem Client und Microsoft 365, um die Abfragen performant ausführen zu können.  

Diese architekturelle Entscheidung macht die Umsetzung aufwändiger. 

6. Integration des PnP Framework  

Eine Governance-Lösung ohne Einsatz von PnP Provisioning Framework ist undenkbar.  

Viele Lösungsanbieter versuchen, die Integration auf Basis der WebHooks anzubieten, um die Umsetzungskosten zu vermeiden. WebHooks bieten an dieser Stelle aber eine schlechte User Experience.  

Eine Governance-Lösung mit einer nativen PnP Integration anzubieten ist aufwändig. 

7. Mehrsprachigkeit  

Ein Unternehmen mit mehreren Tausend Mitarbeitern hat in der Regel mehrere Standorte auf unterschiedlichen Kontinenten.  

Mehrsprachigkeit ist daher oft eine Anforderung von Enterpreises, um den User Adoption Prozess zu beschleunigen.  

Mehrsprachigkeit kann bei Governance-Lösungen in zwei Formen vorkommen.  

Die mehrsprachige Benutzeroberfläche stellt die erste Option dar. Die Governance-Lösung muss dabei die Benutzeroberfläche mit der entsprechenden Sprache auf Basis der ausgewählten Sprache im Teams Client darstellen. 

Die zweite Art der Mehrsprachigkeit ist die Datenübersetzung. Daten, die in der Lösungskomponente dargestellt werden, werden je nach ausgewählter Sprache angezeigt.  

Es gibt Governance-Lösungen, die mehrsprachige Benutzeroberfläche unterstützen, aber nur wenige Lösungen können Datenübersetzung unterstützen. 

Deswegen sind die Enterprise-Governance-Lösungen in der Regel komplexer umzusetzen. 

8. Hosting Modell 

Enterprise-Unternehmen haben komplexere Security-Anforderungen, die eine Self-Hosted Governance-Lösung benötigen.  

Viele Unternehmen versuchen, eine Auswahl zwischen Self-Hosted und SaaS-basierter Governance-Lösungen zu treffen.  

Bei Enterprise-Unternehmen fällt die Entscheidung häufiger zugunsten einer Self-Hosted-Lösung aus. 

9. Datenschutz 

Es ist sehr wichtig, zu wissen, wie die Daten in der Datenbank gespeichert werden. Besonders bei der Implementierung sollte bereits darauf geachtet werden, dass E-Mail-Adressen und Benutzernamen nicht als Klartext in der Datenbank gespeichert werden. 

Anstatt E-Mail-Adressen und Benutzernamen können Benutzer-IDs aus der Graph API ausgelesen werden und in der Datenbank gespeichert werden. Dadurch sind Sie besser für ein Auditing aufgestellt. 

Die Transformation von E-Mail-Adressen zu Benutzer-IDs macht die Implementierung der Governance-Lösung komplexer, aber Datenschutz-ready. 

Außerdem muss man darauf achten, dass die Datenbank in Europa — und besonders auf Ihrem Tenant (nicht auf der Umgebung des Produktherstellers) — gehostet wird. 

10. Bulkupdates 

Ideen und Entscheidungen ändern sich oft durch die Änderung der Rahmenbedingungen.  

Ein Beispiel: Ihr Kollaborationskonzept kann sich ändern, sodass Sie die Änderungen auf die bestehenden Teams nachträglich anwenden müssen.  

Jede Änderung bei Ihrem Kollaborationskonzept und jede neue Anforderung bedeutet für Sie ein Migrationsprojekt. 

Eine Enterprise-Governance-Lösung kann Sie dabei unterstützen, die Änderungen auf die bestehenden Microsoft Teams Workspaces zu übertragen. 

Dies bedeutet, dass die Governance-Lösung in der Lage ist, massenhaft Änderungen auszurollen — besonders die Differenzen auf die bestehenden Teams. 

Eine Implementierung von Bulkupdates ist enorm aufwändig.  

Die Governance Lösungen, die Bulkupdates unterstützen, können interne Aufwände durch die Automatisierung drastisch reduzieren. 

Warum Enterprise-Unternehmen Teams Center präferieren 

Teams Center wurde von vier ehemaligen  Avanade-Mitarbeitern konzipiert, die in der Vergangenheit für DAX-Konzerne individuelle Governance-Lösungen entwickelt haben. 

Der Co-Founder Arthur Neufeld besitzt immer noch den „Microsoft Solutions Master“ Titel im Bereich Microsoft SharePoint. 

Co-Founder Cagdas Davulcu ist einer der aktivsten Contributors beim generator-teams Open Source Project. 

Die Lösungsarchitekten Benjamin Stierle (CTO Valprovia) und Mykhailo Bratukha haben langjährige Erfahrungen im Bereich der Entwicklung von Governance-Lösungen. 

Das Kernteam der Valprovia GmbH und das Entwicklungsteam mit über 20 Mitarbeitern haben ihre Erfahrungen zusammengeführt, mit ihren profunden SharePoint- und Microsoft-Teams-Kenntnissen die beste  Governance-Lösung entwickelt und auf den Markt gebracht. 

Enterprise-Unternehmen, die Teams Center im Einsatz haben, haben die 10 oben genannten Herausforderungen damit gelöst. 

Dazu bietet Teams Center zahlreiche weitere Features, die Unternehmen bei ihren alltäglichen Herausforderungen im Bereich Microsoft 365 Governance unterstützen.  

High-Level-Architektur von Teams Center 

Es ist uns wichtig, Transparenz für die Teams-Center-Lösung zu schaffen. Deswegen stellen wir Ihnen gerne das folgende Architekturdiagramm zur Verfügung, um Ihre Fragen über Teams Center zu beantworten. 

Architektur der Governance-Lösung Teams Center

Teams Center besteht aus den folgenden 6 Bausteinen: 

• Teams Center Client —  Der Teams Center Client ist ein SPFx-basierter SharePoint WebPart. Der SPFx WebPart wird in Microsoft Teams als App durch SharePoint gehostet. Durch die SharePoint Site Collection können Sie den Zugriff auf die App steuern. Zusätzlich dazu haben Sie die Möglichkeit, die Berechtigungen über das Microsoft Teams Admin Portal zu steuern. Der Teams Center Client (SPFx WebPart) kommuniziert mit einer REST API namens Teams Center API, um die Informationen nicht direkt von SharePoint oder Microsoft Graph abzufragen. Durch die Teams Center REST API-Struktur können Sie die Informationen enorm schnell abfragen. 

• Teams Center Admin Portal — Über das Teams Center Admin Portal können Sie Ihre administrativen Aufgaben für Ihre Microsoft-Teams- und SharePoint-Umgebung erledigen. Besonders können Sie Ihre Templates für die Automatisierung auf dem Teams Center Admin Portal definieren und für die Endnutzer zur Verfügung stellen. Durch das Teams Center Admin Portal erstellen Sie keine Teams in MS Teams, die später im System als Leiche stehen, sondern bieten einen eleganten Templating-Mechanismus. 

• Teams Center API — Die Teams Center API nimmt die Anfragen der Endnutzer entgegen. Die Teams Center API ist so ausgelegt, dass Sie davor Load-Balancing-Mechanismen aktivieren können, um eine große Menge an Anfragen bedienen zu können. Die Teams API enthält die Business-Logik der Anwendung. Hinter der Teams Center API stehen zahlreiche Job-Mechanismen, die viele Aufgaben asynchron abarbeiten. Die Teams Center API übernimmt das Lifecycle-Management für die Teams. 

• Productivity Core Engine — Die Valprovia Productivity Engine ist eine umfangreiche Provisioning Engine, mit der Sie unterschiedliche Microsoft-Teams- und SharePoint-Artefakte bereitstellen können. Sie können mit der Productivity Core Engine Microsoft-Teams-Kanäle, Microsoft Teams Apps, SharePoint Content Types, SharePoint Site Columns, Documents, Dokumentenbibliotheken usw. problemlos bereitstellen. 

• Teams Center Admin API — Die Teams Center Admin API ist hauptsächlich für die Erstellung der Teams- und SharePoint-Templates zuständig. Sie enthält die Business-Logik für Template-Erstellung, Template-Versionierung, Verwaltung der Externen Benutzer, Bulkupdates usw. 

• Teams Center DB — Die Teams Center DB ist für Caching der Informationen und Speicherung der Konfigurationen zuständig. Es keine performante Operation wäre, alles von Microsoft-Diensten abzufragen, werden die Infos für den Teams Center Client (SPFx WebPart) aus der Datenbank ausgelesen und zurückgeliefert. Zusätzlich zur Datenbank werden die Informationen in den Cache geschrieben, um maximale Lesegeschwindigkeit anbieten zu können. 

Security  

• Teams Center nutzt Data Encryption in den REST APIs und beim Transportieren der Daten (Data in transit). 
• Die Sicherheitsmodule von Teams Center wurden von Security-Experten umgesetzt. 
• Alle Keys von Teams Center werden in Azure Key Vault gespeichert. 

• Alle modernen Security-Mechanismen wurden bei der Implementierung verwendet. 
• Teams Center wird auf Ihrem Tenant gehostet 
• Alle Teams-Center-Ressourcen werden mit Firewalls geschützt.  

Data Privacy 

• Ihre Daten werden direkt auf Ihrem Tenant gespeichert und der Produkthersteller hat auf sie keinen Zugriff. 
• Keiner kann auf Logs und Telementry zugreifen — bis auf Sie als Kunde. 
• Teams Center wurde mit dem „Least Privileges“-Ansatz entwickelt, sodass die Lösung keine globalen Administratorenrechte benötigt. 
• Teams Center setzt auf den Microsoft 365 Security & Compliance Standards auf. 
• Die Teams-Center-Lösungsarchitektur vereinfacht die internen Abstimmungen über die DSGVo, sodass Sie schnellere Freigabeprozesse für Ihre GovernanceLösung haben. 

Beschreibung von Teams Center mit den 3 Bausteinen einer Software-Lösung 

Am Anfang unseres Artikels haben wir über drei Aspekte gesprochen, um eine Software-Architektur auswerten zu können.  

Wir möchten die Lösungsarchitektur von Teams Center aus unserer Sicht auf Basis der folgenden drei Aspekte evaluieren: 

• Verlässlichkeit (Reliability) – In Teams Center sind an mehreren Stellen Retry-Mechanismen eingebaut. Durch die Retry-Mechanismen von Teams Center kann das ganze System funktionieren, obwohl interne Fehler auftreten. In Teams Center werden unterschiedliche Testautomatisierungsmechanismen verwendet, um die Fehler zu vermeiden. Besonders werden die Regression Tests automatisiert durchgeführt. Zusätzlich dazu wird die Lösung mit automatisierten UI-Tests getestet. 

• Skalierbarkeit (Scalability) – In Teams Center ist keine Operation synchron. Alle Anfragen, die bei Teams Center landen, werden in mehreren Warteschlangen gespeichert, um mehrere Tausend Anfragen pro Sekunde entgegennehmen zu können. Außerdem bietet Teams Center eine Load Balancing Option. Für Multi-Geo Unternehmen ist es möglich, Teams Center auf unterschiedlichen Data Center zu hosten. Durch die Caching und DB Layers der Lösung können die Informationen mit der maximalen Geschwindigkeit abgefragt werden. 

• Wartbarkeit (Maintainability) — Teams Center wird innerhalb von Minuten vollautomatisiert mit Hilfe von ARM Templates auf Ihrem Tenant bereitgestellt. Außerdem funktioniert der Update-Prozess der Lösung nahtlos. Da die Lösung modular gebaut wurde, können neue Features einfacher durch das Software-Team der Valprovia GmbH umgesetzt werden. Kunden müssen so auf die neuen Features nicht lange warten. Außerdem bietet Teams Center ein Extensibility Model, mit dem die Umsetzungspartner die Anforderungen der Kunden mit einem überschaubaren Aufwand abbilden können. 

Teams Center Performance 

Um einen Überblick der Performance von Teams Center zu bekommen, haben wir Ihnen die folgende Tabellen vorbereitet. Damit werden Sie schnell feststellen, dass die Performance von Teams Center zufriedenstellend ist. 

Fünf Beispiel-Aufrufe auf einer Umgebung mit 1400 Teams. 

Wie Teams Center auf Ihrer Microsoft-365-Umgebung bereitgestellt wird

Teams Center wird auf Ihrer Umgebung auf Basis von ARM Templates bereitgestellt.  

Der Bereitstellungsprozess ist einfach und dauert wenige Minuten.  

Da die ARM Templates bei der Bereitstellung verwendet werden, ist der Update-Prozess der Teams-Center-Lösung ist genauso einfach. 

ARM Templates bilden den empfohlenen Ansatz von Microsoft für die Bereitstellung. 

Wichtige Teams Center Features für Enterprises 

Enterprises bevorzugen die Teams-Center-Lösung aus den folgenden Gründen: 

1. Sicherheit 
2. Skalierbarkeit 
3. Robustheit 
4. Bulkupdates 
5. Retry Mechanismen 
6. Native PnP Integration 
7. Sensitivity- und Retention-Label Provisioning Support 
8. Governance und Lifecycle-Management für SharePoint (ohne Microsoft-Teams-Räume) 
9. Umgesetzt für die Anforderungen für den D-A-CH Raum 
10. Mehrsprachigkeit 
11. Self-Hosted-Lösung 
12. Die Owners von Teams-Räumen haben keine Administratoren-Rechte der SharePoint Site Collection. 
13. Elegante Templating Engine