Was bedeutet Wildwuchs in Microsoft Teams?
Wildwuchs ist ein Sammelbegriff und bezieht sich in MS Teams auf drei Aspekte.
Teams-Räume
- Jeder kann Teams-Räume anlegen
- Doppelte Anlage von Teams-Räumen
- Ungenutzte Teams-Räume
- Verwaiste Teams-Räume
- Veraltete Teams-Räume
- Test-Teams-Räume
- Zu viele Kanäle
- Jeder kann Kanäle anlegen
- Unklare und nicht kommunizierte Kanalziele
- Zu viele Apps
- Apps, die das Unternehmen nicht freigegeben hat
Unübersichtliche Dokumentenablage
- Doppelte Anlage von Dateien
- Veraltete Dateien
- Inkonsistente Verzeichnisstrukturen
- Nicht verschlagwortete Dateien
Verwaltung der Benutzerzugriffe
- insbesondere von Externen
- Rechte und Freigaben nach Sicherheitskriterien
Wodurch entsteht Wildwuchs?
Kreative Wildnis aus Neugier
Die Einführung einer Kollaborationsplattform weckt Neugier und Spieltrieb. Die Akzeptanz ist hoch — und unkoordiniert entstehen private und öffentliche Räume, Kanäle, Chats und SharePoint Site Collections.
Wildwuchs durch fehlende Vorgaben
Ohne Unternehmensstrategie zum Einsatz und Umgang mit Microsoft Teams ist der Wildwuchs vorprogrammiert.
Fehlendes Wissen über die Nutzung
Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden das nötige Wissen haben. Klar kommuniziert gehört:
- wie die Plattform genutzt werden soll
- welche Regeln gelten
- welche Prozesse und Workflows einzuhalten sind
- welche Vorlagen existieren
- welche Ansprechpersonen Hilfestellung geben
Gut versteckt ist doppelt vorhanden
Privat angelegte Teams-Räume bleiben für andere Mitarbeitende unsichtbar. So entstehen identische oder ähnliche Räume mehrfach — Synergien gehen verloren.
It ain't over till it's over: Lifecycle-Management
Projekte enden — für die IT beginnt damit eine weitere Phase: Projekträume archivieren, nicht mehr benötigte Zugriffe entziehen und Dokumente entsprechend der Aufbewahrungsfristen sichern.
Wie erfährt die IT, dass ein Projekt abgeschlossen ist? Wie stellen Sie sicher, dass alle nicht mehr benötigten Räume entfernt werden — und alle aktiven Räume in vollem Umfang verfügbar bleiben?
Welche Probleme verursacht Wildwuchs?
Für Nutzer bedeutet Wildwuchs Überblicksverlust. Für die IT bedeutet er einen immensen Arbeitsaufwand.
Nutzerakzeptanz
Alle Mitarbeitenden, die die Plattform nutzen, sollten sie als hilfreich empfinden. Wenn Nutzer sich nicht zurechtfinden, unsicher sind, welcher Channel passend ist, oder den richtigen Raum nicht finden, weil er privat angelegt ist, sinkt die Akzeptanz rapide.
Die Plattform wird dann nicht mehr als zentraler Kommunikations- und Projekt-Hub verstanden, sondern als lästige Krücke wahrgenommen.
Reduzierte Produktivität
Aus verminderter Akzeptanz folgt verminderte Produktivität — über alle Mitarbeitenden hinweg.
Darüber hinaus schränken unstrukturiert gewachsene Plattformen die Produktivität der IT-Abteilung maßgeblich ein. Anlage, Pflege und Archivierung wachsen proportional mit dem Umfang.
Die IT wird so zum Flaschenhals — mit unproduktiven Wartezeiten für die Mitarbeitenden.
Sicherheitsrisiken
Sind Sie absolut sicher, dass nur berechtigte Zugriffe — intern wie extern — auf Ihrer Plattform stattfinden? Dann haben Sie ein wesentliches Wildwuchs-Problem im Griff.
Die Realität sieht oft anders aus: Zu Projektbeginn sind die Zugriffsrechte klar definiert, doch über die Laufzeit und vor allem nach Abschluss gehen Zugriffe von Externen schnell aus dem Blick.
Die IT kann nicht beurteilen, welcher externe Nutzer noch Zugriff erhalten soll — und Projektverantwortliche haben das längst aus den Augen verloren. Tür und Tor für unberechtigte Zugriffe sind geöffnet.
Die Zusammenarbeit mit Externen wird in einer Studie von mehr als einem Drittel der Befragten als schwierig dargestellt — bei Unternehmen über 5.000 Mitarbeitenden sogar 39%.
Immenser Administrationsaufwand
Ist eine Plattform organisch gewachsen, besteht zu einem gewissen Grad immer Wildwuchs. Diesen wieder einzudämmen — und so weit zu kontrollieren, dass Sicherheit und Produktivität gewährleistet sind — stellt die IT vor große Probleme.
Durchschnittlich liegt der Aufwand für Genehmigung, Anlage, Restrukturierung und Archivierung bei 8 Stunden pro Teams-Raum.
Hinzu kommen linear steigende Aufwände mit der Zahl der externen Nutzer. Bereits ab 250 Teams-Räumen entspricht das einer Vollzeitstelle in der IT-Abteilung — eingesetzt allein gegen den Wildwuchs.
Was kostet Wildwuchs in Microsoft Teams?
Nerven, Sicherheit und Geld — wäre die kurze Antwort. Betriebswirtschaftlich lassen sich zumindest die IT-Ressourcen sehr genau beziffern.
Überschlagen Sie die Anzahl Ihrer Teams-Räume und orientieren Sie sich an unseren Erfahrungswerten. Wichtig: Der Aufwand für die Anlage und Genehmigung bei maximaler Freiheit liegt am unteren Rand, der Aufwand für Restrukturierung und Archivierung bei Wildwuchs schnell am oberen.
| Aufgabe | Min Std. / Raum | Max Std. / Raum |
|---|---|---|
| Genehmigungsprozess | 0,25 | 1 |
| Anlage | 0,25 | 2 |
| Restrukturierung | 1 | 3 |
| Archivierung | 0,5 | 3 |
| Externe Nutzer-Verwaltung | n. a. | n. a. |
| GESAMT | 2 | 9 |
Sonderfaktor: Verwaltung externer Nutzer
Externe hinzuzufügen ist simpel — die weitere Verwaltung verursacht aber erhebliche Kosten. Ein externer Nutzer, mit dem die Zusammenarbeit endet, muss im jeweiligen Teams-Raum gefunden und entfernt werden, um Wildwuchs entgegenzuwirken. Der Aufwand steigt linear mit der Zahl der externen Nutzer und kann einen massiven Anteil der Betriebskosten verursachen.
Wildwuchs dauerhaft besiegen
Drei wirksame Mittel gegen Wildwuchs in Microsoft Teams.
1. Analyse
Wer noch keine Plattform eingeführt hat, kann Wildwuchs von Beginn an entgegenwirken — durch sorgfältige Analysen der Einsatzzwecke und Anwendungsfälle.
So entstehen klare Vorgaben dazu, wie viel Freiheit Sie Ihren Nutzern einräumen können — und welche unverzichtbaren Regeln gelten.
Klären Sie auch, auf welche Ressourcen und Ansprechpartner mit Wissen über die nativen Microsoft-Tools Sie zurückgreifen können.
2. Vorgaben in Prozesse und Templates übersetzen
Stehen die Richtlinien für die Anlage neuer Teams-Räume und Dokumentenstrukturen, ist es Zeit, sie in Vorlagen zu überführen.
So vereinheitlichen Sie die Plattform — nicht nur für die Anlage, sondern auch für Maintenance und Lifecycle-Ende.
3. Automatisierung
Jeder automatisierte Prozess sichert die Einhaltung vorab definierter Standards, verhindert menschliche Flüchtigkeitsfehler und entlastet die IT um bis zu 3 Stunden pro Teams-Raum.
Folgende Prozesse lassen sich gegen Wildwuchs automatisieren:
- Anlage von Teams-Räumen
- Anlage von Kanälen in Teams-Räumen
- Anpassung der Team-SharePoint Site Collection auf Templates basierend
- Bereitstellung und Integration von Apps
- individuell einstellbare Metadaten
- rollenabhängige Zugriffsrechte
- flexibel anpassbare Freigabeprozesse
- Verwaltung externer Nutzer
- Bereitstellung von Sensitivity- und Retention-Labels
- automatisierte Verschlagwortung
- ergänzend KI-basierte Verschlagwortung
Fazit zum Wildwuchs in MS Teams
Wildwuchs erstreckt sich in der Kollaborationsplattform Microsoft Teams über Räume, Kanäle und Apps.
Fehlende Strategie, Vorgaben und Prozesse begünstigen unkontrolliertes Wachstum — und behindern die Produktivität.
Eine Automatisierung der Governance-Regeln nach unternehmensspezifischen Standards verhindert nachhaltig Wildwuchs, sichert die Produktivität — und minimiert Unternehmensrisiken deutlich.
Welches das passende Tool für Ihre automatisierte Governance ist, hängt von den unternehmenseigenen Use Cases und ggf. branchenspezifischen Vorgaben ab.
Häufig gestellte Fragen zum Wildwuchs in Microsoft Teams
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Was bedeutet Wildwuchs in Microsoft Teams?
Wildwuchs ist ein Sammelbegriff und bezieht sich auf drei Aspekte: Teams-Räume (jeder kann sie anlegen, doppelte, ungenutzte, verwaiste, veraltete oder Test-Räume, zu viele Kanäle und nicht freigegebene Apps), eine unübersichtliche Dokumentenablage (doppelte, veraltete, nicht verschlagwortete Dateien, inkonsistente Strukturen) sowie die Verwaltung der Benutzerzugriffe, insbesondere von Externen.
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Welche Probleme verursacht Wildwuchs?
Wildwuchs führt zu sinkender Nutzerakzeptanz (Nutzer finden sich nicht zurecht und sehen die Plattform als lästige Krücke), reduzierter Produktivität über alle Mitarbeitenden und in der IT, Sicherheitsrisiken durch unkontrollierte Zugriffe von Externen sowie immensem Administrationsaufwand. Bereits ab 250 Teams-Räumen entspricht der Aufwand einer Vollzeitstelle in der IT.
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Was kostet Wildwuchs in Microsoft Teams?
Betriebswirtschaftlich lassen sich die IT-Ressourcen beziffern: Der Aufwand pro Raum liegt zwischen 2 Stunden (Minimum) und 9 Stunden (Maximum), verteilt auf Genehmigungsprozess, Anlage, Restrukturierung und Archivierung. Hinzu kommt die linear mit der Zahl der externen Nutzer steigende Verwaltung, die einen massiven Anteil der Betriebskosten verursachen kann.
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Wie lässt sich Wildwuchs in Microsoft Teams beherrschen?
Drei Mittel helfen gegen Wildwuchs: Analyse der Einsatzzwecke und Anwendungsfälle, um klare Vorgaben zu Nutzerfreiheit und Regeln zu schaffen; die Übersetzung der Vorgaben in Prozesse und Templates zur Vereinheitlichung der Plattform; und Automatisierung, die die Einhaltung definierter Standards sichert, menschliche Flüchtigkeitsfehler verhindert und die IT um bis zu 3 Stunden pro Teams-Raum entlastet.
