Die 5 wichtigsten Erkenntnisse der Microsoft Teams Governance-Studie 2022

Microsoft Teams ist der Marktführer für digitale Teamarbeit in Unternehmen. Bereits vor der Pandemie nutzten über 20 Millionen Anwender die Plattform täglich — eine Zahl, die sich durch COVID-19 vervielfacht hat. Das Tool bündelt Kommunikation und Kollaboration unter einem Dach und macht die Zusammenarbeit effizienter.

Die wichtigsten Fragestellungen der Studie

Prof. Dr. Arno Hitzges und Buket Usluer von der Hochschule der Medien Stuttgart haben die Teams-Nutzung im DACH-Raum untersucht. Die Studie behandelt unter anderem folgende Fragen:

• Wie sind die Erfahrungen zwei Jahre nach dem 'Teams-Boom'?
• Welche 'Teams-Typen' haben sich etabliert?
• Was sind typische Akzeptanzprobleme?
• Wo hat sich Wildwuchs entwickelt?
• Welche Vorgaben und Richtlinien sind hilfreich?
• Kann Automatisierung Komplexität reduzieren und Effizienz steigern?

1. Großer Unterschied im Zeitaufwand bei der Umsetzung von Microsoft Teams

62% der befragten Unternehmen nutzen Teams erst seit oder unmittelbar vor der Corona-Pandemie. Die Implementierungsgeschwindigkeit variiert erheblich:

• 55% benötigten nur 1–6 Monate von Planung bis Rollout
• 24% gaben an, dass die Einführung mehr als 12 Monate dauerte

Eine gute Planung bringt einen doppelten Nutzen: schnellere Umsetzung und Schutz vor typischen Herausforderungen wie Wildwuchs der Kollaborationsplattform, Verwaltungsproblemen bei externen Benutzern, Nutzerunzufriedenheit durch IT-Engpässe und Sicherheitsrisiken durch fehlende Standards.

Unternehmensgrößen der Befragten

• 53% haben weniger als 500 Mitarbeitende
• 23% arbeiten in Großunternehmen mit 500–5.000 Mitarbeitenden
• 23% haben mehr als 5.000 Mitarbeitende

2. Projektgruppengröße: 6–10 Mitglieder am häufigsten vertreten

Die durchschnittliche Projektteamgröße beträgt 2–10 Mitglieder (60%), was Microsofts Empfehlungen entspricht.

Teamtypen und Häufigkeit

• 89% nutzen Teams für Projektteams
• 86% für Abteilungsteams
• 64% für Organisationsteams

Nutzer sind durchschnittlich Mitglied in bis zu 10 Teams. Es gibt jedoch Ausreißer mit über 25 Team-Mitgliedschaften — Übersicht und Struktur gehen dann verloren.

Persönliche Teams ohne Vorgaben fördern autonomes Arbeiten, riskieren aber Wildwuchs. Projektteams mit definierten Strukturen ermöglichen Kontrolle und Archivierung. Unternehmen müssen zwischen Nutzerfreiheit und notwendigen Regeln abwägen.

3. Die häufigsten Herausforderungen bei der Nutzung von Microsoft Teams

Ungenutztes Potenzial bei Features

Nur etwa 30% der Unternehmen nutzen Registerkarten, Apps, Dateiablage und gemeinsame Dokumentennutzung. Das deutet auf großes ungenutztes Potenzial hin.

Zu viele Teams

Jedes vierte Unternehmen betreibt über 1.000 Teams. Die Folgen: fehlende Übersicht bei Mitarbeitenden und Schwierigkeiten beim Auffinden von Dateien und Nachrichten.

Governance-Defizite

Nur 18% nutzen automatisierte Prozesse. Laut Prof. Hitzges führt das zu unnötig hohem Verwaltungsaufwand. Ein klares Governance-Konzept mit geeigneten Tools — etwa einer präventiven Microsoft-Teams-Governance — fehlt in vielen Organisationen.

4. Viel Potenzial für Zeitersparnis durch Automatisierung

Zeitaufwand für Routineaufgaben

• 48% der Befragten verbringen 2–5 Stunden pro Woche mit administrativen Aufgaben
• 20% benötigen über 5 Stunden wöchentlich

Zu den Routineaufgaben gehören Teamerstellung und -löschung, Genehmigungsvergabe, Support und die Bearbeitung fehlerhafter Anlagen.

Prof. Hitzges empfiehlt, vor der Teams-Einführung ein IT-Governance-Konzept zu erstellen, um routinemäßige Verwaltungsaufgaben zu minimieren. Automatisierung kann erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen bringen.

5. Richtlinien und Konzepte sind nicht optional, sondern essenziell

Aktuelle Richtlinien-Implementierung

• 35% der Befragten haben keine Richtlinie umgesetzt — ein hohes Verwaltungsrisiko
• 43% halten Namenskonventionen für sinnvoll (schnell etablierbar, keine zusätzlichen Kosten)
• Über ein Drittel der Unternehmen hat Lösch- und Archivierungsrichtlinien implementiert

Rechtemanagement und Team-Erstellung

• 43% haben keine Einschränkungen bei der Team-Erstellung — maximale Nutzerfreiheit, aber Wildwuchs-Risiko
• 20% erfordern IT-Kontakt für Team-Erstellung (niedrig, da aufwendig)
• 18% erlauben nur ausgewählten Gruppen die Team-Erstellung (Engagement-Risiko, wenn nicht klar geregelt)
• Nur 18% verwenden automatisierte Prozesse — oft mangels Governance-Tools oder Skripten

Automatisierte Prozesse bringen drei klare Vorteile: Zeitersparnis unter Beibehaltung von Richtlinien, Kosteneinsparung und keine Akzeptanzverluste durch schnelle Bearbeitung.

Fazit

Unternehmen müssen die Balance zwischen Regulierung und Freiheit finden, um Microsoft Teams erfolgreich einzuführen. Automatisierte Prozesse und Standardisierung - etwa mit Microsoft 365 Governance - liefern drei Hauptvorteile: Entlastung der IT-Fachkräfte, Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien und verbesserte abteilungsübergreifende Projektkommunikation.