5 Herausforderungen bei Microsoft Teams Shared Channels (a.k.a. Microsoft Teams Connect)

Was ist ein Shared Channel? 

Shared Channels werden auch als Microsoft Teams Connect bezeichnet. Ein Shared Channel ist der neue Kanal Typ zusätzlich zu Private Channel und Public Channel in Microsoft Teams. 

Shared Channels zielen darauf ab die Zusammenarbeit besonders die Kommunikation innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation zu vereinfachen. 

Bisher war der Tenant-Wechsel die größte Herausforderung für die externen Benutzer. D.h.  externe Benutzer müssen über den Microsoft Teams Client zu Ihrem Tenant wechseln, um Ihre Fragen zu beantworten oder auf die Dokumente zuzugreifen. Der Tenant-Wechsel führte dazu, dass die Zusammenarbeit mit Externen nicht reibungslos verlief. 

Bei der Nutzung von Shared Channels müssen die externen Benutzer nicht mehr das Microsoft Teams Client Tenant wechseln, sondern können nahtlos mit Ihnen zusammenarbeiten. 

Sobald Sie einen Shared Channel anlegen, wird der Shared Channel im Teams Client des externen Benutzer angezeigt. Dadurch können externe Benutzer an der Kommunikation des Kanals teilnehmen und an den Dokumenten arbeiten ohne das Tenant wechseln zu müssen, zwar durch die Einhaltung Ihrer Organisationssicherheitsrichtlinien. 

Für die Nutzung von Shared Channels müssen die Organisationen (Inbound und Outbound) Azure B2b Direct Connect aktivieren / cross-tenant access settings. 

Wer kann Shared Channels erstellen? 

Teams Raum Besitzer können Shared Channels erstellen und diese mit den Personen innerhalb oder außerhalb derer Organisation teilen. 

Für die Nutzung von Shared Channels muss Azure AD B2B direct connect auf dem Host und Collaborator Tenant aktiviert sein. 

Azure B2B direct connect Terminologie: Host und Collaborator 

Bei den Shared Channels werden die Begriffe „Host“ & „Collaborator“ verwendet. 

Host oder Host Tenant ist ein Microsoft 365 Tenant, auf dem ein Teams Raum / Kanal erstellt wird. 

Collaborator oder Collaborator Tenant ist ein Microsoft 365 Tenant, deren Benutzer auf einen Host Tenant zugreifen werden. 

Channel Typen in Microsoft Teams 

Microsoft bietet drei Typen für die Nutzung der Kanäle an: 

• Standard Channels: Standard Channels sind die Kanäle, worauf alle Mitglieder des Teams Zugriff haben. Das ist der meist verwendete Kanal Typ in Microsoft Teams. Die Standard Channels werden bei der allgemeinen Kommunikation innerhalb eines Teams Raums verwendet, die keine sensiblen Informationen beinhalten. Innerhalb der Standard Channels können interne und externe Benutzer existieren. 

• Private Channels: In einem Teams Raum müssen manchmal Themen kommuniziert werden, die sensibel sind und nicht von allen Teams Mitglieder gesehen werden dürfen. In diesem Fall kann der Zugriff auf die Informationen / Kommunikation durch Private Channels eingeschränkt werden. Sie können innerhalb der Private Channels mit externen Benutzern zusammenarbeiten. 

• Shared Channels: Wenn Sie einen Teams Workspace für einen externen Benutzer nicht komplett freigeben möchten, aber mit dem externen Benutzer innerhalb eines Teilbereichs bzw. Kanals von einem Team zusammenarbeiten möchten, dann sind die Shared Channels ideal. Externe Benutzer können mit Ihnen in einem Channel zusammenarbeiten, ohne dass sie ein Teil des Teams werden müssen. 

Wann es sinnvoll ist Shared Channels zu nutzen 

Shared Channels können nicht in Einsatz genommen werden, wenn die Guest (Collaborator) Organisation Azure AD B2B direct connect für den cross-org Zugriff nicht aktiviert hat. 

Sobald beide Organisationen Azure AD B2B aktiviert haben, ist die empfohlene Variante Shared Channels zu nutzen, um den Benutzer eine nahtlose Integration zwischen den Tenants anzubieten.  

Durch die Shared Channels müssen die Nutzer deren Tenant nicht wechseln für die Zusammenzuarbeit. 

Wenn eine von beiden Organisationen Azure AD B2B direct connect nicht aktiviert hat, haben Sie nur die Möglichkeit, die externen Benutzer zunächst in die Teams hinzuzufügen und innerhalb von Standard Channels oder Private Channels zusammenzuarbeiten. 

Ansonsten können Sie hier eine Tabelle von Microsoft über die Nutzung der Shared Channels finden. 

Außerdem hier ist es eine Auflistung über den Vergleich der Channel Features. 

Die wichtigsten Features von Shared Channels 

Microsoft bietet zwei Optionen für die Nutzung der Shared Channels an: 

1. Zusammenarbeit mit Externen und Internen 
2. Zusammenarbeit zwischen Teams  

Zusammenarbeit mit Personen (Mit Internen oder Externen) 

Shared Channels sind nicht nur für die externen Benutzer ausgelegt. Sie können auch einen Benutzer aus Ihrer Organisation zu einem Shared Channel einladen.  

Benutzer, die Sie eingeladen haben, können mit Ihnen in einem Shared Channel zusammenarbeiten, ohne Mitglied des Teams zu sein, indem der Shared Channel liegt.  

Dadurch brauchen Sie nicht für jedes Thema ein Team anzulegen, sondern können themenspezifische Zusammenarbeit auf Basis von Shared Channels ermöglichen. 

Quelle: Share a channel with people in Teams 

Zusammenarbeit zwischen Teams 

Shared Channels bietet eine Möglichkeit zur Automatisierung der Mitgliedschaft eines Teams Workspaces.  

Sie können einen Teams Workspace als Member zu Ihrem Shared Channel einladen. Die Einladung muss von den Besitzern der Teams genehmigt werden. Sobald die Einladung genehmigt wurde, werden alle Mitglieder des „Collaborator“ Teams in den Shared Channel hinzugefügt. 

Dadurch werden die Mitglieder durch das „Collaborator“ Team dynamisch gepflegt. 

Das kann - je nach Situation - ein Vorteil oder Nachteil sein. 

Quelle: Share a channel with a team 

Ablagestruktur eines Shared Channels 

Wie bei den Private Channels erstellt Microsoft eine isolierte Site Collection für den jeweiligen Shared Channel. Dadurch wird sichergestellt, dass nicht alle Mitglieder, die in dem Teams Raum berechtigt sind, einen Zugriff auf die Dokumente des Channels haben. 

Die Isolierung bringt einige Limitierungen bei der Nutzung des Channels. Beispielsweise können nicht alle Teams Apps verwendet werden. 

Limitierungen von Shared Channels 

Shared Channels haben einige Limitierungen, auf die Sie achten müssen, bevor Sie die Shared Channels aktivieren. 

Quelle: Limits for shared channels 

Weitere Limitierungen von Shared Channels: 

• Stream, Planner und Forms Apps werden nicht unterstützt. 
• Custom Apps, Bots, Connectors und Messaging Extensions werden nicht unterstützt. 

5 Herausforderungen des Einsatzes von Shared Channels 

Wenn Sie die Shared Channels in Einsatz nehmen möchten, ist es wichtig die fünf Herausforderungen zu kennen: 

• User Adoption 
• Einschränken der Anlage von Shared Channels 
• Verwaltung der externen Benutzer der Shared Channels 
• Verwaltung der Teams der Shared Channels 
• Lifecycle Management der Shared Channels 

User Adoption 

Einsatz von Shared Channels benötigt die Aktivierung von Azure AD B2B direct connect auf dem Host- und Collaborator Tenant. Es ist nicht einfach den Mitarbeiter zu kommunizieren, wann Sie mit externen Benutzern durch Shared Channel zusammenarbeiten können. 

Einschränken der Anlage der Shared Channels 

Einschränken der Anlage der Shared Channels erfordert zusätzliche Microsoft-seitige Lizenzierung. Wenn Sie sogar die entsprechenden Lizenzen besitzen, muss diese Funktionalität durch IT-Administratoren verwaltet werden. Die internen IT-Mitarbeiter zu involvieren kann Kosten-intensiv sein. Wenn Sie die Anlage der Shared Channels nicht einschränken, dann kann schnell Wildwuchs der Shared Channels entstehen, was wiederum großen Pflegeaufwand verursachen kann.  

Verwaltung der externen Benutzer der Shared Channels 

Verwaltung der externen Benutzer ist bereits eine Herausforderung bei Microsoft Teams. Mit Shared Channels wird die Benutzerverwaltung von Externen eine noch größere Herausforderung, weil Sie die externen Benutzer nicht mehr auf der Microsoft Teams Team Ebene sehen können. Die externen Benutzer werden unter den Shared Channels versteckt. Dadurch wird der Bedarf an 3rd-Party Lösungen für die Verwaltung der externen Benutzer erhöht. 

Verwaltung der Teams der Shared Channels 

Zusätzlich zu den externen Benutzern müssen auch die Teams verwaltet werden, die in den Shared Channels hinzugefügt wurden. Wenn Sie die Verwaltung der Teams (als Mitglied) nicht kontrollieren, dann können ungewollte Zugriffe auf Ihre Daten stattfinden.  

Lifecycle Management der Shared Channels 

Wie die Teams Räume sollen die Shared Channels irgendwann archiviert und gelöscht werden. Aktuell besteht keine Möglichkeit ein Lifecycle Management auf Basis der Microsoft Standard Boardmitteln für Shared Channels abzubilden. An dieser Stelle werden 3rd-Party Lösungen präferiert. 

Shared Channel Governance 

Mit den Shared Channels ist es Zeit, sich über Ihr bestehendes Microsoft Teams Governance Konzept Gedanken zu machen. 

Die folgenden Fragen über Shared Channel Governance müssen beantwortet werden: 

• Wer darf Shared Channel anlegen? 
• Welche externen Benutzer dürfen auf den Shared Channel zugreifen? 
• Wie lange kann ein externer Benutzer auf den Shared Channel zugreifen? 
• Wann muss ein Shared Channel und dessen Site Collection archiviert werden? 
• Wann muss ein Shared Channel gelöscht werden 

Vor der Aktivierung der Shared Channels ist es absolut empfehlenswert Ihr bestehendes Microsoft Teams Governance Konzept zu erweitern und ggf. die Lücken zu identifizieren, um zukünftige Mehraufwände zu vermeiden. 

Gibt es 3rd-Party Software-Lösungen, die Shared Channels verwalten können? 

Da das Shared Channels (Microsoft Teams Connect) Feature noch für Public Preview zur Verfügung steht, gibt es sehr wenige Produktanbieter, die mit deren Governance Lösung bereits Shared Channels verwalten können. 

Teams Center gehört zu den wenigen 3rd-Party Lösungen, mit der Sie Shared Channels verwalten können.