SharePoint-Strukturen, die IT definiert. End-User nutzen, aber nicht ändern.

Valprovia SharePoint Governance ist die SharePoint-Anwendungs-Sicht des Valprovia Governance-Moduls. Es entzieht Endnutzern Site Collection Administrator-Rechte, erzwingt Templates für Site-Erstellung, kontrolliert Sharing-Settings, hält Permission-Inheritance technisch erhalten und automatisiert den Site-Lifecycle - alles Self-Hosted in Ihrem Microsoft-365-Tenant.

Die meisten Governance-Tools sind reporting-orientiert: Sie melden Probleme (Oversharing, Broken Inheritance, verwaiste Sites, Anonymous-Links), die die IT hinterher manuell beheben muss - ein reaktiver Aufräum-Ansatz. Valprovia verhindert diese Probleme proaktiv durch technische Durchsetzung: Site-Collection-Admin-Rechte sind Endnutzern per Default gesperrt, Standards werden bei der Provisionierung automatisch erzwungen statt nachträglich gemeldet. Weil die Rechte technisch entzogen sind, kann die Durchsetzung nicht umgangen werden. Ergebnis: deutlich weniger IT-Overhead für Governance-Aufgaben.

Valprovia SharePoint Governance stoppt beides präventiv, statt es nachträglich zu melden: Sites entstehen nur aus IT-definierten Templates mit fester Struktur und Sharing-Settings, Site-Collection-Admin-Rechte sind Endnutzern technisch entzogen, Permission-Inheritance kann nicht gebrochen werden, und verwaiste Sites werden automatisch stillgelegt. So bleibt die Berechtigungsstruktur sauber, bevor Wildwuchs und Oversharing entstehen. Self-Hosted im eigenen Azure-Tenant.

Für komplexe und regulierte SharePoint-Umgebungen zählen technische Durchsetzung und Datenhoheit: Valprovia entzieht Endnutzern die Site-Collection-Admin-Rechte, erzwingt zentrale Templates und Sharing-Regeln und läuft Self-Hosted im eigenen Azure-Tenant - Daten verlassen die eigene Umgebung nicht. Berechtigungen laufen über Sicherheitsgruppen statt Einzelnutzer, was Audits und Compliance-Nachweise vereinfacht.

Native SharePoint-Bordmittel erfordern, dass die IT Struktur, Berechtigungen und Sharing jeder Site manuell pflegt - das skaliert nicht und führt zu Site-Sprawl. Valprovia automatisiert das: template-basiertes Site-Provisioning, zentral erzwungene Sharing-Settings, Berechtigungen über Sicherheitsgruppen und automatisches Stilllegen verwaister Sites. Die IT verwaltet Standards einmal, statt jeder Site hinterherzuräumen.

Endnutzer beantragen Sites über Valprovia statt direkt im SharePoint Admin Center. Jeder Antrag enthält Business-Purpose, Owner und Stellvertreter, Datenklassifizierung, Lifecycle-Periode und Compliance-Anforderungen. IT genehmigt oder lehnt ab, Valprovia provisioniert konform zum hinterlegten Template - inklusive Hub-Zugehörigkeit, Bibliotheks-Struktur, Permission-Modell und Sensitivity-Label. Self-Service-Site-Erstellung im SharePoint Admin Center bleibt deaktiviert.

IT-Architekten definieren in Valprovia Hub-Topologie, Site-Designs, Navigation-Strukturen und Term-Store-Hierarchien. Diese Strukturen werden bei jeder neuen Site automatisch durchgesetzt und sind nachträglich nicht überschreibbar - auch nicht durch Site-Owner. Neue Sites entstehen so von Anfang an innerhalb der definierten Information Architecture, ohne manuelle Nacharbeit.

Sharing-Settings sind technisch gesperrt: externe Gäste, Anonymous-Links und Permission-Änderungen können nur durch IT-definierte Templates und Allowlists freigegeben werden. Endnutzer können diese Einstellungen nicht umgehen. Sensitivity-Labels werden bei Site-Erstellung automatisch zugewiesen und sind nachträglich nicht änderbar. Kontrolliertes Sharing verhindert außerdem, dass Microsoft 365 Copilot auf überbreit geteilte Inhalte zugreift - eine Voraussetzung dafür, Copilot sicher auszurollen.

Valprovia identifiziert inaktive Sites automatisch nach definierten Regeln (Owner-Aktivität, Zugriffe, Datum) und führt sie durch einen Lifecycle: Owner-Re-Attestierung → Read-only-Schaltung → Archivierung → Löschung. Externe Zugriffe und Anonymous-Links werden im Archiv-Prozess mitbereinigt. Inhalte bleiben gemäß Retention-Policy recoverbar.

Nein. Valprovia Governance ist ein Modul, das beide Plattformen gemeinsam abdeckt. Eine Lizenz pro User, drei Stufen (Standard, Professional, Enterprise). Wer Teams Governance kauft, hat automatisch SharePoint Governance - und umgekehrt.

Ja. Das Valprovia Migration Tool (Enterprise-Tier-Feature) bringt bestehende Microsoft-Teams-Workspaces unter Governance-Kontrolle: Templates, Berechtigungs- und Lifecycle-Richtlinien werden nachträglich auf vorhandene Teams angewendet, ohne dass Inhalte, Mitgliedschaften oder Kanalstruktur verändert werden. Standalone-SharePoint-Sites (ohne verbundenes Team) werden dabei nicht importiert - die SharePoint-Site hinter einem Team wird über den Team-Workspace mit-erfasst.

Valprovia hält Permission-Inheritance technisch erhalten: Endnutzer können sie nicht „brechen", auch nicht als Site Collection Administrator (deren Rechte sie technisch nicht haben). Granulare Custom-Rollen (Read-Only, Contributor, External Partner) werden IT-zentral definiert und automatisch durchgesetzt - kein manuelles Permission-Audit mehr.