Löscht die Archivierung meine Dokumente?

Nein. Die Archivierung setzt den Workspace nur auf read-only. Dokumente, Chat-Verlauf und Struktur bleiben vollständig erhalten.

Was ist der Unterschied zwischen Soft- und Hard-Archivierung?

Bei der Soft-Archivierung bleibt das Team im Teams-Client sichtbar und wird read-only. Bei der Hard-Archivierung werden die Nutzer aus dem Team entfernt, das Team verschwindet aus dem Client, alle Sharing-Links werden widerrufen und externe Nutzer entfernt.

Behalten Team-Owner beim Archivieren weiterhin Vollzugriff?

Nein. Anders als bei der nativen Teams-Archivierung erzwingt der Valprovia Security Layer Read-Only auch für virtuelle Owner - sie können keine Mitglieder hinzufügen, keine Dokumente bearbeiten und keine Dateien hochladen.

Kann ich ein archiviertes Team wiederherstellen?

Soft-archivierte Workspaces jederzeit - Chat und Berechtigungen werden wiederhergestellt. Hard-archivierte nur, wenn die IT dies im Template freigegeben hat; andernfalls können sie nur gelöscht werden.

Werde ich benachrichtigt, bevor mein Team archiviert wird?

Ja. Owner erhalten vor der automatischen Archivierung E-Mails zu konfigurierbaren Zeitpunkten (z.B. 30, 15 und 1 Tag vorher), inklusive Datum und Link zum Verschieben.

Gilt Archivierung auch für SharePoint-Sites ohne Team?

Ja, für SharePoint-Site-Collections gibt es Soft-Archivierung und Löschung. Eine Hard-Archivierung entfällt, da die Soft-Archivierung dort bereits vollen Read-Only-Status erreicht.

Microsoft Teams Archivierung

Inaktive Teams und SharePoint-Site-Collections geordnet stilllegen, indem sie schreibgeschützt gesetzt werden - reversibel und ohne Datenverlust. Soft-Archivierung (sichtbar, read-only) oder Hard-Archivierung (für Nutzer versteckt). Teil des Valprovia Governance-Moduls (Professional-Tier).

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Microsoft Teams Archivierung mit Valprovia Governance

Grundlagen

Was ist Microsoft Teams Archivierung?

Archivierung setzt ein inaktives Team oder eine SharePoint-Site-Collection auf Read-Only, ohne Inhalte zu löschen. Das Team wird stillgelegt; Dokumente, Chat-Verlauf und Struktur bleiben vollständig erhalten. Die Archivierung läuft automatisch nach den Lifecycle-Regeln der IT oder manuell durch Owner bzw. Lifecycle-Manager - als geordneter Abschluss der präventiven Microsoft-Teams-Governance.

Es gibt zwei Varianten: Bei der Soft-Archivierung wird der Teams-Chat read-only und die SharePoint-Site über den Valprovia Security Layer gesperrt - niemand kann mehr etwas ändern, auch keine virtuellen Owner. Das Team bleibt im Teams-Client sichtbar, Dokumente bleiben abrufbar. Bei der Hard-Archivierung (nur Teams) werden die Nutzer aus dem Team entfernt, das Team verschwindet aus dem Client, alle Sharing-Links werden widerrufen und externe Nutzer entfernt; Dokumente bleiben nur noch read-only über die SharePoint-URL erreichbar.

Die Archivierung ist der Stilllegungs-Schritt im dreistufigen Microsoft Teams Lifecycle Management (Soft → Hard → Löschung). Sie unterscheidet sich von der nativen Teams-Archivierung, bei der Owner die volle Kontrolle behalten. Für die dauerhafte Auslagerung inaktiver Dateien in den eigenen Azure Blob Storage gibt es das separate Modul Valprovia Archive.

Häufige Fragen zur Microsoft Teams Archivierung

Löscht die Archivierung meine Dokumente?

Nein. Die Archivierung setzt den Workspace nur auf read-only. Dokumente, Chat-Verlauf und Struktur bleiben vollständig erhalten.
Was ist der Unterschied zwischen Soft- und Hard-Archivierung?

Bei der Soft-Archivierung bleibt das Team im Teams-Client sichtbar und wird read-only. Bei der Hard-Archivierung werden die Nutzer aus dem Team entfernt, das Team verschwindet aus dem Client, alle Sharing-Links werden widerrufen und externe Nutzer entfernt.
Behalten Team-Owner beim Archivieren weiterhin Vollzugriff?

Nein. Anders als bei der nativen Teams-Archivierung erzwingt der Valprovia Security Layer Read-Only auch für virtuelle Owner - sie können keine Mitglieder hinzufügen, keine Dokumente bearbeiten und keine Dateien hochladen.
Kann ich ein archiviertes Team wiederherstellen?

Soft-archivierte Workspaces jederzeit - Chat und Berechtigungen werden wiederhergestellt. Hard-archivierte nur, wenn die IT dies im Template freigegeben hat; andernfalls können sie nur gelöscht werden.
Werde ich benachrichtigt, bevor mein Team archiviert wird?

Ja. Owner erhalten vor der automatischen Archivierung E-Mails zu konfigurierbaren Zeitpunkten (z.B. 30, 15 und 1 Tag vorher), inklusive Datum und Link zum Verschieben.
Gilt Archivierung auch für SharePoint-Sites ohne Team?

Ja, für SharePoint-Site-Collections gibt es Soft-Archivierung und Löschung. Eine Hard-Archivierung entfällt, da die Soft-Archivierung dort bereits vollen Read-Only-Status erreicht.

Inaktive Teams geordnet stilllegen - ohne Datenverlust

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