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SharePoint-Strukturen, die IT definiert. End-User nutzen, aber nicht ändern.
Site-Provisioning, Templates, Information Architecture und Sharing-Settings IT-zentral definiert. Endnutzer haben keine Site-Collection-Admin-Rechte und können Strukturen nachträglich nicht ändern. Self-Hosted in Ihrem Azure-Tenant.
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Teil des Valprovia Governance-Moduls
SharePoint Governance ist kein separates Produkt
Sie kaufen das Governance-Modul. Punkt. SharePoint Governance ist eine von zwei Anwendungs-Sichten darauf - die zweite ist Microsoft Teams Governance. Gleiche Templates, gleiche Permissions, gleiche Lifecycle-Regeln. Eine Lizenz, zwei Sichten, kein doppeltes Pricing.
Was SharePoint Governance ist
Was ist SharePoint Governance?
SharePoint Governance sind die Regeln und Kontrollen, mit denen IT festlegt, wie SharePoint-Sites entstehen, strukturiert und geteilt werden - damit Struktur, Berechtigungen und Sharing nicht mit der Zeit auseinanderlaufen. Valprovia setzt diese Regeln technisch durch: IT definiert Struktur und Sharing zentral, Endnutzer haben keine Site-Collection-Admin-Rechte, und alles läuft self-hosted im eigenen Azure-Tenant.
Information Architecture, die nach 12 Monaten nichts mehr mit der ursprünglichen Planung zu tun hat
IT definiert Site-Templates, Bibliotheks-Strukturen, Metadaten-Schemata und Permission-Modelle - und sieht zu, wie End-User sie überschreiben. Jeder Site-Creator wird Site Collection Administrator, Permission-Inheritance wird gebrochen, Berechtigungen direkt an Einzelnutzer vergeben statt an Sicherheitsgruppen, externe Sharing-Links bleiben „vergessen". Ein 5.000-User-Tenant generiert ohne Provisioning-Kontrolle 200–500 ungovernte Sites im ersten Jahr - die später niemand mehr auditieren kann. Sobald Microsoft Copilot dazukommt, wird die fehlende Governance zum Daten-Leck.
So funktioniert Valprovia SharePoint Governance
Governance-First SharePoint-Architektur. Technisch festgehalten, nicht nur dokumentiert.
Valprovia ist die Provisioning- und Governance-Schicht zwischen IT-Architekten und SharePoint Online. Sites entstehen ausschließlich aus IT-definierten Templates - Hub-Zugehörigkeit, Bibliotheks-Struktur, Metadaten-Schema, Permission-Modell, Sensitivity-Label, Sharing-Settings sind Teil der Template-Definition. Berechtigungen werden über Azure-AD-Sicherheitsgruppen vergeben, nie direkt an Einzelnutzer.
Site Collection Administrator-Rechte sind End-Usern technisch entzogen - Permission-Inheritance kann nicht gebrochen, Sharing-Settings nicht überschrieben werden. Ihre Information Architecture bleibt im Monat 24 das, was sie im Monat 1 war. Self-Hosted in Ihrem Azure-Tenant.
Provisioning
Site-Anträge mit Klassifizierung, Approval und IT-Sign-Off. Kein Self-Service-Sprawl.
Endnutzer beantragen Sites über Valprovia statt direkt in SharePoint. Pflichtangaben: Business-Purpose, Owner und Stellvertreter, Datenklassifizierung, Lifecycle-Periode, Compliance-Anforderungen. IT genehmigt oder lehnt ab, Valprovia provisioniert konform zum Template. Self-Service-Sites im SharePoint Admin Center bleiben deaktiviert.
Information Architecture
Hub-Topologie, Site-Designs und Navigation IT-zentral definiert - und nicht überschreibbar
IT-Architekten definieren Hub-Sites, Sub-Topologien, Site-Designs, Navigation-Strukturen und Term-Store-Hierarchien. Valprovia setzt diese Strukturen bei jeder neuen Site automatisch durch und hält sie konsistent - End-User können die IA nachträglich nicht umbauen, auch nicht als Site-Owner.
Permissions
Berechtigungen nur über Azure-AD-Sicherheitsgruppen. Direct-Grants technisch blockiert.
Valprovia setzt das Best-Practice-Modell technisch durch: drei AD-Gruppen pro Site (Owner, Member, Visitor), Berechtigungen ausschließlich über Gruppenmitgliedschaften. Direct-Grants an Einzelnutzer und Broken Inheritance sind technisch nicht möglich. Nach 12 Monaten haben Sie weiter ein auditierbares Permission-Modell - kein Permission-Sprawl.
Sharing
Externes Sharing pro Sensitivity-Label gesperrt. Anonymous-Links nur wo IT sie freigibt.
Sharing-Regeln werden pro Site, Bibliothek und Sensitivity-Label IT-zentral definiert. Externe Domains laufen über Allowlist, externe Gäste haben automatische Ablaufdaten. Anonymous-Links sind standardmäßig deaktiviert und nur dort möglich, wo IT sie für eine Klassifizierung freigibt. Audit-Trail inklusive.
Lifecycle
Inaktive Sites in den Retention-Hold - und aus dem Suchindex
Lifecycle-Policies pro Site-Klassifizierung: Inaktivitäts-Erkennung, Owner-Re-Attestierung, automatische Read-only-Schaltung, Ausschluss aus Suche und Copilot-Index, Archivierung im Retention-Hold und Löschung nach Compliance-Frist. Externe Zugriffe und Anonymous-Links werden im Lifecycle-Prozess mitbereinigt.
Was uns unterscheidet
Valprovia vs SharePoint-Reporting-Tools
Wir setzen technisch durch. Andere zeigen Ihnen, was bereits schiefging.
| Capability | Valprovia | Wettbewerber |
|---|---|---|
| Site-Provisioning mit Klassifizierung und IT-Approval (kein Self-Service) | ||
| Permissions ausschließlich über Azure-AD-Sicherheitsgruppen (Direct-Grants technisch blockiert) | ||
| Externes Sharing pro Sensitivity-Label gesperrt (Anonymous-Links nur bei IT-Freigabe) | ||
| Hub-Topologie und Information Architecture nicht überschreibbar (auch nicht durch Site-Owner) | ||
| Lifecycle inkl. Ausschluss aus Suche und Copilot-Index (Retention-Hold und Audit-Trail) | ||
| Self-Hosted im eigenen Azure-Tenant (keine Third-Party-Cloud, kein CLOUD-Act-Risiko) |
IT-Architekten gestalten - Valprovia setzt durch. Reporting-Tools melden, was schon kaputt ist. Beratungs-Frameworks bleiben Papier. Valprovia ist die technische Durchsetzungs-Schicht zwischen IT-Architektur und SharePoint Online.
Was sonst noch im Modul steckt
Dasselbe Modul deckt Microsoft Teams Governance ab - die zweite Anwendungs-Sicht auf dieselben Templates, Permissions und Lifecycle-Regeln.
Governance-Modul
Die kanonische Modul-Übersicht: Templates, Permissions, Lifecycle und Self-Service über Teams und SharePoint hinweg. Pricing, Tier-Vergleich, FAQ.
Governance-Modul ansehen
Microsoft Teams Governance
Schwester-Lens für Microsoft Teams: Owner-Rechte technisch entzogen, AD-Group-Sync für Mitgliedschaften, Channel-Templates, Gäste mit Ablaufdatum.
Teams Governance ansehen
Channel Management
Strukturierte Erstellung und Lifecycle für Microsoft-Teams-Kanäle (Standard, Private, Shared). Enterprise-Tier-Feature des Governance-Moduls.
Channel Management ansehen
Migration
Bestehende Teams und SharePoint Sites unter Valprovia-Governance bringen - ohne Neu-Aufbau. Bulk-Migration mit Template-Anwendung. Enterprise-Tier-Feature.
Migration ansehen Made in Germany
SharePoint Governance - Made in Germany
DSGVO durch Tenant-Isolation
Valprovia läuft als Single-Tenant-Instanz in Ihrem Azure-Tenant - Ihre Daten verlassen niemals Ihre Umgebung. Keine Multi-Tenant-SaaS, keine Datenreplikation zu Drittanbietern.
In Ihrem Azure-Tenant, nicht in unserer Cloud
Valprovia wird in Ihrem Azure-Tenant deployed. Ihre Daten bleiben in Ihrer Umgebung - keine Schattenkopien, keine Datenweitergabe an Drittanbieter, kein CLOUD-Act-Risiko.
Kundenstimmen
Was Unternehmen sagen, die auf Valprovia setzen
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Mit Valprovia als Partner konnten wir für unsere Kunden eine elegante Microsoft-365-Governance-Lösung finden, sodass sie ihre Arbeitsbereiche in Microsoft 365 nun synchron halten können.
2 FTE eingespart pro 1.000 Nutzer
Mario Pufahl
Chief Sales Officer
“
Die Entscheidung für Valprovia fiel uns leicht, weil wir den Mehrwert sofort erkannt haben: drastisch weniger Administrationsaufwand dank des Governance-Moduls von Valprovia.
95% weniger Aufwand bei der Workspace-Provisionierung
Rainer Schulz
Head of IT Services
Kostenlose Ressource
Der ultimative Microsoft 365 Governance Guide
Was kann eine Governance-Lösung tatsächlich für Ihre Organisation leisten? Unser Guide zeigt die Architektur, Kontrollen und Lifecycle-Richtlinien, die Teams & SharePoint enterprise-ready machen - auf 38 Seiten, ohne Fülltext.
- Governance-Reifegrad-Selbstbewertung für IT-Verantwortliche
- Referenzarchitektur für Teams + SharePoint im großen Maßstab
- Anpassbare Lifecycle- und External-Access-Richtlinienvorlagen
VALPROVIA Microsoft 365 Governance
Der ultimative
Governance Guide
August2026
Häufig gestellte Fragen zu SharePoint Governance
Antworten zu SharePoint-spezifischen Themen - Site Collection Admin, Permissions, Sharing, verwaiste Sites. Modul-übergreifende Fragen (Setup, Pricing, Migration) auf der Governance-Modul-Seite.
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Was ist Valprovia SharePoint Governance?
Valprovia SharePoint Governance ist die SharePoint-Anwendungs-Sicht des Valprovia Governance-Moduls. Es entzieht Endnutzern Site Collection Administrator-Rechte, erzwingt Templates für Site-Erstellung, kontrolliert Sharing-Settings, hält Permission-Inheritance technisch erhalten und automatisiert den Site-Lifecycle - alles Self-Hosted in Ihrem Microsoft-365-Tenant.
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Wie unterscheidet sich Valprovia von anderen SharePoint-Governance-Anbietern?
Die meisten Governance-Tools sind reporting-orientiert: Sie melden Probleme (Oversharing, Broken Inheritance, verwaiste Sites, Anonymous-Links), die die IT hinterher manuell beheben muss - ein reaktiver Aufräum-Ansatz. Valprovia verhindert diese Probleme proaktiv durch technische Durchsetzung: Site-Collection-Admin-Rechte sind Endnutzern per Default gesperrt, Standards werden bei der Provisionierung automatisch erzwungen statt nachträglich gemeldet. Weil die Rechte technisch entzogen sind, kann die Durchsetzung nicht umgangen werden. Ergebnis: deutlich weniger IT-Overhead für Governance-Aufgaben.
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Wie funktioniert das Site-Provisioning unter Valprovia?
Endnutzer beantragen Sites über Valprovia statt direkt im SharePoint Admin Center. Jeder Antrag enthält Business-Purpose, Owner und Stellvertreter, Datenklassifizierung, Lifecycle-Periode und Compliance-Anforderungen. IT genehmigt oder lehnt ab, Valprovia provisioniert konform zum hinterlegten Template - inklusive Hub-Zugehörigkeit, Bibliotheks-Struktur, Permission-Modell und Sensitivity-Label. Self-Service-Site-Erstellung im SharePoint Admin Center bleibt deaktiviert.
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Wie passt Valprovia in eine bestehende Information Architecture?
IT-Architekten definieren in Valprovia Hub-Topologie, Site-Designs, Navigation-Strukturen und Term-Store-Hierarchien. Diese Strukturen werden bei jeder neuen Site automatisch durchgesetzt und sind nachträglich nicht überschreibbar - auch nicht durch Site-Owner. Bestehende Information Architecture kann via Migration-Tool (Enterprise-Tier) übernommen und unter Valprovia-Governance gestellt werden, ohne dass Sites neu aufgebaut werden müssen.
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Wie verhindert Valprovia Oversharing auf SharePoint-Sites?
Sharing-Settings sind technisch gesperrt: externe Gäste, Anonymous-Links und Permission-Änderungen können nur durch IT-definierte Templates und Allowlists freigegeben werden. Endnutzer können diese Einstellungen nicht umgehen. Sensitivity-Labels werden bei Site-Erstellung automatisch zugewiesen und sind nachträglich nicht änderbar. Kontrolliertes Sharing verhindert außerdem, dass Microsoft 365 Copilot auf überbreit geteilte Inhalte zugreift - eine Voraussetzung dafür, Copilot sicher auszurollen.
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Was passiert mit verwaisten SharePoint-Sites?
Valprovia identifiziert inaktive Sites automatisch nach definierten Regeln (Owner-Aktivität, Zugriffe, Datum) und führt sie durch einen Lifecycle: Owner-Re-Attestierung → Read-only-Schaltung → Archivierung → Löschung. Externe Zugriffe und Anonymous-Links werden im Archiv-Prozess mitbereinigt. Inhalte bleiben gemäß Retention-Policy recoverbar.
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Brauche ich separate Lizenzen für Teams und SharePoint Governance?
Nein. Valprovia Governance ist ein Modul, das beide Plattformen gemeinsam abdeckt. Eine Lizenz pro User, drei Stufen (Standard, Professional, Enterprise). Wer Teams Governance kauft, hat automatisch SharePoint Governance - und umgekehrt.
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Können wir bestehende SharePoint-Sites nachträglich unter Valprovia-Governance bringen?
Ja. Mit dem Valprovia Migration Tool (Enterprise-Tier-Feature) werden bestehende SharePoint-Sites in das Governance-Modul importiert. Die definierten Templates und Governance-Richtlinien werden nachträglich auf diese Sites angewendet - ohne dass die Sites neu aufgebaut werden müssen.
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Wie funktioniert Permission-Inheritance unter Valprovia?
Valprovia hält Permission-Inheritance technisch erhalten: Endnutzer können sie nicht „brechen", auch nicht als Site Collection Administrator (deren Rechte sie technisch nicht haben). Granulare Custom-Rollen (Read-Only, Contributor, External Partner) werden IT-zentral definiert und automatisch durchgesetzt - kein manuelles Permission-Audit mehr.
SharePoint ohne Site Collection Admins - in 30 Minuten gezeigt
Bringen Sie Ihren Site-Backlog mit. Wir zeigen, wie der Provisioning-Workflow Anträge klassifiziert, wie das Permission-Modell über Azure-AD-Sicherheitsgruppen läuft und wie die IA bei jeder neuen Site automatisch greift. Inklusive Pricing-Vorschlag für Ihre Tenant-Größe.