Microsoft Teams Lifecycle Management
Den gesamten Workspace-Lebenszyklus steuern - von der Erstellung über die Erkennung inaktiver Teams bis zur geordneten Stilllegung. Regelbasiert pro Template, mit Owner-Benachrichtigung vor jeder Aktion. Teil des Valprovia Governance-Moduls (Standard-Tier).
Grundlagen
Was ist Lifecycle Management in Microsoft Teams?
Lifecycle Management steuert den gesamten Lebenszyklus eines Workspaces - von der Erstellung über inaktive Phasen bis zur endgültigen Löschung. Die Regeln werden pro Template definiert; jeder daraus erstellte Workspace erbt sie automatisch. So können Projektteams etwa nach 365 Tagen und Abteilungsteams nach 90 Tagen Inaktivität stillgelegt werden. Verfügbar für Microsoft Teams und SharePoint-Site-Collections.
Ein Trigger legt fest, ab wann gezählt wird: Erstelldatum, Inaktivität oder ein Metadaten-Datumsfeld. Inaktivität wird standardmäßig über den O365 Teams Activity Report erkannt (Nachrichten, Channel-Posts, Datei-Uploads und -Änderungen, Meetings) - jede Aktivität setzt den Countdown zurück. Für granularere Kriterien nutzt Extended Archiving KQL-Abfragen gegen den SharePoint-Suchindex, etwa auf eine bestimmte Bibliothek oder ein Metadatenfeld.
Der Lebenszyklus läuft dreistufig: Soft-Archivierung (Read-Only), Hard-Archivierung (Team versteckt) und Löschung - die Stufen kaskadieren automatisch. Die reine Read-Only-Stilllegung behandelt die Microsoft Teams Archivierung im Detail. Die dauerhafte Auslagerung inaktiver Dateien in den eigenen Azure Blob Storage übernimmt das separate Modul Valprovia Archive. Teil der präventiven Microsoft-Teams-Governance.
Häufige Fragen zum Lifecycle Management in Microsoft Teams
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Wie erkennt Valprovia, dass ein Team inaktiv ist?
Standardmäßig über den O365 Teams Activity Report (Nachrichten, Posts, Datei-Uploads und -Änderungen, Meetings) via Microsoft Graph. Optional über SharePoint-Search-KQL-Abfragen für granulare Kriterien. Jede erkannte Aktivität setzt den Inaktivitäts-Countdown zurück.
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Welche Lifecycle-Aktionen gibt es?
Drei Stufen: Soft-Archivierung (Workspace read-only, bleibt sichtbar), Hard-Archivierung (nur Teams - Nutzer entfernt, Team versteckt, Dokumente read-only per SharePoint) und Löschung. Die Stufen kaskadieren automatisch anhand der pro Template konfigurierten Fristen.
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Werde ich vor einer automatischen Aktion benachrichtigt?
Ja. Vor jeder automatischen Aktion erhalten alle Owner E-Mails in bis zu drei konfigurierbaren Stufen (z.B. 30, 15 und 1 Tag vorher) mit Workspace-Name, geplantem Datum und einem Link zum Verschieben.
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Können Owner eine Aktion verschieben?
Ja, sofern im Template erlaubt - per Verschiebe-Link aus der Benachrichtigung. Die Anzahl ist über einen Max Extension Count begrenzbar; beim Verschieben werden die Folgetermine proportional neu berechnet.
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Kann ich unterschiedliche Regeln für verschiedene Team-Typen setzen?
Ja. Lifecycle-Regeln werden pro Template konfiguriert; jeder Workspace erbt die Regeln seines Templates - etwa Projektteams nach 365 Tagen, Abteilungsteams nach 90 Tagen Inaktivität.
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Gilt Lifecycle Management auch für SharePoint-Sites?
Ja, für SharePoint-Site-Collections - allerdings ohne Hard-Archivierungs-Stufe, da die Soft-Archivierung dort bereits vollen Read-Only-Zugriff erreicht.
Den Workspace-Lebenszyklus automatisiert im Griff
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