Sie stehen vor einem Dynamics-365- und SharePoint-Integrationsprojekt und müssen Entscheidungen über die Integration treffen. Wenn Sie Dynamics 365 zum ersten Mal mit SharePoint integrieren wollen, müssen Sie diese fünf wichtigen Bausteine in Ihrem Konzept miteinbeziehen.
Sie können das beste Document Management in Dynamics 365 durch die Ablage der Dokumente in SharePoint erreichen. Nachdem die Dokumente in SharePoint abgelegt wurden, müssen Dokumentenverwaltungsprozesse zum Tragen kommen und die restlichen Prozesse übernehmen. Dadurch können Sie von den Stärken von SharePoint profitieren. Im Gegensatz zu Dynamics 365 ist SharePoint für die Ablage von Dokumenten ausgelegt.
Sie haben die Rolle des Applikationsverantwortlichen in Ihrem Unternehmen inne oder Sie sind Dienstleister und möchten die Kundenanforderungen optimal erfüllen. Von Ihrem technischen Kollegen hören Sie womöglich, dass die Lösung die Umsetzung eines Power Automate Workflows ist, sobald Sie sich mit ihm über die Anforderungen von Dynamics 365 Document Management austauschen. Es gibt zahlreiche Gründe für die Integration von Dynamics 365 mit SharePoint. Sie werden in diesem Artikel erfahren, auf welche Kriterien Sie bei der Integration der zwei Technologien achten müssen.
Was bedeutet Dokumentenverwaltung in Dynamics 365?
Dynamics 365 Attachments sind die einzige Möglichkeit, die Dokumente in Dynamics 365 zu speichern. Zusätzlich dazu sind die Dynamics 365 Attachments ziemlich weit weg von dem Document Management, was man von einem standardmäßigen Document Management erwarten kann. Deswegen besitzt Dynamics 365 ein Feature namens Document Management, mit dem Sie Ihre Dynamics-365-Dokumente in SharePoint ablegen können.
Weshalb Sie sich mit dem Thema auseinandersetzen sollten, obwohl Dynamics 365 ein Standard-Feature für Document Management anbietet
Die Frage ist berechtigt. Funktioniert es nicht so, dass man einfach das Document Management Feature von Dynamics 365 aktiviert und anfängt, die Lösung zu konsumieren? Die Antwort darauf ist nein, wenn Sie später ein großes Migrationsprojekt vermeiden möchten, um Ihre Umgebung und Dokumente aufzuräumen. Es gibt fünf Aspekte, die man vor der Aktivierung des Document Management Features für sich auswerten muss.
Grundprinzipien von Dynamics 365 und SharePoint Integration
Grundprinzip der Dynamics 365 und SharePoint Integration ist die Erstellung eines Ablageortes (Workspace) in SharePoint für jeden Datensatz.
Ihre Dynamics-365-Umgebung besteht aus unterschiedlichen Entitäten (wie Account, Quote, Contact, Lead, Opportunity usw.). Die Entitäten stellen die Grundstruktur für die Datensätze dar. Nach der Definition der Entitäten werden Datensätze erstellt, um die Daten in Ihrem System zu speichern.
Ein Ablageort kann durch unterschiedliche SharePoint-Artefakte entworfen werden, wie SharePoint Ordner, SharePoint Document Set oder SharePoint Site Collection.
Bei den Dynamics 365 und SharePoint Integrationslösungen werden die folgenden Ziele erreicht:
- Erstellung der Ablageorte für Dynamics 365 Datensätze und deren Strukturierung nach Entitätstypen
- Zuordnung der Dynamics-365-Berechtigungen zu SharePoint-Berechtigungen und deren Übertragung
- Übertragung von Metadaten von Dynamics-365-Datensätzen zu Dokumenten, die in SharePoint abgelegt worden sind
- Ermöglichung einer verbesserten Search-Experience in SharePoint
Terminologie von Dynamics 365 und SharePoint Integration
Um die Dynamics 365 und SharePoint Integration besser verstehen zu können, muss man die folgenden Begriffe kennen.
| Begriff | Relevante Plattform | Beschreibung |
|---|---|---|
| Entity | Dynamics 365 | Entitäten werden verwendet, um Geschäftsdaten in Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) zu modellieren und zu verwalten. Beispielsweise können Entitäten wie Firma, Kampagne und Vorfall (Anfrage) verwendet werden, um Vertriebs-, Marketing- und Serviceaktivitäten nachzuverfolgen und zu unterstützen. |
| Datensatz | Dynamics 365 | Die Erstellung eines Entitätsdatensatzes (oder einfach eines Datensatzes) in Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) entspricht dem Hinzufügen einer Zeile in einer Datenbanktabelle. |
| Metadata | Dynamics 365 | Die Metadaten für eine Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) Organisation enthalten Definitionen für die Entitäten, Attribute und die Beziehungen zwischen den Entitäten. |
| Workspace | SharePoint Online | Workspace ist ein Begriff, der bei den Dynamics 365 und SharePoint Integrationsprojekten verwendet wird. Workspace ist eine Darstellung eines Ablageortes in SharePoint, auf dem die Dynamics 365 Dokumente gespeichert werden. Ein Workspace kann in vier unterschiedlichen Formen vorkommen: Ordner, Document Set, SharePoint SiteCollection oder Microsoft Teams Group. |
| Metadata | SharePoint Online | Spalten in einer Liste oder Bibliothek helfen Ihnen beim Gruppieren, Kategorisieren und Nachverfolgen von Informationen. Spaltentypen umfassen eine einzelne Textzeile, eine Dropdownliste mit Optionen, eine Zahl, die aus anderen Spalten berechnet wird, und eine Spalte, in der Sie den Namen einer Person auswählen können. |
Wie sieht eine Dynamics 365 und SharePoint Integration aus?
Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, Dynamics 365 mit SharePoint zu integrieren. Hier ist ein Beispiel, wie der Ablauf einer Dynamics 365 und SharePoint Integration abgebildet werden kann:
- Ein Datensatz wird in Dynamics 365 erstellt.
- Für den Datensatz wird ein Ablageort bzw. Workspace in SharePoint erstellt.
- Die Berechtigungen und Metadaten des Dynamics-365-Datensatzes werden in den SharePoint Workspace übertragen.
- Ein Dokument wird in Dynamics 365 auf den erstellten Datensatz hochgeladen.
- Das Dokument wird im Hintergrund unter dem Workspace in SharePoint abgelegt.
- Die Metadaten des Datensatzes werden auf das Dokument übertragen.
- Auf das Dokument können nur die Benutzer zugreifen, die auf den Datensatz in Dynamics zugreifen dürfen.
- Das hochgeladene Dokument wird in Dynamics unter dem Datensatz aufgelistet.
5 Bausteine der Dynamics 365 und SharePoint Integration
Folgende Aspekte zur Dynamics 365 und SharePoint Integration müssen ausgewertet werden:
- Ablagestrukturen
- Berechtigungen
- Metadaten
- Suche
- Limitierungen
Ablagestrukturen
Ablagestrukturen sind einer der wichtigsten Bausteine bei der Integration von Dynamics 365 und SharePoint. Das gesamte Integrationskonzept wird auf Basis der ausgewählten Ablagestruktur bestimmt. Hier ist es besonders wichtig, die Skalierbarkeit der Lösung zu berücksichtigen. Außerdem muss eine Entscheidung darüber getroffen werden, ob man mit einer flachen oder hierarchischen Ablagestruktur arbeiten möchte. Mehr Hierarchie bringt mehr Komplexität in die Integrationslösung. Dadurch wird die Fehleranfälligkeit in der Lösung gesteigert.
Berechtigungen
Die Notwendigkeit von Berechtigungen besteht immer, auch wenn man sie am Anfang einer Integrationslösung nicht identifiziert. Die Ablagestruktur muss nach der Erarbeitung eines Berechtigungskonzeptes noch mal validiert werden. Das Berechtigungskonzept kann Änderungen der Ablagestruktur verursachen. Beim Berechtigungskonzept muss definiert werden, wie die Berechtigungen nach SharePoint übertragen werden und welche Berechtigungsstufe bei der Synchronisation verwendet wird. Dynamics 365 kann Berechtigungen auf 3 Stufen setzen:
- Business Unit
- Team
- Access Team
Die Zuordnung der unterschiedlichen Berechtigungsstufen muss den SharePoint-Berechtigungsstrukturen zugeordnet werden. Die Zuordnung kann komplexer werden als gedacht. Deswegen ist hierbei auf die Vereinfachung des Systems zu achten, um Systemfehler zu vermeiden.
Metadaten
Pro Entität muss definiert werden, welche Dynamics-365-Attribute auf die Dokumente übertragen werden. Hierbei ist es wichtig, eine Balance zu finden. Zu wenige Metadaten reduzieren die Akzeptanz, da der Inhalt eines Dokumentes nicht ersichtlich ist und somit nicht verstanden werden kann, um welches Dokument es sich dabei handelt. Zu viele Metadaten hingegen erhöhen das Fehlerrisiko.
Suche
Für eine bessere Search-Experience muss definiert werden, welcher Benutzerkreis auf die Dokumente zugreifen wird. Außerdem ist es wichtig, die Verantwortlichen und die Zugriffsart zu definieren, damit für unterschiedliche Benutzerkreise unterschiedliche Suchergebnisse dargestellt werden können. Die Suche erhöht die Produktivität der Mitarbeiter, die auf die Dynamics-365-Dokumente zugreifen.
Limitierungen
Beim gesamten System müssen die Systemlimitierungen beachtet werden. Dynamics 365 und SharePoint Online haben unterschiedliche Systemlimitierungen, mit denen unterschiedlich umgegangen werden muss. Ein Austausch mit Experten ist unerlässlich, will man zukünftige hohe Zusatzaufwände vermeiden. Viele Dynamics-365- und SharePoint-Integrationslösungen fangen problemlos an. Erst später bemerkt man die Probleme, die man bei der Systemauslegung nicht berücksichtigt hatte.
So geht das Document Management Feature von Dynamics 365 mit den definierten Bausteinen um
Im Standard können die folgenden Bausteine nicht mit dem Dynamics 365 Document Management Feature abgebildet werden:
- Ablagestrukturen
- Metadatenübertragung
- Berechtigungsübertragung
- Skalierbarkeit
- Filtern von Dynamics-365-Dokumenten nach bestimmten Kriterien, z. B. Auffinden der Dokumente, die zu einem bestimmten Account gehören
Gibt es alternative Dynamics-365- und SharePoint-Integrationslösungen als Standard Dynamics 365 Document Management Feature?
Es gibt 3rd-Party Integrationslösungen, bei denen die 5 wichtigsten Bausteine mitberücksichtigt sind. Sie können die Lösungen in Einsatz nehmen und vom Reifegrad der Lösungen profitieren. Dabei verkürzen Sie die Projekt-Timeline und reduzieren den individuellen Umsetzungsaufwand.
Fazit
In diesem Artikel haben wir Ihnen eine Hilfestellung angeboten, die Sie bei Ihrer Entscheidung unterstützt, nach welchen Kriterien Sie Dynamics 365 und SharePoint integrieren sollten. Auf Basis Ihrer Anforderungen können Sie die einzelnen beschriebenen Bausteine auswerten und eine passende Architektur für Ihr Unternehmen oder für Ihren Kunden auslegen.
Häufig gestellte Fragen zum Document Management in Dynamics 365
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Was sind die 5 Bausteine der Dynamics 365 und SharePoint Integration?
Vor einem Dynamics-365- und SharePoint-Integrationsprojekt müssen fünf Aspekte ausgewertet werden: Ablagestrukturen, Berechtigungen, Metadaten, Suche und Limitierungen. Die Ablagestruktur bestimmt das gesamte Integrationskonzept, das Berechtigungskonzept kann sie noch verändern, pro Entität muss festgelegt werden, welche Metadaten übertragen werden, die Suche verbessert die Produktivität, und die Systemlimitierungen von Dynamics 365 und SharePoint müssen beachtet werden.
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Warum sollte man Dynamics-365-Dokumente in SharePoint ablegen?
Dynamics 365 Attachments sind die einzige native Möglichkeit, Dokumente in Dynamics 365 zu speichern - sie liegen aber weit weg von einem professionellen Document Management. SharePoint ist im Gegensatz zu Dynamics 365 explizit für die Ablage von Dokumenten ausgelegt. Deshalb bietet Dynamics 365 das Feature Document Management, mit dem Sie Ihre Dynamics-365-Dokumente in SharePoint ablegen und von den Stärken von SharePoint profitieren.
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Welche Bausteine deckt das Standard Document Management Feature von Dynamics 365 nicht ab?
Im Standard können folgende Bausteine nicht abgebildet werden: Ablagestrukturen, Metadatenübertragung, Berechtigungsübertragung, Skalierbarkeit sowie das Filtern von Dynamics-365-Dokumenten nach bestimmten Kriterien, etwa das Auffinden aller Dokumente zu einem bestimmten Account. Für diese Punkte braucht es zusätzliche Konfiguration, Custom Development oder eine 3rd-Party-Lösung.
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Was ist ein Workspace in der Dynamics 365 und SharePoint Integration?
Ein Workspace ist die Darstellung eines Ablageortes in SharePoint, auf dem die Dynamics-365-Dokumente gespeichert werden. Grundprinzip der Integration ist, für jeden Datensatz einen solchen Ablageort zu erstellen. Ein Workspace kann in vier Formen vorkommen: Ordner, Document Set, SharePoint Site Collection oder Microsoft Teams Group.
