Die 5 wichtigsten Bausteine für das Document Management in Dynamics 365

Was bedeutet Dokumentenverwaltung in Dynamics 365? 

Dynamics 365 Attachments sind die einzige Möglichkeit, die Dokumente in Dynamics 365 zu speichern. Zusätzlich dazu sind die Dynamics 365 Attachments ziemlich weit weg von dem Document Management, was man von einem standardmäßigen Document Management erwarten kann. Deswegen besitzt Dynamics 365 ein Feature namens „Document Management“, mit dem Sie Ihre Dynamics-365-Dokumente in SharePoint ablegen können. 

Weshalb Sie sich mit dem Thema auseinandersetzen sollten, obwohl Dynamics 365 ein Standard-Feature für Document Management anbietet 

Die Frage ist berechtigt. Funktioniert es nicht so, dass man einfach das Document Management Feature von Dynamics 365 aktiviert und anfängt, die Lösung zu konsumieren? Die Antwort darauf ist nein, wenn Sie später ein großes Migrationsprojekt vermeiden möchten, um Ihre Umgebung und Dokumente aufzuräumen. Es gibt die fünf Aspekte, die man vor der Aktivierung des Document Management Features für sich auswerten muss. 

Grundprinzipen von Dynamics 365 und SharePoint Integration 

Grundprinzip der Dynamics 365 und SharePoint Integration ist die Erstellung eines Ablageortes (Workspace) in SharePoint für jeden Datensatz. 

Ihre Dynamics-36- Umgebung besteht aus unterschiedlichen Entitäten (wie Account, Quote, Contact, Lead, Opportunity usw.). Die Entitäten stellen die Grundstruktur für die Datensätze dar. Nach der Definition der Entitäten werden Datensätze erstellt, um die Daten in Ihrem System zu speichern. 

Ein Ablageort kann durch unterschiedliche SharePoint Artefakte entworfen werden, wie SharePoint Ordner, SharePoint Document Set, SharePoint Site Collection.  

Bei der Dynamics 365 und SharePoint Integrationslösungen werden die folgenden Ziele erreicht: 

• Erstellung der Ablageorte für Dynamics 365 Datensätze und deren Strukturierung nach Entitätstypen 
• Zuordnung der Dynamics-365-Berechtigungen zu SharePoint-Berechtigungen und deren Übertragung 
• Übertragung von Metadaten von Dynamics-365-Datensätzen zu Dokumenten, die in SharePoint abgelegt worden sind. 
• Ermöglichung einer verbesserten Search-Experience in SharePoint 

Terminologie von Dynamics 365 und SharePoint Integration 

Um die Dynamics 365 und SharePoint Integration besser verstehen zu können, muss man die folgenden Begriffe kennen. 

Wie sieht eine Dynamics 365 und SharePoint Integration aus? 

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, Dynamics 365 mit SharePoint zu integrieren. Hier ist es ein Beispiel, wie der Ablauf einer Dynamics 365 und SharePoint Integration abgebildet werden kann:

1. Ein Datensatz wird in Dynamics 365 erstellt. 
2. Für den Datensatz wird ein Ablageort bzw. Workspace in SharePoint erstellt. 
3. Die Berechtigungen und Metadaten des Dynamics-365-Datensatzes werden in den SharePoint Workspace übertragen. 
4. Ein Dokument wird in Dynamics 365 auf den erstellten Datensatz hochgeladen. 
5. Das Dokument wird im Hintergrund unter dem Workspace in SharePoint abgelegt. 
6. Die Metadaten des Datensatzes werden auf das Dokument übertragen 
7. Auf das Dokument können nur die Benutzer zugreifen, die auf den Datensatz in Dynamics zugreifen dürfen. 
8. Das hochgeladene Dokument wird in Dynamics unter dem Datensatz aufgelistet 

5 Bausteine der Dynamics 365 und SharePoint Integration 

Folgende Aspekte zur Dynamics 365 und SharePoint Integration müssen ausgewertet werden: 

1. Ablagestrukturen  
2. Berechtigungen 
3. Metadaten 
4. Suche 
5. Limitierungen 

Ablagestrukturen:

Ablagestrukturen sind einer der wichtigsten Bausteine bei der Integration von Dynamics 365 und SharePoint. Das gesamte Integrationskonzept wird auf Basis der ausgewählten Ablagestruktur bestimmt. Hier ist es besonders wichtig, die Skalierbarkeit der Lösung zu berücksichtigen. Außerdem muss eine Entscheidung darüber getroffen werden, ob man mit einer flachen oder hierarchischen Ablagestruktur arbeiten möchte. Mehr Hierarchie bringt mehr Komplexität in die Integrationslösung. Dadurch wird die Fehleranfälligkeit in der Lösung gesteigert. 

Berechtigungen:

Die Notwendigkeit von Berechtigungen besteht immer, auch wenn man sie am Anfang einer Integrationslösung nicht identifiziert. Die Ablagestruktur muss nach der Erarbeitung eines Berechtigungskonzeptes noch mal validiert werden. Das Berechtigungskonzept kann Änderungen der Ablagestruktur verursachen. Beim Berechtigungskonzept muss definiert werden, wie die Berechtigungen nach SharePoint übertragen werden und welche Berechtigungsstufe bei der Synchronisation verwendet wird. Dynamics 365 kann Berechtigungen auf 3 Stufen setzen: 

• Business Unit 
• Team 
• Access Team 

Die Zuordnung der unterschiedlichen Berechtigungsstufen muss den SharePoint-Berechtigungsstrukturen zugeordnet werden. Die Zuordnung kann komplexer werden als gedacht. Deswegen ist hierbei auf die Vereinfachung des Systems zu achten, um Systemfehler zu vermeiden. 

Metadaten:

Pro Entität muss definiert werden, welche Dynamics-365-Attribute auf die Dokumente übertragen werden. Hierbei ist es wichtig, eine Balance zu finden. Zu wenige Metadaten reduzieren die Akzeptanz, da der Inhalt eines Dokumentes nicht ersichtlich ist und somit nicht verstanden werden kann, um welches Dokument es sich dabei handelt. Zu viele Metadaten hingegen erhöhen das Fehlerrisiko. 

Suche:

Für eine bessere Search-Experience muss definiert werden, welcher Benutzerkreis auf die Dokumente zugreifen wird. Außerdem ist es wichtig, die Verantwortlichen und die Zugriffsart zu definieren, damit für unterschiedliche Benutzerkreise unterschiedliche Suchergebnisse dargestellt werden können. Die Suche erhöht die Produktivität der Mitarbeiter, die auf die Dynamics-365-Dokumente zugreifen. 

Limitierungen:

Beim gesamten System müssen die Systemlimitierungen beachtet werden. Dynamics 365 und SharePoint Online haben unterschiedliche Systemlimitierungen, mit denen unterschiedlich umgegangen werden muss. Ein Austausch mit Experten ist unerlässlich, will man zukünftige hohe Zusatzaufwände vermeiden. Viele Dynamics-365- und SharePoint-Integrationslösungen fangen problemlos an. Erst später bemerkt man die Probleme, die man bei der Systemauslegung nicht berücksichtigt hatte. 

So geht das Document Management Feature von Dynamics 365 mit den definierten Bausteinen um 

Im Standard können die folgenden Bausteine nicht mit dem Dynamics 365 Document Management Feature abgebildet werden: 

• Ablagestrukturen 
• Metadatenübertragung 
• Berechtigungsübertragung 
• Skalierbarkeit 
• Filtern von Dynamics-365-Dokumenten nach bestimmten Kriterien, z. B. Auffinden der Dokumente, die zu einem bestimmten Account gehören

Gibt es alternative Dynamics-365- und SharePoint-Integrationslösungen als Standard Dynamics 365 Document Management Feature? 

Es gibt 3rd-Party Integrationslösungen, bei denen die 5 wichtigsten Bausteine mitberücksichtigt sind. Sie können die Lösungen in Einsatz nehmen und vom Reifegrad der Lösungen profitieren. Dabei verkürzen Sie die Projekt-Timeline und reduzieren den individuellen Umsetzungsaufwand.