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5 wichtigsten Bausteine für das Document Management in Dynamics 365

Sie stehen vor einem Dynamics 365 und SharePoint Integrationsprojekt und müssen die Entscheidungen über die Integration treffen. Wenn Sie Dynamics 365 zum ersten Mal mit SharePoint integrieren werden, müssen Sie diese fünf wichtigen Bausteine in Ihrem Konzept integrieren. 

Sie können das beste Document Management in Dynamics 365 durch die Ablage der Dokumente in SharePoint erreichen. Nachdem die Dokumente in SharePoint abgelegt wurden, müssen die Dokumentenverwaltungsprozesse zum Tragen kommen und die restlichen Prozesse übernehmen. Dadurch können Sie von den Stärken von SharePoint profitieren. Im Gegensatz zu Dynamics 365 ist SharePoint für die Ablage der Dokumente ausgelegt. 

Sie haben die Rolle des Applikationsverantwortlichen in Ihrem Unternehmen oder Sie sind Dienstleister und möchten die Kundenanforderungen optimal erfüllen. Von Ihrem technischen Kollegen hören Sie womöglich, dass die Lösung die Umsetzung eines Power Automate Workflows ist, sobald Sie sich mit ihm über die Anforderungen von Dynamics 365 Document Management austauschen. Es gibt zahlreiche Gründe Dynamics 365 mit SharePoint zu integrieren. Sie werden in diesem Artikel erfahren, auf welche Kriterien Sie bei der Integration der zwei Technologien achten müssen. 

 

Was bedeutet Dokumentenverwaltung in Dynamics 365? 

Dynamics 365 Attachments sind leider die einzige Möglichkeit, die Dokumente in Dynamics 365 zu speichern. Zusätzlich dazu sind die Dynamics 365 Attachments ziemlich weit weg von dem Document Management, was man von einer Standarten Document Management erwarten kann. Deswegen hat Dynamics 365 ein Feature namens „Document Management“, mit dem Sie Ihre Dynamics 365 Dokumente in SharePoint ablegen können. 

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Weshalb Sie sich mit dem Thema auseinandersetzen sollten, obwohl Dynamics 365 ein Standard-Feature für Document Management anbietet 

Die Frage ist berechtigt. Funktioniert es nicht so, dass man einfach das Document Management Feature von Dynamics 365 aktiviert und anfängt die Lösung zu konsumieren? Die Antwort darauf ist nein, wenn Sie später ein großes Migrationsprojekt vermeiden möchten, um Ihre Umgebung und Dokumente aufzuräumen. Es gibt die fünf Aspekte, die man vor der Aktivierung des Document Management Features für sich auswerten muss. 

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Grundprinzipen von Dynamics 365 und SharePoint Integration 

Grundprinzip der Dynamics 365 und SharePoint Integration ist die Erstellung eines Ablageortes (Workspace) in SharePoint für jeden Datensatz. 

Ihre Dynamics 365 Umgebung besteht aus unterschiedlichen Entitäten (wie Account, Quote, Contact, Lead, Opportunity usw.). Die Entitäten stellen die Grundstruktur für die Datensätze dar. Nach der Definition der Entitäten werden Datensätze erstellt, um die Daten in Ihrem System zu speichern. 

Ein Ablageort kann durch unterschiedliche SharePoint Artefakte entworfen werden, wie SharePoint Ordner, SharePoint Document Set, SharePoint Site Collection.  

Bei der Dynamics 365 und SharePoint Integrationslösungen werden die folgenden Ziele erreicht: 

  • Erstellung der Ablageorte für Dynamics 365 Datensätze und deren Strukturierung nach Entitätstypen 
  • Zuordnung der Dynamics 365 Berechtigungen zu SharePoint Berechtigungen und deren Übertragung 
  • Übertragung von Metadaten von Dynamics 365 Datensätzen zu Dokumenten, die in SharePoint abgelegt worden sind. 
  • Ermöglichung einer verbesserten Search-Experience in SharePoint 

Terminologie über die Dynamics 365 und SharePoint Integration 

Um die Dynamics 365 und SharePoint Integration besser verstehen zu können, muss man die folgenden Begriffe kennen. 

Begriff 

Relevante Plattform 

Beschreibung 

Entity 

Dynamics 365 

Entitäten werden verwendet, um Geschäftsdaten in Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) zu modellieren und zu verwalten. Beispielsweise können Entitäten wie Firma, Kampagne und Vorfall (Anfrage) verwendet werden, um Vertriebs-, Marketing- und Serviceaktivitäten nachzuverfolgen und zu unterstützen. 
 
Quelle: Microsoft 

Datensatz 

Dynamics 365 

Die Erstellung einen Entitätsdatensatzes (oder einfach eines Datensatzes) in Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) entspricht dem Hinzufügen einer Zeile in einer Datenbanktabelle. 

 

Quelle: Microsoft 

Metadata 

Dynamics 365 

Die Metadaten für eine Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises)-Organisation enthalten die Definitionen für die Entitäten, Attribute, und die Beziehungen zwischen den Entitäten. Weitere Informationen finden Sie unter Metadaten und die Datenmodelle in Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises).  

Workspace 

SharePoint Online 

Workspace ist ein Begriff, der bei den Dynamics 365 und SharePoint Integrationsprojekten verwendet wird. Workspace ist eine Darstellung eines Ablageortes in SharePoint, auf dem die Dynamics 365 Dokumente gespeichert werden. Ein Workspace kann bei den Dynamics 365 und SharePoint Integrationsprojekten in vier unterschiedlichen Formen vorkommen: 

  • Ordner als Workspace 
  • Document Set als Workspace 
  • SharePoint SiteCollection als Workspace 
  • Microsoft Teams Group als Workspace 

Metadata 

SharePoint Online 

Spalten in einer Liste oder Bibliothek helfen Ihnen beim Gruppieren, Kategorisieren und Nachverfolgen von Informationen. Spaltentypen umfassen eine einzelne Textzeile, eine Dropdownliste mit Optionen, eine Zahl, die aus anderen Spalten berechnet wird, und eine Spalte, in der Sie den Namen einer Person auswählen können. 

 Quelle: Microsoft 

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Wie sieht eine Dynamics 365 und SharePoint Integration aus? 

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten Dynamics 365 mit SharePoint zu integrieren. Hier ist es ein Beispiel, wie der Ablauf einer Dynamics 365 und SharePoint Integration abgebildet werden kann:

Schematische Darstellung zum Ablauf einer Dynamics 365 und SharePoint Integration 

  1. Ein Datensatz wird in Dynamics 365 erstellt. 
  2. Für den Datensatz wird ein Ablageort bzw. Workspace in SharePoint erstellt. 
  3. Die Berechtigungen und Metadaten des Dynamics 365 Datensatzes werden in den SharePoint Workspace übertragen. 
  4. Ein Dokument wird in Dynamics 365 auf den erstellten Datensatz hochgeladen. 
  5. Das Dokument wird im Hintergrund unter dem Workspace in SharePoint abgelegt. 
  6. Die Metadaten des Datensatzes werden auf das Dokument übertragen 
  7. Auf das Dokument können nur die Benutzer zugreifen, die auf den Datensatz in Dynamics zugreifen dürfen. 
  8. Das hochgeladene Dokument wird in Dynamics unter dem Datensatz aufgelistet 
Darstellung mit Valprovia Dynamics Integrator

5 Bausteine der Dynamics 365 und SharePoint Integration 

Folgende Aspekte zur Dynamics 365 und SharePoint Integration müssen ausgewertet werden: 

  1. Ablagestrukturen  
  2. Berechtigungen 
  3. Metadaten 
  4. Suche 
  5. Limitierungen 

Ablagestrukturen:

Ablagestrukturen sind einer der wichtigsten Bausteine bei der Integration von Dynamics 365 und SharePoint. Das gesamte Integrationskonzept wird auf Basis der ausgewählten Ablagestruktur bestimmt. Hier ist besonders wichtig die Skalierbarkeit der Lösung zu berücksichtigen. Außerdem muss eine Entscheidung darüber getroffen werden, ob man mit einer flachen oder hierarchischen Ablagestruktur arbeiten möchte. Mehr Hierarchie bringt mehr Komplexität in die Integrationslösung. Dadurch wird die Fehlerquelle in der Lösung gesteigert. 

Berechtigungen:

Notwendigkeit an Berechtigungen besteht immer, obwohl man am Anfang einer Integrationslösung die Notwendigkeit nicht identifiziert hat. Die Ablagestruktur muss nach der Erarbeitung eines Berechtigungskonzeptes noch mal validiert werden. Das Berechtigungskonzept kann Änderungen der Ablagestruktur verursachen. Beim Berechtigungskonzept muss definiert werden, wie die Berechtigungen nach SharePoint übertragen werden und welche Berechtigungsstufe bei der Synchronisation verwendet wird. Dynamics 365 kann Berechtigungen auf 3 Stufen setzen: 

  • Business Unit 
  • Team 
  • Access Team 

Die Zuordnung der unterschiedlichen Berechtigungsstufen muss den SharePoint Berechtigungsstrukturen zugeordnet werden. Die Zuordnung kann komplexer werden als gedacht. Deswegen ist hierbei auf die Vereinfachung des Systems zu achten, um Systemfehler zu vermeiden. 

Metadaten:

Pro Entität muss definiert werden, welche Dynamics 365 Attribute auf die Dokumente übertragen werden. Hierbei ist es wichtig eine Balance zu finden. Zu wenig Metadaten reduzieren die Akzeptanz, da der Inhalt eines Dokumentes nicht ersichtlich ist und somit nicht verstanden werden kann, um welches Dokument es sich dabei handelt. Zu viele Metadaten hingegen erhöhen das Fehlerrisiko. 

Suche:

Für eine bessere Search-Experience muss definiert werden, welcher Benutzerkreis auf die Dokumente zugreifen wird. Außerdem ist es wichtig die Verantwortlichen und die Zugriffsart zu definieren, damit für unterschiedliche Benutzerkreise unterschiedliche Suchergebnisse dargestellt werden können. Die Suche erhöht die Produktivität der Mitarbeiter, die auf die Dynamics 365 Dokumente zugreifen. 

Limitierungen:

Beim gesamten System müssen die Systemlimitierungen beachtet werden. Dynamics 365 und SharePoint Online haben unterschiedliche Systemlimitierungen, mit denen unterschiedlich umgegangen werden muss. Ein Austausch mit Experten ist unerlässlich, will man zukünftige hohe Zusatzaufwände vermeiden. Viele Dynamics 365 und SharePoint Integrationslösungen fangen problemlos an. Erst später bemerkt man die Probleme, die man bei der Systemauslegung nicht berücksichtigt hatte. 

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So geht das Document Management Feature von Dynamics 365 mit den definierten Bausteinen um 

Im Standard können die folgenden Bausteine nicht mit dem Dynamics 365 Document Management Feature abgebildet werden: 

  • Ablagestrukturen 
  • Metadatenübertragung 
  • Berechtigungsübertragung 
  • Skalierbarkeit 
  • Filtern Dynamics 365 Dokumente nach bestimmten Kriterien. Z.B.: Auffinden der Dokumente, die zu einem bestimmten Account gehören. 

Gibt es alternative Dynamics 365 und SharePoint Integrationslösungen als Standard Dynamics 365 Document Management Feature? 

Es gibt 3rd-Party Integrationslösungen, bei denen die 5 wichtigsten Bausteine mitberücksichtigt sind. Sie können die Lösungen in Einsatz nehmen und vom Reifegrad der Lösungen profitieren. Dabei verkürzen Sie die Projekt Timeline und reduzieren den individuellen Umsetzungsaufwand . 

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Fazit

In diesem Artikel haben wir versucht, Sie bei Ihrer Entscheidung zu unterstützen, nach welchen Kriterien Sie die Dynamics 365 und SharePoint integrieren können. Auf Basis Ihrer Anforderungen können Sie die einzelne beschriebenen Bausteine auswerten und eine passende Architektur für Ihr Unternehmen oder für Ihren Kunden auslegen.