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4 Gründe für die Ablage von Dynamics 365 Attachments in SharePoint

Wenn Ihr Unternehmen sehr viele Dateien als Attachments (Notes) in Dynamics 365 speichert, werden die Speicherkosten früher oder später sehr teuer. Sie gehören nicht zu den Ersten, die auf die Idee kommen, die Dokumente in SharePoint günstig und strukturiert speichern zu möchten. 

Welche Speicherplatzkapazitäten bietet Dynamics 365 an? 

Eine pauschale Antwort auf die Frage gibt es leider nicht. Der Dynamics 365 Speicherplatz wird auf Basis der Lizenzen und Benutzer errechnet. Dadurch hat jede Dynamics 365 Umgebung unterschiedliche Speicherkapazitäten.  

Kosten für Speicher sind kein Thema. Gibt es weitere Gründe? 

Wenn Sie ausreichend Budget für die Speicherkosten eingeplant haben, gibt es trotzdem weitere Argumente, die Dateien dennoch nicht als Attachments zu speichern. Besonders spielt die Informationsarchitektur eine große Rolle. Bei Dynamics 365 Attachments gibt es keine Möglichkeit, die Dateien mit Metadaten zu verschlagworten und sie zu suchen. 

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Welche Limitierungen haben Dynamics 365 Attachments (Anhänge oder Notes)? 

Es ist leider keine gute Idee, Dynamics 365 Attachments zu nutzen. Die Gründe dafür sind: 

  1. Power Automate Integration: Sie können mit Power Automate Genehmigungsworkflows für Ihre Dokumente starten. Die Genehmigungsworkflows für die Dynamics 365 Attachments werden im Standard nicht unterstützt. 
  2. Power Platform Integration: Dynamics 365 Attachments bieten limitierte/keine Integration zur Power Platform. Wenn Sie strategisch auf Power Platform gesetzt haben, ist es bedenklich die Dynamics 365 Attachments zu nutzen. 
  3. Nicht durchsuchbar: Die Dynamics 365 Attachments können nicht über die globale Suche gefunden werden. Dadurch verlieren Ihre Mitarbeiter während der Dokumentensuche Zeit. Es gibt zahlreiche Studien darüber, wie viel Zeit man mit der Dokumentensuche verlieren kann. 
  4. Keine erweiterten Berechtigungen: Für die Dynamics 365 Anhänge können keine individuellen Berechtigungen vergeben werden. Dadurch haben die Mitarbeiter, die auf den Datensatz Zugriff haben, auf alle Dokumente des Dynamics 365 Datensatzes Zugriff.  
  5. Keine Sharing Möglichkeiten: Man kann die Dynamics 365 Attachments mit anderen Benutzern nicht teilen. Jeder Benutzer muss eine Dynamics 365 Lizenz besitzen, um auf die Attachments zugreifen zu können. Das bremst die Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitern. 
  6. Limitierte Kollaborationsfeatures: Die Dynamics 365 Attachments können nicht parallel von mehreren Mitarbeitern bearbeitet werden. Außerdem bietet Dynamics 365 Attachments keine Versionierung der Dokumente. 

Wie Dynamics 365 Attachments umgangen werden, um sie nicht in Dynamics 365 zu speichern 

Defaultmäßig werden die Attachments in der Dynamics 365 Datenbank gespeichert, die für Ihre Subscription bereitgestellt ist. Viele Unternehmen wählen den Weg, Attachments in Azure Blobstorage zu speichern, um die Speicherkosten zu optimieren. Im Standard unterstützt Dynamics 365 die Auslagerung von Attachments nach Azure Blob Storage nicht. Dafür müssen Sie eine Implementierung vornehmen, die Ihnen das Speichern Ihre Dokumente in Azure Blob Storage erlaubt. 

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Nachteile der Auslagerung der Dynamics 365 Attachments in Azure Blob Storage 

Einerseits können Sie durch die Auslagerung der Dokumente in Azure Blob Storage die Speicherkosten optimieren. Andererseits werden nicht alle Herausforderungen gemeistert. Beispielsweise bleiben Herausforderungen, die sie beim Einsatz von Attachments haben - wie Power Platform Integration, Limitierte Suche und Limitierte Kollaborationsfeatures – bestehen. 

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Vorteile von Ablage der Dynamics 365 Attachments in SharePoint 

Microsoft SharePoint ist das stärkste Produkt für die Dokumentenablage und Kollaboration auf dem Markt. Die Ablage der Dynamics 365 Attachment sin SharePoint bietet Ihnen die folgenden Vorteile: 

Vorteil 1 – Niedrige/Keine Zusatzkosten:

In der Regel besitzen die Unternehmen Microsoft 365 Lizenzen, wenn sie Dynamics 365 im Einsatz haben. Dadurch entstehen für die Unternehmen keine Zusatzkosten durch die Dokumentenablage in SharePoint. Initiale Kosten fallen also nicht an. Sofern nicht große Mengen an großen Dateien wie Videos bei der Dokumentenverwaltung für die Dynamics 365 Attachments verwendet werden, besteht kein Bedarf am Kauf von zusätzlichem Microsoft 365 Speicher. Im Falle der intensiven Nutzung von SharePoint als Dynamics 365 Dokumentenablage kann man Zusatzspeicher von Microsoft kaufen. Dieser Fall tritt sehr selten ein.  

Vorteil 2 – Höhere Produktivität:

Im Vergleich zur Ablage in Azure Blob Storage oder in der Dynamics 365 Datenbank bietet SharePoint deutlich elegantere Ablageoptionen an. Die Dokumente können in SharePoint mit Metadaten (Metadaten sind die Attribute eines Dokumentes) versehen werden. Die Metadaten unterstützen die Verbesserung der Auffindbarkeit der Dokumente, die von Dynamics 365 aus abgelegt werden. Dadurch können die Mitarbeiter die Dokumente nach bestimmten Kriterien filtern. Die erweiterte Filterfunktion, die durch die Metadaten ermöglicht werden kann, reduziert die Zeiten, die mit der Dokumentensuche verloren gehen. 

Vorteil 3 – Sichere Aufbewahrung der Dokumente:  

Die Aufbewahrungsmöglichkeiten für die Dokumente ist leider innerhalb von Dynamics 365 sehr limitiert. Im Vergleich zu den Dynamics 365 Features bietet SharePoint durch zahlreiche Sicherheitsfeatures des Microsoft 365 Ecosystems deutlich mehr Optionenn zur Informationssicherheit und Aufbewahrung der Dokumente an. Deswegen ist die Ablage der Dokumente in SharePoint die bevorzugte Lösung vieler Unternehmen. 

Vorteil 4 – Bessere Zusammenarbeit:  

Die Dynamics 365 Attachments (Anhänge) können leider nicht parallel von mehreren Mitarbeitern bearbeitet werden. Dies hat zur Folgen, dass die Mitarbeiter aufeinander warten müssen, um die Dokumente zu bearbeiten. Dies wir häufig der IT-Abteilung zum Vorwurf gemacht, weil die Mitarbeiter während des Wartens Zeit verlieren. Außerdem bieten die Dynamics 365 Attachments keine Versionierung an. Dadurch ist unklar, wer welche Änderungen an einem Dokument vorgenommen hat. Durch die Ablage der Dokumente in Dynamics 365 hat man limitierte Optionen zur Zusammenarbeit. Auf der anderen Seite ist SharePoint für die verteilte und digitale Zusammenarbeit ausgelegt und bietet zahlreiche Features zur Bearbeitung der Dokumente wie parallele Bearbeitung der Dokumente, Versionierung der Dokumente oder Genehmigungsprozesse. 

Unterstützt Dynamics 365 die Ablage der Attachments in SharePoint im Standard? 

Die Antwort ist jein. Man kann in Dynamics 365 auf zwei Arten mit Dokumenten arbeiten: 

  1. Attachments
  2. Dokumente 

Option 1 – Attachments (Notes oder Anhänge):

Dynamics 365 Attachments können nicht im Standard in SharePoint ausgelagert und abgelegt werden. Die Attachments werden standardmäßig in der Dynamics 365 Datenbank gespeichert, die für Sie von Microsoft zur Verfügung gestellt wird. Wenn Sie die Dynamics 365 Attachments in SharePoint ablegen möchten, dann brauchen die Attachments mit einer individuellen Erweiterung von Dynamics auslesen und in SharePoint an der gewünschten Stelle ablegen. Als letztes müssen Sie das Dokument, welches als Attachments gespeichert worden ist, mit dem Link zu SharePoint ersetzen. Die Erweiterung benötigt eine Expertise in den Bereichen SharePoint und Dynamics 365. Auf Grund der Komplexität dieser Erweiterung präferieren die Unternehmen 3rd-Party Lösungen wie Dynamics Integrator zur Auslagerung der Dokumente. 

Option 2 – Document Management Feature von Dynamics 365:

Anstatt Attachments können Sie das Document Management Feature von Dynamics 365 aktivieren und über das Feature die Dokumente in SharePoint ablegen. Die Einrichtung des Document Management Features ist innerhalb von wenigen Minuten erledigt. Darüber hinaus wird eine Analyse des Mengengerüsts benötigt, um die Skalierbarkeit zu berücksichtigen. Das Document Management Feature unterstützt die Metadaten- und Berechtigungsübertragung nicht. Wenn die Metadaten- und Berechtigungsübertragung für Sie wichtig sind, können Sie 3rd-Party Lösungen einsetzen, um das Standard Document Management Feature von Dynamics 365 zu komplettieren.  

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Ab wann macht eine 3rd-Party Dynamics und SharePoint Integrationslösung Sinn? 

Dynamics bietet im Standard die beiden Lösungsoptionen “Attachments” und “Document Management” Feature.  

Eine 3rd-Party Lösung macht in folgenden Fällen Sinn: 

  • Wenn Sie Dynamics 365 Attachments in SharePoint ablegen möchten 
  • Wenn Sie die Berechtigungen und Metadaten der Dynamics 365 Strukturen nach SharePoint bzw. auf die Dokumente in SharePoint übertragen möchten 
  • Wenn Skalierung für Sie wichtig ist. (Im Falle von Ablage vieler Dokumente oder Übertragen von Berechtigungen)
 

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Fazit 

Sobald Sie Dynamics 365 Attachments nutzen, müssen Sie die Thematik der Kosten und die Integration der Dokumente in Power Platform klären. Außerdem sollte Ihnen klar sein, dass die Produktivität, die digitale Zusammenarbeit und Informationssichert darunter leiden. Sie können mit dem Document Management Feature von Dynamics 365 die Platform verbessern. Wenn das Standard Document Management Feature von Dynamics 365 für Sie nicht ausreichend ist, können Sie die Plattforminvestition mit 3rd-Party Lösungen aufwerten.