Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung des Microsoft Dynamics 365 Document Management mit SharePoint

Effizientes Dokumentenmanagement ist entscheidend für die Aufrechterhaltung von Produktivität und Zusammenarbeit. Microsoft Dynamics 365 Document Management ist eine leistungsstarke Lösung, die nahtlos mit den Dokumentenmanagement-Tools von Microsoft Office 365 integriert wird, um Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. Egal, ob Sie die Effizienz Ihres Teams steigern oder die Dokumentenspeicherung vereinfachen möchten, die Einrichtung des D365 Document Management kann in nur wenigen Minuten erfolgen. Dieser Leitfaden führt Sie durch die wesentlichen Schritte, um das volle Potenzial des Dokumentenmanagements in Dynamics 365 auszuschöpfen, sodass Ihre Organisation Dokumente problemlos zugreifen, teilen und verwalten kann.

Sie möchten die Dokumente aus Dynamics 365 in SharePoint ablegen und sind dabei auf der Suche nach einem Beispiel, wie man das Standard Document Management Feature in Dynamics 365 richtig einrichten kann. Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel, aus welchen Schritten die Einrichtung des Standard Features besteht und auf was Sie vor und während der Einrichtung achten müssen. Der Bedarf der Aktivierung des Document Management Features von Dynamics 365 beginnt häufig damit, dass jemand aus Ihrem Unternehmen etwas über das Feature gehört hat und Sie darum gebeten hat, das Feature kurz zu aktivieren. Wir beschreiben in diesem Artikel genau, wie die Einrichtung der Dynamics 365 und SharePoint Integration aussieht. Die Dynamics 365 und SharePoint Integration wird auch als Server-based SharePoint Integration bezeichnet. Dieser Artikel wurde ausgelegt für die Dynamics 365 und SharePoint Online Integration.

Die Definition von Dynamics Integration

Unter Dynamics Integration versteht man das Herstellen einer Schnittstelle zwischen Dynamics als CRM Tool und einem spezialisierten Dokumentenverwaltungssystem. Wie genau eine solche Schnittstelle aussehen kann und wie Sie die Microsoft Standard Integration nutzen können, wollen wir Ihnen in diesem Artikel vorstellen.

Zweck einer Dynamics Integration

Oftmals entstehen bei der Pflege von Geschäftsbeziehungen große Mengen kundenspezifischer Dokumente, die verwaltet, abgespeichert und archiviert werden müssen. Besonders bei großen Datenvolumen wird es schnell unmöglich, sich händisch um die Pflege dieser Dokumente zu kümmern. Deutlich effizienter sind automatisierte Lösungen, die direkt bei Anlage eines neuen D365 Eintrags einen dazugehörigen Ordner für die Dokumentenanlage erstellen. Einfach gesagt dient eine Dynamics Integration dazu, Ihre Geschäftsprozesse rund um Ihr Datenmanagement weitgehend zu automatisieren, sodass sich Ihre Mitarbeiter um Ihr Kerngeschäft kümmern können. Sie können mit der Dynamics 365 Integration unterschiedliche Business-Szenarien abbilden.

Warum Dynamics 365 mit SharePoint integrieren?

Die Integration von Dynamics 365 mit SharePoint eröffnet eine leistungsstarke Synergie, die das Dokumentenmanagement und die Zusammenarbeit innerhalb von Organisationen verbessert. Diese Integration ermöglicht es den Nutzern, Dokumente direkt aus Dynamics 365 zu speichern, zu verwalten und zu teilen, wodurch Arbeitsabläufe optimiert und die Zugänglichkeit verbessert wird. Durch die Nutzung der robusten Dokumentenspeicherfunktionen von SharePoint in Verbindung mit den CRM- und ERP-Funktionalitäten von Dynamics 365 können Teams sicherstellen, dass wichtige Informationen immer zur Hand sind. Diese nahtlose Verbindung steigert nicht nur die Produktivität, sondern fördert auch eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen, was letztendlich den Geschäftserfolg vorantreibt.

Wie man häufige Fallstricke bei der Integration vermeidet

Bei der Integration von Dynamics 365 mit SharePoint ist es entscheidend, sich der häufigen Fallstricke bewusst zu sein, die den Prozess gefährden können. Zunächst sollten Sie sicherstellen, dass Sie ein klares Verständnis Ihrer Geschäftsanforderungen und -ziele haben, bevor Sie mit der Integration beginnen. Unzureichende Planung kann zu einer Fehlanpassung zwischen den Systemen führen. Binden Sie außerdem frühzeitig wichtige Interessengruppen in den Prozess ein, um Einblicke zu gewinnen und potenzielle Bedenken zu klären. Regelmäßige Tests der Integration während der Entwicklung können helfen, Probleme zu identifizieren, bevor sie eskalieren. Schließlich sollten Sie umfassende Schulungen für die Nutzer anbieten, um sicherzustellen, dass sie sich mit dem neuen System wohlfühlen und die Vorteile der Integration maximieren können. Durch diese proaktiven Schritte können Sie häufige Herausforderungen vermeiden und eine reibungslose, erfolgreiche Integration erreichen.

Microsofts out-of-the-box Dynamics Integration

Auch Microsoft hat den Bedarf nach einer Dynamics Integration erkannt. Aus diesem Grund können Sie in D365 Microsofts Standard SharePoint Dynamics Integration (nachfolgend auch als Standard Integration bezeichnet) in nur wenigen Schritten und ohne viel Aufwand aktivieren.

Nachdem Sie die Standard Integration von Microsoft für Ihre D365 Entitäten aktiviert haben, erhalten Sie in Dynamics eine extra Ansicht, in der die mit dem Record verknüpften Dokumente angezeigt werden.

Dokumente lassen sich nun direkt über die Dynamics Oberfläche in den jeweiligen SharePoint Ordner hochladen, öffnen und bearbeiten.

Aktivierung der Standard Integration

Hier wollen wir Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung geben, wie Sie als Systemadministrator die SharePoint Standard Integration für Ihr Unternehmen aktivieren.

Gehen Sie zunächst in Ihrer D365 Oberfläche auf das Zahnrad rechts oben und dort auf Advanced Settings. Hier finden Sie den Punkt Document Management.

Schritt 1: Serverseitige SharePoint Integration aktivieren

Im ersten Schritt aktivieren wir die serverseitige SharePoint Integration. Dafür benötigen wir lediglich den Link zu einer SharePoint Site Collection, auf der wir unsere Dokumentenablage strukturieren wollen. Die Site Collection muss sich auf demselben Tenant befinden wie die Dynamics Umgebung.

Nach dem Klick öffnet sich der Installationswizard, der uns durch den Aktivierungsprozess leitet.

Schritt 2: SharePoint-Typ auswählen

Im ersten Schritt wählen wir aus, wo sich unsere SharePoint Seite(n) befinden. In unserem Beispiel nutzen wir die Cloudversion von SharePoint und wählen deshalb Online aus.

Schritt 3: URL hinterlegen

Danach hinterlegen wir im URL-Feld die URL zu der von uns zuvor erstellten SharePoint Site Collection.

Der Installationswizard prüft anschließend, ob die angegebene Site Collection wirklich existiert. Wenn die Validierung erfolgreich ist, können Sie das Fenster über Finish beenden. Die serverbasierte SharePoint Integration ist nun aktiviert.

Schritt 4: Document Management Settings prüfen

Zurück auf der Document Management Übersicht wählen wir links oben Document Management Settings aus. Hier werden alle unsere Dynamics 365 Entitäten gelistet.

Achten Sie darauf, dass standardmäßig schon einige der Systementitäten angehakt sind. Wenn Sie für diese Entitäten keine Standard Integration aktivieren wollen, entfernen Sie den Haken aus dem jeweiligen Feld. Am Ende des Aktivierungsprozesses wird der Installationswizard eine eigene Dokumentenbibliothek für jede angehakte Entität erstellen. Unten geben wir dieselbe SharePoint Site Collection an, die wir zuvor validiert haben.

Schritt 5: Ordnerstruktur konfigurieren

Im nächsten Fenster haben wir die Möglichkeit, Einfluss auf die SharePoint-Ordnerstruktur zu nehmen.

Out-of-the-box erlaubt uns Dynamics eine Art Fokus auf eine bestimmte Entität unserer Wahl zu legen. Wählen wir hier beispielsweise die Accounts-Entität aus, dann werden alle Entitäten, die einen Bezug zu einem bestimmten Account haben, in einer Bibliothek erstellt, die in der Accounts-Bibliothek genestet ist.

Für unsere Demo genügt die normale Standard Integration, deshalb klicken wir einfach auf weiter.

Schritt 6: Bibliotheken erstellen und kontrollieren

Im letzten Schritt erstellt der Wizard die gewünschten Bibliotheken auf unserer SharePoint-Seite. Im Statusfeld des Fensters sehen wir, ob die Erstellung erfolgreich war.

Die Ergebnisse können wir nach einem erneuten Laden der Seite direkt auf SharePoint überprüfen (unter Site Contents/Seiteninhalte). Dort sollten Sie nun die neuen Bibliotheken finden.

In D365 sollten Sie nun die Option Documents bei allen Entitäten sehen, für die die Standard Integration aktiviert wurde (ggf. auch hier die Seite neu laden). Durch Anklicken gelangen Sie auf die eingangs beschriebene Ansicht des Document Grids.

Die Aktivierung des Document Management Features war einfach. Ist jetzt alles damit erledigt?

Noch ist nicht alles mit der Aktivierung des Document Management Features von Dynamics 365 erledigt. Wenn Sie unseren Artikel bis hierher gelesen haben, müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass Sie ein paar Schritte bereits vor der Aktivierung dieses Features vornehmen sollten, um zukünftige Probleme zu vermeiden. Wenn Sie vorhaben, Dynamics 365 mit SharePoint zu integrieren, sollten Sie die 5 wichtigsten Bausteine einer Dynamics-365- und SharePoint-Integrationslösung für Ihre Anforderungen überprüfen.

Schritte zur Einrichtung des Microsoft Dynamics 365 Document Management

1. Serverseitige SharePoint Integration aktivieren
2. Auswahl des SharePoint Typs (Online | On-Premises)
3. URL zur SharePoint Site Collection hinterlegen
4. Document Management Setting der Dynamics 365 Entitäten überprüfen
5. Auswahl der Entitäten, für die die Standard Integration aktiviert werden soll
6. Auswahl der Ordnerstruktur
7. Wizard abschließen und Ergebnis kontrollieren

Die Dynamics 365 SharePoint Integration verbessert die Zusammenarbeit und das Dokumentenmanagement, während eine effektive Microsoft Teams Governance sicherstellt, dass Ihre Organisation die Kontrolle über ihre Kommunikationskanäle behält. Darüber hinaus ermöglicht ein robustes Microsoft Teams Channel Management, Diskussionen und Ressourcen effektiv zu organisieren, was ein produktiveres Arbeitsumfeld fördert. Gemeinsam schaffen diese Tools ein kohärentes Ökosystem, das die Teams befähigt, intelligenter zu arbeiten und ihre Ziele zu erreichen.

Fazit

Die Einrichtung des Microsoft Dynamics 365 Document Managements ist nicht nur schnell, sondern auch transformativ für Ihre Organisation. Durch die Integration der Funktionen von Microsoft Office 365 Document Management können Sie die Zusammenarbeit verbessern und Ihre Arbeitsabläufe effektiv optimieren. Mit dem Document Management von Dynamics 365 erhalten Sie die notwendigen Werkzeuge, um Ihre Dokumente effizient zu verwalten, sodass Ihr Team nahtlos auf Informationen zugreifen und diese teilen kann. Die Annahme des D365 Document Management wird Ihr Unternehmen in die Lage versetzen, reibungsloser zu arbeiten und in der heutigen wettbewerbsintensiven Landschaft einen Schritt voraus zu sein. Beginnen Sie noch heute Ihre Reise zu einem besseren Dokumentenmanagement und entfalten Sie das volle Potenzial Ihrer Ressourcen.

Wir empfehlen eine Systemauslegung und Auswertung der 5 wichtigsten Bausteine für die Dynamics und SharePoint Integration, bevor Sie das Document Management Feature von Dynamics 365 aktivieren.