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Einrichtung des Document Management Features von Dynamics 365 innerhalb weniger Minuten

Sie möchten die Dokumente aus Dynamics 365 in SharePoint ablegen und sind dabei auf der Suche nach einem Beispiel, wie man das Standard Document Management Feature in Dynamics 365 richtig einrichten kann. Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel, aus welchen Schritten die Einrichtung des Standard Features besteht und auf was Sie vor und während der Einrichtung achten müssen. 

Der Bedarf der Aktivierung des Document Management Features von Dynamics 365 beginnt häufig damit, dass jemand aus Ihrem Unternehmen etwas über das Feature gehört hat und Sie darum gebeten hat, das Feature kurz zu aktivieren. 

Wir beschreiben in diesem Artikel genau, wie die Einrichtung der Dynamics 365 und SharePoint Integration aussieht. Die Dynamics 365 und SharePoint Integration wird auch als „Server-based SharePoint Integration“ bezeichnet. 

Dieser Artikel wurde ausgelegt für die Dynamics 365 und SharePoint Online Integration. 

Bedeutung Dynamics Integration 

Unter Dynamics Integration versteht man das Herstellen einer Schnittstelle zwischen Dynamics als CRM Tool und einem spezialisierten Dokumentenverwaltungssystem. Wie genau eine solche Schnittstelle aussehen kann und wie Sie die Microsofts Standard Integration nutzen können, wollen wir Ihnen in diesem Artikel vorstellen.

Zweck einer Dynamics Integration 

Oftmals entstehen bei der Pflege von Geschäftsbeziehungen große Mengen kundenspezifischer Dokumente, die verwaltet, abgespeichert und archiviert werden müssen. Besonders bei großen Datenvolumen wird es schnell unmöglich sich händisch um die Pflege dieser Dokumente zu kümmern. Deutlich effizienter sind automatisierte Lösungen, die direkt bei Anlage eines neuen D365 Eintrags einen dazugehörigen Ordner für die Dokumentenanlage erstellen. Einfach gesagt dient eine Dynamics Integration dazu Ihre Geschäftsprozesse rund um Ihr Datenmanagement weitgehend zu automatisieren, so dass sich Ihre Mitarbeiter um Ihr Kerngeschäft kümmern können. Sie können mit der Dynamics 365 Integration unterschiedliche Business Szenarien abbilden. 

Microsofts out-of-the-box Dynamics Integration 

Auch Microsoft hat den Bedarf nach einer Dynamics Integration erkannt. Aus diesem Grund können Sie in D365 Microsofts Standard SharePoint Dynamics Integration (nachfolgend auch als Standard Integration bezeichnet) in nur wenigen Schritten und ohne viel Aufwand aktivieren. 

Nachdem Sie die Standard Integration von Microsoft für ihre D365 Entitäten aktiviert haben, erhalten Sie in Dynamics eine extra Ansicht, in der die mit dem Record verknüpften Dokumente angezeigt werden. 

Power Apps Screenshot

Dokumente lassen sich nun direkt über die Dynamics Oberfläche in den jeweiligen SharePoint Ordner hochladen, öffnen und bearbeiten. 

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Aktivierung der Standard Integration 

Hier wollen wir Ihnen eine Schritt-für-Schritt Anleitung geben, wie Sie als System Administrator die SharePoint Standard Integration für Ihr Unternehmen aktivieren. 

Gehen Sie zunächst in Ihrer D365 Oberfläche auf das Zahnrad rechts oben und dort auf „Advanced Settings“. Hier finden Sie den Punkt „Document Management“.  

Einstellungen Dynamics 365

Im ersten Schritt aktivieren wir die Serverseitige SharePoint Integration. Dafür benötigen wir lediglich den Link zu einer SharePoint Site Collection, auf der wir unsere Dokumentenablage strukturieren wollen. Die Site Collection muss sich auf demselben Tenant befinden, wie die Dynamics Umgebung.    

Document Management Feature Screenshot

 

Nach dem Klick öffnet sich der Installationswizard, der uns durch den Aktivierungsprozess leitet.  
 Installations Wizard Schritt 1

 Im ersten Schritt wählen wir aus, wo sich unsere SharePoint Seite(n) befinden. In unserem Beispiel nutzen wir die Cloudversion von SharePoint, und wählen deshalb „Online“ aus.  

Installations Wizard Schritt 2

 

Danach hinterlegen wir im URL Feld die URL zu der von uns zuvor erstellten SharePoint Site Collection.  

Installations Wizard Schritt 3

Der Installationswizard prüft anschließend, ob die angegebene Site Collection wirklich existiert. Wenn die Validierung erfolgreich ist, können Sie das Fenster über „Finish“ beenden. Die serverbasierte SharePoint Integration ist nun aktiviert. 

Installations Wizard Schritt 4

Zurück auf der Document Management Übersicht wählen wir links oben „Document Management Settings“ aus. Hier werden alle unsere Dynamics 365 Entitäten gelistet.  

Installations Wizard Schritt 5

Achten Sie darauf, dass standardmäßig schon einige der Systementitäten angehakt sind. Wenn Sie für diese Entitäten keine Standard Integration aktivieren wollen, entfernen Sie den Haken aus dem jeweiligen Feld. Am Ende des Aktivierungsprozesses wird der Installationswizard eine eigene Dokumentenbibliothek für jede angehakte Entität erstellen. Unten geben wir dieselbe SharePoint Site Collection an, die wir zuvor validiert haben. 

Im nächsten Fenster haben wir die Möglichkeit Einfluss auf die SharePoint Ordnerstruktur zu nehmen.  

Installations Wizard Schritt 6

Out-of-the-box erlaubt uns Dynamics eine Art „Fokus“ auf eine bestimmte Entität unsere Wahl zu legen. Wählen wir hier beispielsweise die Accountsentität aus, dann werden alle Entitäten, die einen Bezug zu einem bestimmten Account haben, in einer Bibliothek erstellt, die in der Accountsbibliothek genestet ist.  

SharePoint Screenshot mit Standard Integration

Für unsere Demo genügt die normale Standard Integration, deshalb klicken wir einfach auf weiter. 

Im letzten Schritt erstellt der Wizard, die gewünschten Bibliotheken auf unserer SharePoint Seite. Im Statusfeld des Fensters sehen wir, ob die Erstellung erfolgreich war.  

Screenshot Wizard Document Management Settings

Die Ergebnisse können wir, nach einem erneuten Laden der Seite, direkt auf SharePoint überprüfen (unter „Site Contents/Seiteninhalte“). Dort sollten Sie nun die neuen Bibliotheken finden. 

Power Apps Screenshot zeigen neue Bibliotheken nach Document Management Feature Aktivierung

In D365 sollten Sie nun die Option „Documents“ bei allen Entitäten sehen, für die die Standard Integration aktiviert wurde (ggf. auch hier die Seite neu laden). Über anklicken gelangen Sie auf die eingangs beschriebene Ansicht des Document Grids. 

Entitäten mit Option "Documents" in  Microsoft Power Apps

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Die Aktivierung des Document Management Features war einfach. Ist jetzt alles damit erledigt?

Leider ist noch nicht alles mit der Aktivierung des Document Management Features von Dynamics 365 erledigt. Wenn Sie unseren Artikel bis hierher gelesen haben, müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass Sie ein paar Schritte bereits vor der Aktivierung dieses Features vornehmen sollten, um zukünftige Probleme zu vermeiden. Wenn Sie vorhaben Dynamics 365 mit SharePoint zu integrieren,  sollten Sie die 5 wichtigsten Bausteine einer Dynamics 365 und SharePoint Integrationslösung für Ihre Anforderungen überprüfen.  

Schritte 

  1. Serverseitige SharePoint Integration aktivieren 
  2. Auswahl des SharePoint Typs (Online | On-Premises) 
  3. URL zur SharePoint Site Collection hinterlegen 
  4. Document Management Setting der Dynamics 365 Entitäten überprüfen 
  5. Auswahl der Entitäten, für die die Standard Integration aktiviert werden soll 
  6. Auswahl der Ordnerstruktur 
  7. Wizard abschließen und Ergebnis kontrollieren 

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Fazit

In diesem Artikel haben wir Ihnen die Schritte zur Aktivierung von Dynamics 365 Document Management Feature beschrieben. Wir hoffen, dass Sie schnell identifizieren können, wie einfach das Document Management Feature von Dynamics 365 eingerichtet werden kann. Dabei ist wichtig, die Aktivierung auf einer Umgebung durchzuführen, damit Sie die Features von Dynamics 365 Document Management testen können. Wir empfehlen eine Systemauslegung und Auswertung der 5 wichtigsten Bausteine für die Dynamics und SharePoint Integration, bevor Sie das Document Management Feature von Dynamics 365 aktivieren. 

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