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Optionen zur Dokumentenablage in Dynamics 365

Viele Unternehmen machen den Fehler alle Dynamics 365 Dokumente pauschal in SharePoint auszulagern. Der Gedanke von „Wir müssen unsere Dynamics 365 Dokumente in SharePoint ablegen“ kann mittel- und langfristig zu Akzeptanzproblemen führen. Außer der Ablage der Dokumente in SharePoint gibt es weitere Möglichkeiten die D365 Dokumente auszulagern. Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel, welche Dokumentenarten in Dynamics 365 vorkommen können und wo Sie die Dateien von Dynamics 365 aus ablegen können. 

 

Mögliche Auslagerung der Dynamics 365 Dokumente 

Es gibt drei Möglichkeiten, die Dynamics 365 Dokumente zu speichern: 

  1. Attachments / Anhänge 
  2. Auslagerung der Dateien nach SharePoint
  3. Auslagerung der Dateien nach Azure Blob Storage

 

1. Attachments / Anhänge:

Attachments ist eine Standard-Funktionalität von Dynamics 365. Sie können jedem Datensatz Dokumente anhängen. Die Dokumente werden direkt mit dem Datensatz verknüpft. Nur durch die Navigation zum Datensatz kann darauf zugegriffen werden. Attachments bringen einige Limitierungen mit sich.

2. Auslagerung der Dateien nach SharePoint:

Eine erweiterte Funktion von Attachments ist das Document Management Feature von Dynamics 365. Durch die Aktivierung des Document Management Features von D365 können die Dokumente über die Dynamics 365 Benutzeroberfläche in SharePoint gespeichert werden. Das Standard Feature von Dynamics 365 kann innerhalb von wenigen Minuten eingerichtet werden. Dabei gibt es einige Punkte zu achten, bevor Sie das Feature aktivieren.

3. Auslagerung der Dateien nach Azure Blob Storage:

Die Dynamics 365 Dokumente können auch bei Bedarf nach Azure Blob Storage ausgelagert werden. Dynamics 365 bietet im Standard keine Möglichkeit, Dokumente in Azure Blob Storage zu speichern. Die Auslagerung der Dokumente nach Azure Blob Storage muss individuell für jede Kundensituation entwickelt werden.

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Journey eines Applikationsverantwortlichen für die Dokumentenverwaltung in Dynamics 365 

Schritt 1: Man entdeckt die Dynamics 365 Attachments und versucht die Dokumente als Attachment zu speichern. 

Schritt 2: Man identifiziert die Herausforderungen bei der Ablage der Dateien als Attachment und kommt auf die Idee das SharePoint Integration durch das Document Management Feature zu aktivieren. 

Schritt 3: Man findet raus, dass das Document Management Feature von Dynamics 365 die meisten Anforderungen nicht erfüllt und wird identifizieren, dass das Standard-Feature von D365 durch individuelle Anpassungen erweitert werden muss. 

Schritt 4: Man stellt fest, dass es keinen Mehrwert bringt, alle Dokumente pauschal in SharePoint abzulegen. 

Schritt 5: Man versucht die Dokumente zu kategorisieren und nur die Dokumente in SharePoint abzulegen, die durch die Zusammenarbeit in Teams erarbeitet werden. Dadurch erreicht man das Ziel. Bis man den richtigen Weg gefunden hat, verliert man auf dem Weg viel Zeit und Energie. 

Dokumententypen in Dynamics 365 

Dokumententypen in Dynamics 365 können in zwei Hauptkategorien betrachtet werden. 

  1. Wie werden die Dokumente abgelegt? 
  2. Wie werden die Dokumente von den Endnutzern konsumiert? 

Dokumententypen in Dynamics 365

Ablagearten der Dokumente 

Dynamics 365 besteht aus Entitäten. Die Entitäten können wie Tabellen einer Datenbank betrachtet werden. Ein Datensatz ist wie eine Zeile auf einer Datenbanktabelle. Man kann mehrere Datensätze für eine Entität erstellen/instanzieren.  

Ein Beispiel zur Konkretisierung: Sie können eine Account Entität in Dynamics 365 haben und einen Datensatz mit dem Namen „Northwind Traders“ für die Account Entität erstellen. 

  • Entität: Account 
  • Datensatz: Northwind Traders 

In Dynamics 365 können die Dokumente auf Grund der Systemauslegung auf zwei Arten vorkommen. 

  1. Dateien 
  2. Attachments / Anhänge 

Die Ablage eines Dokumentes in Dynamics 365 ist immer datensatzbasiert. D.h. man kann die Dokumente nicht frei ablegen. Die Dokumente müssen immer mit einem Datensatz verknüpft werden. 

Dokumentenablage in Dynamics 365

Attachments / Anhänge: Das Attachments Feature ist in Dynamics 365  per Default aktiviert. Dadurch können Sie Ihre Dateien an einen Datensatz anhängen. Der Funktionsumfang der Anhänge ist limitiert. 

Files / Dateien: Die Nutzung von Files (auch Dokumente) in Dynamics ist nur durch die Aktivierung des Document Management Features möglich. Während Sie das Document Management Feature aktivieren, wählen Sie einen Speicherort bzw. SharePoint Site Collection aus. Dadurch werden die Dokumente eines Datensatzes in SharePoint gespeichert und in Dynamics 365 unter einem Datensatz dargestellt. 

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Konsumarten der Dokumente 

Die Konsumarten der Dokumente kommen in zwei Formen vor. 

  1. Aktive bzw. kollaborative Dokumente 
  2. Statische Dokumente 

Aktive Dokumente: Es kommt oft vor, dass ein Dokument von mehreren Beteiligten ausgearbeitet wird. Z.B.: Ein individualisiertes Angebot mit hohem Betrag benötigt Tage / Wochen, bis es finalisiert werden kann. In diesem Fall ist es nicht ausreichend, ein Dokument an einen Datensatz anzuhängen. Sie benötigen stattdessen eine Kollaborationsplattform, wo Sie mit mehreren Mitarbeitern an dem Angebot arbeiten können. Solche Dokumente bezeichnen wir „Aktive Dokumente“, die in der Kollaboration eine Rolle spielen. 

Statische Dokumente: Im Vergleich zu den aktiven Dokumenten sind die statischen Dokumente der Output aktiver Dokumente. Ein Vertriebsteam kann an einem Angebot arbeiten. Dieses Angebot muss irgendwann in ein PDF konvertiert und an den Kunden verschickt werden. Die PDF-Dateien, die an den Kunden geschickt wurden, müssen zur Protokollierung im System gespeichert werden. Solche Dateien bezeichnen wir als „Statische Dokumente“. Zu den statischen Dokumenten zählen E-Mails und E-Mail-Anhänge. 

Müssen alle statischen Dokumente in SharePoint abgelegt werden? 

Die kurze Antwort ist „Nein“. Nicht alle statischen Dokumente müssen in SharePoint abgelegt werden.  

 Entity Ablage in Dynamics Azure Blob Storage

Auf Basis der Mengengerüstangaben können die Dokumente in Dynamics 365 gespeichert werden. Eine weitere Speichermöglichkeit stellt die Auslagerung der Dokumente in Azure Blob Storage dar. Die Entscheidung für den Dokumentenspeicherort variiert je nach Business Case. 

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Ablage der statischen Dokumente: Vergleich Dynamics 365 vs. SharePoint vs. Azure Blob Storage 

Die Entscheidungsmatrix soll Ihnen dabei helfen, eine Entscheidung zu treffen, wo Sie Ihre statischen Dokumente ablegen möchten. 

 

Dynamics 365 

SharePoint 

Azure Blob Storage 

Flache Dokumentenablage 

+++ 

+++ 

+++ 

Hierarchische Dokumentenablage 

- 

+++ 

+ 

Suche 

+ 

+++ 

- 

Berechtigungsverwaltung für die Dokumente 

+ 

+++ 

+ 

Navigation 

+ 

+++ 

- 

Zentraler Zugriff auf die Dokumente wie ein DMS Lösung 

- 

+++ 

- 

Speicherkosten 

- 

++ 

+++ 

Verschlagwortung der Dokumente 

- 

+++ 

- 

Informationssicherheit wie Sensitivity Labels 

- 

+++ 

- 

Unsere Empfehlung zur Ablage statischer Dokumente: 

  • Wenn Sie eine kleine Menge an Dokumenten ablegen möchten, kann Dynamics 365 eine Option als Dokumentenablage sein. 
  • Wenn Sie eine große Menge an Dokumenten ablegen möchten und die Suche und Informationensicherheit für Sie keine wichtigen Kriterien sind, kann Azure Blob Storage eine Option für die Dokumentenablage sein. 
  • Ansonsten empfehlen wir Ihnen die Dokumente in SharePoint zu speichern. 

Ist die Ablage der aktiven Dokumente in SharePoint Ihre bevorzugte Lösung? 

Dann haben Sie eine korrekte Entscheidung getroffen. Als nächster Schritt überlegen Sie sich das Standard Document Management Feature von Dynamics 365 zu aktivieren. Bevor Sie das Feature aktivieren, werfen Sie einen Blick auf unseren Artikel über die Herausforderungen beim Einsatz des Standard D365 Feature. Um die Standardintegration zwischen Dynamics 365 und SharePoint zu erweitern, können Sie 3rd-Party Integrationslösungen einsetzen, um Zeit zu sparen und die Kosten des Integrationsprojektes zu reduzieren. 

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Fazit 

Es gibt insgesamt drei Optionen zur Dokumentenablage in Dynamics 365 (Attachments, SharePoint, Azure Blob Storage). Jede Option hat Vor- und Nachteile. Besonders der Einsatz der Attachments sollte gut bedacht sein 

Zusätzlich dazu gibt es eine Document Management Journey für einen Dynamics 365 Applikationsverantwortlichen, die viele Fallstricke beinhaltet, bevor Sie Ihr Ziel erreichen. Versuchen Sie die Journey mehrmals zu lesen, um sicher zu stellen, dass Sie die Fallstricke nicht betreffen. 

Weiter ist eine pauschale Ablage der Dateien in SharePoint nicht immer die Beste Idee. Aus diesem Grund bewerten Sie die Begriffe „Statische Dokumente“ und „Aktive Dokumente“ für Ihre Anforderungen.  

Wenn Sie sich für die Ablage der Dateien in SharePoint durch die Aktivierung des Standard Document Management Feature entschieden haben, sollten Sie einen Blick auf die 12 Herausforderungen mit Dynamics 365 Document Management werfen. 

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