Top 12 Herausforderungen mit Dynamics 365 Document Management

Das Problem beim Standard Document Management Feature von Dynamics 365

SharePoint Online erfüllt alle genannten Kriterien besser als Dynamics 365 Attachments. Bedeutet es, dass die Kriterien auch von dem Standard Document Management Feature erfüllt werden? Die Antwort ist Nein. Obwohl SharePoint bei allen Kriterien bessere Möglichkeiten als Dynamics 365 Attachments bietet, muss SharePoint für die Anforderungen konfiguriert werden. Deswegen werden nicht alle Probleme durch die Aktivierung des Standard-Features gelöst.

Herausforderungen beim Standard Document Management Feature von Dynamics 365 

Wenn Sie planen das Dynamics 365 Document Management Feature zu aktivieren, dann berücksichtigen Sie die folgenden Herausforderungen. 

1. Berechtigungsverwaltung

Das Dynamics 365 Document Management Feature unterstützt die Berechtigungsübertragung im Standard nicht. D.h. die Berechtigungen des Datensatzes in Dynamics 365 werden nicht nach SharePoint synchronisiert. Wenn Sie die Zugriffe auf die Dokumente in SharePoint eingrenzen möchten, dann brauchen Sie hier eine individuelle Entwicklung zwischen Dynamics 365 und SharePoint. 

2. Standardisierte Ablagestrukturen

Standardisierung ist ein wichtiger Teil der Geschäftsprozesse. Das Standard Feature von Dynamics 365 kann vordefinierte Ablagestrukturen nicht erstellen. Die Ablagestrukturen müssen jedes Mal händisch durch die Endnutzer erstellt werden. Die Händische Erstellung der Ablagestrukturen kann fehleranfällig sein. 

3. Navigation 

Die Dokumente werden in SharePoint in der Regel an unterschiedlichen Stellen gespeichert. Wenn man die Standard SharePoint Navigation nicht anpasst, tun sich die Endnutzer schwer zu den Dokumenten zu navigieren. Im Standard bietet das Dynamics 365 Feature nur die Standard SharePoint Navigation, die sehr optimierungsbedürftig ist. Die SharePoint Navigation kann händisch angepasst werden. In der Regel bedarf es dynamischer Anpassungen der SharePoint Navigation auf Basis der gespeicherten Dokumente. 

4. Suche

Das Standard Dynamics 365 Feature kann die Dokumente nur in SharePoint ablegen und die Dokumente können durch die SharePoint Suche gefunden werden. Wenn man die SharePoint Suche konfiguriert, hat man deutlich bessere Optionen wie Filtern, Sortieren oder SharePoint Search Verticals. Wird die SharePoint Suche nicht konfiguriert,  kann der IT von den Endnutzer vorgeworfen werden, dass die Endnutzer die Dokumente nicht finden können. Das Dynamics 365 Document Management Feature bietet keine vorkonfigurierte Suche im Standard und die Suche muss von den IT-Abteilungen oder Endnutzern konfiguriert werden. Wenn Sie keine SharePoint Suchexperte sind, dann können Sie mit der Konfiguration schnell überfordert sein. 

5. Versionierung

SharePoint bietet im Standard eine Versionierungsfunktion, die direkt mit dem Standard Dynamics 365 Document Management Feature konsumiert werden kann. Zusätzlich dazu bietet SharePoint weitere Versionierungsoptionen, wie „Minor- & Major Versionen“. Wenn Sie die Variante nutzen möchten, müssen Sie die Option selbst aktivieren. Im Falle der Anlage der Dokumente auf unterschiedlichen Dokumentenbibliotheken müssen Sie die Einstellungen auf jeder Dokumentenbibliothek vornehmen. Das kann zeitaufwändig werden. 

6. Freigabeprozesse 

Das Dynamics 365 Document Management Feature bietet im Standard keine Freigabeprozesse. Wenn Sie für Ihre Dokumente Freigabeprozesse benötigen, dann müssen die Prozesse individuell entwickelt werden.  Bereitstellung der Freigabeprozesse auf mehreren Dokumentenbibliotheken kann fehleranfällig und aufwändig sein.

7. Dokumentenvorlagen 

Die Verwendung der Dokumentenvorlagen bei den Document Management Systemen ist nicht unüblich. Obwohl SharePoint die Dokumentenvorlagen unterstützt, kann die SharePoint Funktionalität nicht standardmäßig vom Dynamics 365 Document Management Feature konsumiert werden. Wenn Sie Dokumentenvorlagen aktiv nutzen möchten, müssen Sie das Standard Feature von Dynamics 365 erweitern.  

8. Namenskonventionen 

Das Dynamics 365 Document Management Feature kann die Dokumente von Dynamics aus in SharePoint ablegen. Man hat wiederum keine Möglichkeit, die Dokumente oder Ablagestrukturen mit Namenskonventionen abzulegen und zu erstellen. Wenn Sie mit Namenskonventionen arbeiten möchten, dann müssen Sie das Standard Dynamics 365 Feature erweitern. 

9. Archivierung & Löschung der Dokumente (Aufbewahrung) 

Wenn Sie Ihre Datenschutzrichtlinien auf Ihre Dokumente anwenden und sie automatisieren möchten, werden Sie an dieser Stelle auf die Limitierung des Standard Features von Dynamics 365 stoßen. Archivierung und Löschung wird vom Standard Dynamics 365 Feature nicht berücksichtigt. Sie müssen die Standard Microsoft 365 Features mit SharePoint anbinden und das Standard Dynamics 365 Feature erweitern, um diese Mechanismen zu unterstützen. 

10. Zentraler Zugriff 

Beim Standard Feature von Dynamics 365 haben die Endnutzer keine Möglichkeit auf die Dokumente über eine zentrale Stelle zuzugreifen. Die Endnutzer müssen zuerst in Dynamics 365 den Datensatz finden und vom Datensatz aus sie nach SharePoint bzw. Dokumente navigieren, welches sehr umständlich ist. Um die Akzeptanz für die Endnutzer zu erhöhen benötigen Sie einen zentrale Einstiegsbereich, um auf die Dokumente schnell navigieren zu können. Das können Sie nur mit der individuellen Entwicklung/Konfiguration der SharePoint gewährleisten. 

11. Skalierung 

Obwohl SharePoint viele Vorteile gegenüber Dynamics 365 für das Document Management bietet, hat es aber auch entsprechende Limitierungen, die Sie berücksichtigen müssen. Grundsätzlich ist es keine gute Idee, alle Dokumente unter einer Dokumentenbibliothek abzulegen. Es gibt unterschiedliche Nachteile und Limitierungen, wenn Sie viele Dokumente unter einer Dokumentenbibliothek ablegen. Um mit den Limitierungen besser umgehen zu können, sollten Sie die Dokumente auf unterschiedliche Dokumentenbibliotheken ablegen. In manchen Fälle müssen die Dokumente auf unterschiedlichen Site Collections und innerhalb der Site Collections auf unterschiedlichen Dokumentenbibliotheken abgelegt werden. Die skalierbare Ablage der Dokumente wird vom Dynamics 365 Document Management Feature im Standard nicht unterstützt. Die Skalierung muss deshalb individuell umgesetzt werden. 

12. Informationssicherheit

Wenn Sie das Standard Dynamics 365 Document Management Feature im Einsatz haben, werden die Information Protection Feautres nicht vorkonfiguriert bereit gestellt. Das Zusammenspiel muss zuerst konfiguriert werden und die Konfiguration auf jedem Dokumentenablageort eingespielt werden. Dafür benötigen Sie wieder eine individuelle Anpassung in SharePoint. 

Wie Sie mit den Herausforderungen des Dynamics 365 Standard Document Management Features umgehen können

Obwohl SharePoint zahlreiche Optionen zum Document Management anbietet, unterstützt das Dynamics 365 Document Management Feature die Anforderungen im Standard nicht. Das bedeutet das Standard Dynamics 365 Feature muss durch individuelle Entwicklung erweitert werden, um die Anforderungen zu unterstützen. Sie können eine Lösung mit Hilfe von unterschiedlichen Microsoft Cloud Diensten selbst umsetzen. Eine Möglichkeit ist, eine 3rd-Party Lösung zu kaufen, um die Projekt Timeline zu verkürzen und mit dem Reifegrad der 3rd-Party Dynamics 365 & SharePoint Integrationslösungen den Betriebsaufwand zu reduzieren. 

3rd-Party Lösungen, mit denen man die Herausforderungen umgehen kann

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