Top 12 Herausforderungen mit Dynamics 365 Document Management

Das Problem beim Standard Document Management Feature von Dynamics 365

SharePoint Online erfüllt alle genannten Kriterien besser als Dynamics 365 Attachments. Bedeutet dies, dass die Kriterien auch vom Standard Document Management Feature erfüllt werden? Die Antwort lautet Nein. Obwohl SharePoint bei allen Kriterien bessere Möglichkeiten als Dynamics 365 Attachments bietet, muss SharePoint für die Anforderungen konfiguriert werden. Deswegen werden nicht alle Probleme durch die Aktivierung des Standard-Features gelöst.

Herausforderungen beim Standard Document Management Feature von Dynamics 365 

Wenn Sie planen, das Dynamics 365 Document Management Feature zu aktivieren, berücksichtigen Sie folgende Herausforderungen. 

1. Berechtigungsverwaltung

Das Dynamics 365 Document Management Feature unterstützt die Berechtigungsübertragung im Standard nicht. Das bedeutet, dass die Berechtigungen des Datensatzes in Dynamics 365 nicht nach SharePoint synchronisiert werden. Wenn Sie die Zugriffe auf die Dokumente in SharePoint eingrenzen möchten, dann brauchen Sie hier eine individuelle Entwicklung zwischen Dynamics 365 und SharePoint. 

2. Standardisierte Ablagestrukturen

Standardisierung ist ein wichtiger Teil der Geschäftsprozesse. Das Standard Feature von Dynamics 365 kann vordefinierte Ablagestrukturen nicht erstellen. Die Ablagestrukturen müssen jedes Mal händisch durch die Endnutzer erstellt werden. Die händische Erstellung der Ablagestrukturen kann fehleranfällig sein. 

3. Navigation 

Die Dokumente werden in SharePoint in der Regel an unterschiedlichen Stellen gespeichert. Wenn man die standardmäßige SharePoint-Navigation nicht anpasst, tun sich die Endnutzer schwer, zu den Dokumenten zu navigieren. Im Standard bietet das Dynamics 365 Feature nur die Standard SharePoint Navigation, die äußerst optimierungsbedürftig ist. Die SharePoint-Navigation kann händisch angepasst werden. In der Regel bedarf es dynamischer Anpassungen der SharePoint-Navigation auf Basis der gespeicherten Dokumente. 

4. Suche

Das Standard Dynamics 365 Feature kann die Dokumente nur in SharePoint ablegen und die Dokumente können durch die SharePoint-Suche gefunden werden. Wenn man die SharePoint-Suche konfiguriert, hat man deutlich bessere Optionen wie Filtern, Sortieren oder SharePoint Search Verticals. Wird die SharePoint-Suche nicht konfiguriert, könnten die Endnutzer der IT vorwerfen, dass sie keine Dokumente finden können. Das Dynamics 365 Document Management Feature bietet keine vorkonfigurierte Suche im Standard und die Suche muss von den IT-Abteilungen oder Endnutzern konfiguriert werden. Wenn Sie kein SharePoint-Suchexperte sind, können Sie mit der Konfiguration schnell überfordert sein. 

5. Versionierung

SharePoint bietet im Standard eine Versionierungsfunktion, die direkt mit dem Standard Dynamics 365 Document Management Feature konsumiert werden kann. Zusätzlich bietet SharePoint weitere Versionierungsoptionen wie „Minor- & Major Versionen“. Wenn Sie diese Variante nutzen möchten, müssen Sie die Option selbst aktivieren. Im Falle der Dokumentenanlage in unterschiedlichen Dokumentenbibliotheken müssen Sie die Einstellungen auf jeder Dokumentenbibliothek vornehmen. Das kann zeitaufwändig werden. 

6. Freigabeprozesse 

Das Dynamics 365 Document Management Feature bietet im Standard keine Freigabeprozesse. Wenn Sie für Ihre Dokumente Freigabeprozesse benötigen, müssen die Prozesse individuell entwickelt werden. Die Bereitstellung der Freigabeprozesse in mehreren Dokumentenbibliotheken kann fehleranfällig und aufwändig sein.

7. Dokumentenvorlagen 

Die Verwendung von Dokumentenvorlagen bei den Document Management Systemen ist nicht unüblich. Obwohl SharePoint die Dokumentenvorlagen unterstützt, kann die SharePoint-Funktionalität nicht standardmäßig vom Dynamics 365 Document Management Feature konsumiert werden. Wenn Sie Dokumentenvorlagen aktiv nutzen möchten, müssen Sie das Standard-Feature von Dynamics 365 erweitern.  

8. Namenskonventionen 

Das Dynamics 365 Document Management Feature kann die Dokumente von Dynamics aus in SharePoint ablegen. Man hat wiederum keine Möglichkeit, die Dokumente oder Ablagestrukturen mit Namenskonventionen zu erstellen und abzulegen. Wenn Sie mit Namenskonventionen arbeiten möchten, müssen Sie das Standard Dynamics 365 Feature erweitern. 

9. Archivierung & Löschung der Dokumente (Aufbewahrung) 

Wenn Sie Ihre Datenschutzrichtlinien auf Ihre Dokumente anwenden und sie automatisieren möchten, werden Sie an dieser Stelle auf die Limitierung des Standard-Features von Dynamics 365 stoßen. Archivierung und Löschung werden vom Standard Dynamics 365 Feature nicht berücksichtigt. Sie müssen die standardmäßigen Microsoft 365-Features mit SharePoint anbinden und das Standard Dynamics 365 Feature erweitern, um diese Mechanismen zu unterstützen. 

10. Zentraler Zugriff 

Beim Standard-Feature von Dynamics 365 haben die Endnutzer keine Möglichkeit, über eine zentrale Stelle auf die Dokumente  zuzugreifen. Die Endnutzer müssen zuerst in Dynamics 365 den Datensatz finden und sie von dort nach SharePoint bzw. Dokumente navigieren, was sehr umständlich ist. Um die Akzeptanz für die Endnutzer zu erhöhen, benötigen Sie einen zentrale Einstiegsbereich, um schnell zu den Dokumenten navigieren zu können. Das können Sie nur mit einer individuellen Entwicklung/Konfiguration des SharePoint gewährleisten. 

11. Skalierung 

Obwohl SharePoint viele Vorteile gegenüber Dynamics 365 für das Document Management bietet, hat es entsprechende Limitierungen, die Sie berücksichtigen müssen. Grundsätzlich ist es keine gute Idee, alle Dokumente unter einer Dokumentenbibliothek abzulegen. Es gibt unterschiedliche Nachteile und Limitierungen, wenn Sie viele Dokumente in einer Dokumentenbibliothek ablegen. Um mit den Limitierungen besser umgehen zu können, sollten Sie die Dokumente in unterschiedlichen Dokumentenbibliotheken ablegen. In manchen Fälle müssen die Dokumente auf unterschiedlichen Site Collections und innerhalb der Site Collections in unterschiedlichen Dokumentenbibliotheken abgelegt werden. Die skalierbare Ablage der Dokumente wird vom Dynamics 365 Document Management Feature im Standard nicht unterstützt. Die Skalierung muss deshalb individuell umgesetzt werden. 

12. Informationssicherheit

Wenn Sie das Standard Dynamics 365 Document Management Feature im Einsatz haben, werden die Information Protection Feautres nicht vorkonfiguriert bereitgestellt. Das Zusammenspiel muss zuerst konfiguriert werden und die Konfiguration auf jedem Dokumentenablageort eingespielt werden. Dafür benötigen Sie wieder eine individuelle Anpassung in SharePoint. 

Wie Sie mit den Herausforderungen des Dynamics 365 Standard Document Management Features umgehen können

Obwohl SharePoint zahlreiche Optionen zum Document Management anbietet, unterstützt das Dynamics 365 Document Management Feature die Anforderungen im Standard nicht. Das bedeutet, das Standard Dynamics 365 Feature muss durch individuelle Entwicklung erweitert werden, um die Anforderungen zu unterstützen. Sie können eine Lösung mit Hilfe von unterschiedlichen Microsoft Cloud Diensten selbst umsetzen. Eine Möglichkeit ist, eine 3rd-Party Lösung zu kaufen, um die Projekt-Timeline zu verkürzen und mit dem Reifegrad der 3rd-Party Dynamics 365 & SharePoint Integrationslösungen den Betriebsaufwand zu reduzieren. 

3rd-Party Lösungen, mit denen man die Herausforderungen umgehen kann

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