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Microsoft Teams Governance-Studie bestätigt Problematik der Dokumentensuche
Eine Studie der HdM ergab, dass 80 % der Unternehmen keine klaren Teamstrukturen festgelegt haben und nur 41 % klare Namensregeln verwenden.
28 % der Mitarbeiter müssen lange nach abgelegten oder geteilten Dokumenten suchen, was darauf hindeutet, dass die Struktur innerhalb der Teams fehlt oder jedes Team unterschiedlich aufgebaut ist.
Außerdem übersehen viele Nutzer häufig Nachrichten, vermutlich weil die Nutzung der Kommunikationskanäle im Unternehmen nicht einheitlich festgelegt ist.
26 % der Mitarbeiter wissen nicht immer, welcher Nachrichtenkanal für welche Information am besten geeignet ist.
Hier können Sie die komplette Studie herunterladen.
Gründe für die schwierige Dokumentensuche in Microsoft Teams
Die Herausforderungen bei der Suche von Dokumenten in Teams sind vielfältig und können das Arbeiten im Team stark beeinträchtigen.
- Doppelanlage von Dokumenten
- Fehlende Metadaten
- Kein Lifecycle-Management im Einsatz
Eine dieser Ursachen ist die Doppelanlage von Dokumenten.
Wenn verschiedene Teammitglieder das gleiche Dokument mehrfach kopieren, kann dies dazu führen, dass die Dokumente in den Suchergebnissen mehrfach auftauchen. Bis man dann das richtige Dokument gefunden hat, kann viel Zeit vergehen.
Man muss jedes Dokument einzeln anklicken, um zu überprüfen, ob es das gesuchte Dokument ist.
Die Dokumentensuche in Microsoft Teams kann schwer sein. Sie ist limitiert und kann nicht erweitert werden.
Es wird noch langwieriger, wenn Nutzer keine Metadaten verwenden, da die Dokumente dann noch schwerer auffindbar sind.
Wenn kein Lifecycle-Management im Einsatz ist, steigt die Anzahl der Dokumente kontinuierlich an.
Dies beeinträchtigt die Search-Experience für Endnutzer und erschwert es ihnen, die benötigten Dokumente schnell und effektiv zu finden.
Ohne ein effektives Lifecycle-Management kann es schwer sein, ungenutzte Teams zu identifizieren oder nach dem Projektabschluss die Dokumente rechtzeitig zu archivieren oder zu löschen.
Gültige und wiederverwendbare Informationen und Dokumente können schwerer identifiziert werden, was deren Übertragung in ein Wissensmanagementsystem unmöglich macht und die Suche erschwert.
Negative Folgen für die Produktivität – Zufriedenheit und Spaßfaktor bei den Mitarbeitern sinken: Die schwierige Dokumentensuche kann zu einem Verlust an Produktivität und wachsender Frustration bei den Mitarbeitern führen.
Zusätzlich können den Unternehmen daraus enorme Kosten entstehen.
Wenn jeder Mitarbeiter täglich nur eine Minute für die Suche verliert, kann dies in einem großen Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern einen Verlust von etwa 330 Stunden im Monat verursachen.
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Wie kann man die Dokumentensuche in MS Teams verbessern?
Um die Dokumentensuche in MS Teams zu verbessern, sollten Sie eine Reihe von Maßnahmen umsetzen.
- Informationsarchitektur
- Verschlagwortung der Dokumente
- Einsatz von Lifecycle-Management
- Aufbau von Search-Portalen
Zunächst müssen Sie die optimale Informationsarchitektur für Ihre Teams- und SharePoint-Räume definieren. Sie ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Suche von Dokumenten und anderen Inhalten.
Dazu gehören die Strukturierung, Organisation und Kategorisierung von Dokumenten und anderen Inhalten, z. B. durch die Verwendung von Taxonomien, Metadaten, Ordnern und Unterverzeichnissen oder benutzerdefinierten Feldern.
Um sicherzustellen, dass die Informationsarchitektur die Bedürfnisse der Benutzer erfüllt, sollte sie auf sie zugeschnitten sein.
Es ist wichtig, dass die Informationsarchitektur einfach und intuitiv ist.
Benutzer müssen schnell finden, wonach sie suchen.
Darüber hinaus sollte die Informationsarchitektur regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass sie den Bedürfnissen der Benutzer weiterhin entspricht und immer auf dem neuesten Stand ist.
Die Überprüfung kann beispielsweise durch Befragungen der Benutzer oder durch eine Analyse der Suchanfragen erfolgen.
Die Verschlagwortung von Dokumenten auf Basis der definierten Informationsarchitektur ist ein weiterer wichtiger Schritt, um die Dokumentensuche in MS Teams zu verbessern.
Dokumente können mit zusätzlichen Beschreibungen und Informationen verschlagwortet werden, die bei der Suche und Kategorisierung hilfreich sind.
Diese Metadaten können beispielsweise Themen, Kategorien, Schlagworte oder andere relevante Informationen enthalten.
Eine klare Verschlagwortung erleichtert es auch, Duplikate zu vermeiden und Inhalte effektiver zu organisieren.
Metadaten sollten ebenfalls einfach und intuitiv sein, um sicherzustellen, dass Benutzer sie leicht verstehen und anwenden können.
Benutzen Sie konsistente und einheitliche Metadaten, um sicherzustellen, dass Dokumente und andere Inhalte korrekt kategorisiert und organisiert werden.
Verwenden Sie nur eine begrenzte Anzahl von Metadatenfeldern, damit sie sinnvoll und nützlich bleiben.
Überprüfen Sie Metadaten regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Bedürfnissen der Benutzer entsprechen und korrekt sind.
Der Einsatz von Lifecycle-Management in Microsoft Teams kann dazu beitragen, die Dokumentensuche zu verbessern, indem Teams und Dokumente während des gesamten Lebenszyklus effektiv verwaltet werden.
Während der Arbeitsphase und der Endphase sollten Dokumente automatisch archiviert oder gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden.
So kann die Anzahl veralteter oder nicht mehr benötigter Dokumente reduziert und die Suche erleichtert werden.
Auch das Löschen von Teams auf Basis von Inaktivität kann dazu beitragen, die Anzahl der Teams zu reduzieren und die Suche zu vereinfachen.
Setzen Sie Ablaufdaten oder -fristen für Dokumente, um sicherzustellen, dass sie regelmäßig überprüft werden und ggf. aktualisiert oder gelöscht werden.
Stellen Sie automatisierte Benachrichtigungen oder Erinnerungen an Team-Mitglieder ein, wenn Dokumente oder Teams bald auslaufen oder archiviert werden.
Dadurch kann verhindert werden, dass wichtige Informationen verloren gehen.
Die Umsetzung der vorhergehenden Punkte hilft auch beim Aufsetzen eines Enterprise-Suchportals.
Dieses ermöglicht es Benutzern, schnell und einfach auf die benötigten Informationen zuzugreifen, indem es eine zentrale Schnittstelle für die Suche nach Informationen aus verschiedenen Quellen bietet.
Um ein Suchportal zu implementieren, sollten Sie im Vorfeld nicht nur die Informationsarchitektur geplant haben. Sie sollten auch die Suchanforderungen definieren.
Identifizieren Sie, welche Art von Daten und Dokumenten Sie suchen möchten und welche Suchmethoden und -funktionen Sie benötigen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
Für ein effektives Enterprise-Suchportal mit Microsoft Teams und SharePoint müssen Sie auch erweiterte Möglichkeiten der Dokumentensuche in Betracht ziehen.
Ein solches Suchportal bietet eine zentrale Schnittstelle für die Suche nach Informationen aus verschiedenen Quellen.
Eine wichtige Rolle spielen dabei die Verwendung von künstlicher Intelligenz (KI) wie SharePoint Syntex und die Möglichkeit, Dokumente automatisch zu analysieren und Metadaten zu extrahieren.
Tipp: Neben der Anzeige Ihrer zuletzt verwendeten Dateien gibt es eine weitere Option, indem Sie "/files" in die Befehlsleiste oben in Teams eingeben.
So können Sie direkt auf alle Dokumente zugreifen, die in den Kanälen Ihres Teams erstellt oder bearbeitet wurden.
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Probleme bei der manuellen Optimierung der schwierigen Dokumentensuche
- Manuelle Verschlagwortung der Dokumente
- Fehlendes Wissen über Templating & Strukturierung
- Fehlende Kapazitäten für die Definition der Informationsarchitekturen
Ein händisches Vorgehen bei der Lösung von Dokumentensuchproblemen in Microsoft Teams kann mit einigen Herausforderungen verbunden sein.
Hierzu können beispielsweise die fehlende Kompetenz der Mitarbeiter bei der Erstellung von Templates und der Definition von Metadaten zählen. Hinzu kommen oft fehlende Kapazitäten, um manuelle Arbeitsschritte durchzuführen, sowie eine begrenzte Zeit, um Dokumente manuell zu verschlagworten.
Dies kann dazu führen, dass Mitarbeiter überfordert sind und die Qualität der Metadaten unzureichend ausfällt, was die Effektivität der Dokumentensuche beeinträchtigen kann.
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Was sind die Hindernisse bei der Verbesserung der Suche in Microsoft Teams?
Die Verbesserung der Suche in Microsoft Teams kann aufgrund mehrerer Hindernisse erschwert werden.
Zum einen erfordert die manuelle Strukturierung und Organisation von Inhalten viel Zeit und Ressourcen, um effektiv durchgeführt zu werden.
Zum anderen kann das Fehlen von Tools zur automatischen Metadatenextraktion und Verschlagwortung die Arbeit zusätzlich erschweren.
Darüber hinaus kann es schwierig sein, Zeit für die sorgfältige Planung und Definition einer Informationsarchitektur zu finden, die die Bedürfnisse der Benutzer berücksichtigt.
All diese Faktoren können dazu führen, dass die Suche in Microsoft Teams weniger effektiv ist, was sich negativ auf die Zusammenarbeit und die Produktivität der Benutzer auswirken kann.
Wie man die Dokumentensuche in Microsoft Teams verbessern kann — praktische Tipps
Wenn Sie versuchen, die genannten Probleme bei der Dokumentensuche in Microsoft Teams selbst zu lösen, sollten Sie zuerst Ihre Informationsarchitektur definieren.
Verwenden Sie dann diese definierte Informationsarchitektur, um Vorlagen und Vorlagenmechanismen zu erstellen.
Automatisierte Bereitstellung von Strukturen und Metadaten mit dem PnP Provisioning Framework
Für die Bereitstellung von Strukturen und Informationsarchitekturen wird oft das PnP Provisioning Framework als Industriestandard verwendet.
Die PnP-Templates können mithilfe von Powershell und Power Automate ausgeführt werden, um die Strukturen automatisch bereitzustellen.
Falls Power Automate nicht zur Verfügung steht, kann auch Microsoft Graph genutzt werden, jedoch ist dafür ein höherer Implementierungsaufwand erforderlich.
Das PnP Provisioning Framework kann dazu beitragen, die Dokumentensuche in Microsoft Teams zu verbessern, indem es die Strukturierung von Teams und die Verwendung von Metadaten erleichtert.
Mit Hilfe von Powershell und Power Automate können PnP-Templates automatisch ausgeführt werden, um Teams mit vordefinierten Strukturen und Metadaten zu erstellen.
Dadurch wird sichergestellt, dass Dokumente richtig kategorisiert und verschlagwortet werden, was die Dokumentensuche erleichtert.
Die Verwendung von Microsoft Graph erfordert zwar einen höheren Implementierungsaufwand, bietet jedoch eine weitere Möglichkeit zur Automatisierung und Optimierung der Informationsarchitektur in Teams.
Die Erstellung einer eigenen Provisionierungslösung erfordert viel Zeit und hohe Kompetenz im IT-Team.
Daher ist es eine wichtige Entscheidung, ob eine selbstgebaute Provisionierungslösung oder eine Third-Party-Lösung genutzt werden soll.
Eine Third-Party-Lösung könnte beispielsweise eine automatisierte Metadaten-Verschlagwortung bieten, die Dokumente automatisch verschlagwortet, sobald sie in Teams hochgeladen werden.
Zudem können Teams und Dokumente automatisch archiviert oder gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden.
Ein generelles Search Portal oder ein Search Portal pro Anwendungsszenario?
Die Entscheidung, ob man ein generelles Search Portal oder ein Search Portal pro Anwendungsszenario bereitstellt, hängt von den Bedürfnissen und Anforderungen des Unternehmens ab.
Viele Unternehmen versuchen zunächst, ein generelles Search Portal für alle Mitarbeiter bereitzustellen, um die Suche nach Informationen zu vereinfachen.
Jedoch stellen sie später fest, dass für jedes Anwendungsszenario ein eigener Search-Hub benötigt wird.
Aus diesem Grund versuchen viele Unternehmen als zweiten Schritt, pro Anwendungsszenario ein Search Portal abzubilden, wie beispielsweise einen Sales Hub für Vertriebsmitarbeiter oder einen Collaboration Hub für Projektmitarbeiter.
Dadurch wird der Search Scope reduziert und die Auffindbarkeit der Dokumente erhöht, was es den Mitarbeitern ermöglicht, die Dokumente gezielt und schneller zu finden.
Ein generelles Search Portal kann jedoch für das gesamte Unternehmen als Wissenshub genutzt werden, um eine zentrale Informationsquelle bereitzustellen.
Download: Der ultimative Microsoft Teams Governance Guide
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Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Dokumentensuche in Microsoft Teams eine Herausforderung für Unternehmen darstellt, insbesondere wenn Teams unstrukturiert eingeführt wurden.
Eine Microsoft Teams Governance-Studie der Medienhochschule Stuttgart bestätigt, dass 80 % der Unternehmen keine klaren Teamstrukturen haben und nur 41 % klare Namensregeln verwenden.
Doppelte Dokumentenablagen, fehlende Metadaten und unzureichendes Lifecycle-Management können die Dokumentensuche weiter erschweren und zu einem Verlust an Produktivität und Frustration bei Mitarbeitern führen.
Um die Dokumentensuche in Microsoft Teams zu verbessern, sollten Unternehmen eine optimale Informationsarchitektur definieren, Dokumente verschlagworten und Lifecycle-Management einsetzen.
Zusätzlich können auch 3rd-Party-Lösungen die Bereitstellung von Metadaten und Informationsarchitekturen automatisieren und so eine bessere Suchfunktionalität und höhere Relevanz von Suchergebnissen in Microsoft Teams ermöglichen.
