Valprovia Copilot Agent: Neuer Governance Agent für Microsoft 365 Copilot

Warum führen wir den Valprovia Copilot Agent ein?

Copilot-Adoption und Governance-Adoption zusammenbringen

Mit der Einführung von Microsoft 365 Copilot verändert sich das Nutzungsverhalten:

• Mitarbeitende beschreiben Aufgaben, statt Klickpfade zu kennen.
• Sie möchten möglichst viel direkt im Copilot-Chat erledigen.

Gleichzeitig sollen:

• Governance-Regeln weiterhin konsequent eingehalten werden,
• Workspaces strukturiert und sicher bleiben,
• bestehende Investitionen in das Valprovia Governance Module voll genutzt werden.

Hier setzt der Valprovia Copilot Agent an:

Er bringt das Valprovia Governance Module als Agent in den Copilot-Chat, damit Endnutzer im Copilot-Umfeld bleiben können und Governance trotzdem automatisch durchgesetzt wird.

So unterstützen Sie gleichzeitig:

• die Adoption von Microsoft 365 Copilot,
• und die Adoption Ihres Valprovia Governance Module.

Governance in Microsoft 365 Copilot sicherstellen

Der Valprovia Copilot Agent fungiert als Governance Agent im Copilot-Umfeld.
Mitarbeitende arbeiten im Microsoft 365 Copilot-Chat, während das Valprovia Governance Module im Hintergrund dafür sorgt, dass alle Aktionen den bestehenden Richtlinien entsprechen:

• richtige Templates
• passende Sicherheitsstufen
• Laufzeiten & Lifecycle-Regeln
• definierte Freigabeprozesse

So bleibt Ihre Governance auch in einer Copilot- und Voice-Welt durchgängig umgesetzt.

Was unterstützt aktuell der Valprovia Copilot Agent?

Bereits heute deckt der Valprovia Copilot Agent gemeinsam mit dem Valprovia Governance Module eine Reihe praktischer Aufgaben rund um Microsoft-365-Workspaces ab – dialogbasiert und ohne technisches Detailwissen auf Nutzerseite.

1. Wie hilft der Valprovia Copilot Agent beim Finden und Verstehen von Workspaces?

Der Agent unterstützt beim Überblick über die Workspace-Landschaft:

• Workspaces finden
  Mitarbeitende können nach Projekten, Kunden oder Stichwörtern suchen und sich passende Teams/Workspaces anzeigen lassen.
• Details einsehen
  Der Agent erklärt, wofür ein Workspace gedacht ist, wann er erstellt wurde und in welchem Lifecycle-Status er sich befindet.
• Teilnehmende anzeigen
  Owner, Mitglieder und Gäste eines Workspaces lassen sich schnell abfragen.

2. Wie unterstützt der Valprovia Copilot Agent Kanäle & Gruppen?

Auch unterhalb des Workspaces hilft der Agent:

• Kanäle auffinden
  Er zeigt, welche Kanäle es in einem Workspace gibt und wie sie heißen.
• Kanal-Mitglieder & Rollen
  Wer ist in welchem Kanal Mitglied oder Gast? Der Agent liefert Antworten.
• Microsoft-365-Gruppen einordnen
  Gruppen hinter Teams oder Sites lassen sich hinsichtlich ihrer Mitglieder und Gäste betrachten.

3. Wie hilft der Valprovia Copilot Agent bei Personen & Gästen?

Der Agent unterstützt bei der Zusammenarbeit mit den richtigen Personen:

• Nutzer:innen suchen
  z.B. nach Name oder E-Mail – inklusive Einordnung, ob intern oder Gast.
• Teilnahme prüfen
  Auf Fragen wie „Ist Person X in diesem Projekt-Setup dabei?“ kann der Agent reagieren.

4. Wie nutzt der Valprovia Copilot Agent Templates und Anfragen?

Der Agent greift auf Ihre Governance-Logik zurück:

• Templates verwenden
  Er kennt Ihre Vorlagen (z.B. Projekt-Workspace, Kunden-Team, Community) und kann daraus neue Workspaces anstoßen oder erklären, wofür sie gedacht sind.

• Anfragen wiederfinden
  Bestehende Anträge (z.B. „Neues Team für Projekt X“) lassen sich nach Status, Typ oder Bezug suchen.

5. Wie kann der Valprovia Copilot Agent Workspaces & Kanäle aktiv steuern?

Neben „nachschauen“ kann der Agent auch Änderungen auslösen:

• Workspaces anlegen
  aus Templates, mit Titel, Beschreibung, Sicherheitsstufe und weiteren Parametern – wie es Ihre Governance vorsieht.
• Workspaces aktualisieren
  z.B. Titel, Beschreibung, Security-Level oder bestimmte Eigenschaften anpassen.
• Mitglieder & Owner verwalten
  Personen als Owner oder Mitglied hinzufügen oder entfernen – auf Workspace- und Kanal-Ebene.
• Gäste steuern
  Gäste hinzufügen, entfernen oder Angaben (z.B. Ablaufdatum) anpassen – im Rahmen Ihrer Regeln.
• Kanäle managen
  Kanäle erstellen, anpassen oder löschen, inklusive Mitgliederverwaltung.

6. Wie unterstützt der Valprovia Copilot Agent beim Aufräumen und im Lifecycle?

Auch Lifecycle-Themen werden abgedeckt:

• Workspaces archivieren
  gemäß Ihren Richtlinien – z.B. nach Projektende.
• Archivierte Workspaces wiederherstellen
  Wenn ein Projekt weitergeht, kann ein archivierter Workspace reaktiviert werden.
• Laufzeiten steuern
  Geplante Archivierung oder Löschung lässt sich innerhalb der Governance anpassen.

Kurz gesagt:
Der Valprovia Copilot Agent unterstützt heute schon das Finden, Verstehen, Steuern und Aufräumen von Workspaces – über den gesamten Lebenszyklus hinweg, direkt im Copilot-Chat.

Was können Mitarbeitende konkret mit dem Valprovia Copilot Agent tun?

Workspaces & Teams per Sprache oder Text steuern

Typische Beispiele:

• „Zeig mir alle Workspaces zu Projekt Greenfield.“
• „Ich brauche ein neues Team für unsere Q4-Kampagne mit der Standard-Projektvorlage.“

Der Agent nutzt das Valprovia Governance Module, um passende Workspaces zu finden, Vorlagen anzuwenden und bei Bedarf den passenden Antragsprozess zu starten.

Mitglieder & Gäste verwalten – ohne Admin-Oberfläche

• „Füge bitte Laura Becker zu diesem Team als Mitglied hinzu.“
• „Entferne mich aus allen alten Marketing-Workspaces.“
• „Welche Gäste sind in diesem Team und wann laufen ihre Zugriffe ab?“
• „Verlängere alle Gastzugriffe in meinen Sales-Teams um 30 Tage.“

Je nach Rolle stößt der Agent die Aktion direkt an oder startet den vorgesehenen Freigabeprozess im Valprovia Governance Module.

Governance-Fragen direkt im Chat klären

• „What is a guest user?“
• „Darf ich in diesem Workspace externe Gäste einladen?“
• „Was bedeutet dieses Sicherheitslevel?“
• „Warum wurde meine Anfrage abgelehnt?“

Der Agent kennt den Workspace-Kontext und Ihre Governance-Regeln – und erklärt sie verständlich, ohne Fachjargon.

Mehrere Aufgaben in einem Gespräch erledigen

„Erstelle ein neues Projekt-Workspace für Customer X, verlängere alle Gäste im Sales-Team um 30 Tage und archiviere alle meine Teams ohne Mitglieder.“

Der Agent orchestriert diese Schritte im Hintergrund über das Valprovia Governance Module – der Nutzer führt nur ein einziges Gespräch im Copilot-Chat.

Beispiel-Prompts für den Valprovia Copilot Agent

Zur Inspiration – so könnten Mitarbeitende mit dem Agent sprechen:

• „Which tasks can you support me with?“
• „Please find all my teams without members and archive them.“
• „Create a new project workspace for Customer X with our standard template.“
• „What is a guest user in our environment?“
• „Show me all workspaces related to Project Greenfield.“

Diese Beispiele machen deutlich, wie natürlich die Interaktion im Copilot-Umfeld werden kann.

Welche Vorteile bietet der Valprovia Copilot Agent?

Wie unterstützt der Valprovia Copilot Agent Endnutzer in Microsoft Teams & Copilot?

• Weniger Klicken, mehr Sprechen/Schreiben
  Workspaces finden, erstellen, anpassen, aufräumen – mit wenigen Sätzen statt über mehrere Screens.
• Lernen im eigenen Tempo
  „Which tasks can you support me with?“ oder „Wie lade ich externe Gäste korrekt ein?“ – der Agent erklärt und führt durch die Möglichkeiten.
• Keine Doku lesen müssen
  Governance-Fragen werden direkt im Chat beantwortet, im passenden Kontext.
• Weniger Fehler bei der Teamerstellung
  Templates, Ablaufdaten, Gäste, Besitzer – alles wird im Hintergrund korrekt gesetzt.
• Weniger Kontextwechsel
  Alles passiert im Copilot-Chat – kein zusätzliches Portal, keine weitere URL.

Wie hilft der Valprovia Copilot Agent Workspace-Ownern & Fachbereichen?

• Schnelles Mitglieder- & Gästemanagement
  Owner steuern ihre Teams per kurzer Anweisung, statt sich durch Admin-Screens zu klicken.
• Bulk-Operationen statt Fleißarbeit
  Gäste-Zugriffe in mehreren Teams verlängern/entfernen, mehrere Workspaces gleichzeitig anpassen.
• Mehr Transparenz
  Fragen wie „Wer wurde letzte Woche in dieses Team eingeladen?“ oder „Wer ist Owner?“ beantwortet der Agent direkt.

Wie unterstützt der Valprovia Copilot Agent IT- und Governance-Teams?

• Höhere Nutzung des Valprovia Governance Module
  Mitarbeitende müssen die UI nicht kennen – sie nutzen die Governance-Funktionalität automatisch über den Agent.
• Weniger Standard-Tickets
  Weniger „Bitte Team X erstellen“, „Ich finde mein Workspace nicht“, „Verlängere Gast Y“.
• Governance bleibt durchgesetzt – auch bei Copilot & Voice
  Jede Aktion läuft durch Ihre bestehenden Regeln im Valprovia Governance Module.
• Bulk-Actions ohne PowerShell
  Natürliche Sprache statt Skripte für typische Massenaufgaben.
• Dialogbasierte Abbildung von Sonderfällen
  Komplexere Abläufe lassen sich in einem Gespräch klären und ausführen.

Unsere Vision: AI als UI für Governance in einer Copilot-Welt

Mit dem Valprovia Copilot Agent gehen wir einen Schritt in eine Arbeitswelt, in der:

• Mitarbeitende nur noch sagen müssen, was sie erreichen wollen – das „Wie“ übernimmt die AI.
• Governance als Smart Layer unsichtbar im Hintergrund wirkt.
• der Microsoft 365 Copilot-Chat zum zentralen Bedienpanel für den digitalen Arbeitsplatz wird – mit dem Valprovia Governance Module darunter.