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Wie löst Valprovia Governance dieses Problem?
Valprovia Governance bietet neben der Standard-Inaktivitätserkennung auf Basis von Microsofts Activity Report eine zweite, präzisere Methode: Extended Archiving mit SharePoint Search Queries.
Anstatt zu fragen "Hat jemand im Teams-Chat geschrieben?", fragt Extended Archiving: "Wurde in der SharePoint-Bibliothek dieses Workspaces tatsächlich an Dokumenten gearbeitet?" Die Antwort liefert der SharePoint Search Index — durchsucht mit KQL (Keyword Query Language), der nativen Abfragesprache von SharePoint.
Was wird gemessen?
Extended Archiving prüft datumsbezogene SharePoint-Eigenschaften wie LastModifiedTime (Wann wurde das letzte Dokument bearbeitet?) oder LastItemModifiedDate (Wann wurde die Bibliothek zuletzt geändert?). Diese Eigenschaften spiegeln die tatsächliche Dokumentenarbeit wider — unabhängig davon, ob im Teams-Chat Aktivität stattfindet.
Wie wird es konfiguriert?
Administratoren konfigurieren Extended Archiving in der Administrationsoberfläche von Valprovia Governance pro Provisioning Solution. Drei Einstellungen steuern die Prüfung:
| Einstellung | Was sie tut | Beispiel |
| Managed Property | Legt fest, welche SharePoint-Eigenschaft geprüft wird | LastModifiedTime |
| Search Query | Definiert die KQL-Query gegen den SharePoint Search Index | LastModifiedTime>2025-01-01 |
| Fallback-Zeitraum | Schützt neue Workspaces ohne Dokumente vor sofortiger Archivierung | 90 Tage |
Was passiert automatisch?
Nach der Konfiguration prüft Valprovia Governance automatisch und regelmäßig alle Workspaces dieser Provisioning Solution gegen die konfigurierte KQL-Query. Erreicht ein Workspace die Inaktivitätsschwelle — also wurde in der SharePoint-Bibliothek seit dem konfigurierten Zeitraum kein Dokument mehr bearbeitet — startet der Archivierungsprozess automatisch.
Vor der Archivierung werden Workspace-Owner in bis zu drei konfigurierbaren Benachrichtigungsstufen informiert. Owner können die Archivierung bei Bedarf verschieben, sofern der Administrator diese Option freigegeben hat.
Extended Archiving vs. Standard-Inaktivitätserkennung im Vergleich
| Kriterium | Standard (O365 Activity Report) | Extended Archiving (SharePoint Search) |
| Datenquelle | Microsoft Graph API — Teams Activity Report | SharePoint Search Index — KQL Queries |
| Was zählt als Aktivität | Chats, Reaktionen, Meetings, Anrufe, Dateifreigaben | Tatsächliche Dokumentenänderungen in SharePoint |
| Granularität | Team-Ebene (gesamte Kommunikation) | Bibliotheks-Ebene (konkrete Dokumenten-Eigenschaften) |
| Konfigurierbarkeit | Keine — Microsoft definiert, was "aktiv" bedeutet | Voll konfigurierbar über KQL-Queries und Managed Properties |
| Typisches Problem | False Positives: Teams erscheinen aktiv durch Chats, obwohl keine Produktivarbeit stattfindet | Misst nur, was konfiguriert wurde — präzise und nachvollziehbar |
Beide Methoden lassen sich in Valprovia Governance parallel aktivieren. Die Standard-Methode eignet sich für Teams, in denen Kommunikation der primäre Zweck ist — etwa Abteilungs-Teams oder Community-Kanäle. Extended Archiving ist die bessere Wahl für projektbasierte Workspaces, bei denen die Dokumentenarbeit der eigentliche Aktivitätsindikator ist.
Microsoft Inactivity vs. Valprovia Extended Archiving: Der vollständige Vergleich
| Microsoft (nativ) | Valprovia Governance | |
| Was wird gemessen? | Chats, Reaktionen, Meetings, Anrufe, Dateifreigaben | Tatsächliche Dokumentenänderungen in SharePoint |
| Aktivitätsdefinition | Fest vorgegeben durch Microsoft — nicht änderbar | Frei konfigurierbar über KQL-Queries und SharePoint Managed Properties |
| Erkennungsgenauigkeit | Hoch bei False Positives: Chat-Aktivität überdeckt fehlende Produktivität | Präzise: Misst nur die Dokumentenarbeit, die tatsächlich stattfindet |
| Berichtszeitraum | Letzte 28 Tage — keine historischen Daten | Unbegrenzt — der SharePoint Search Index speichert Änderungsdaten dauerhaft |
| Automatische Archivierung | Nicht nativ verfügbar — nur manuelle Maßnahmen | Vollautomatisch mit konfigurierbaren Regeln, Benachrichtigungen und Postponement |
| Benachrichtigungen vor Archivierung | Nicht vorhanden | Bis zu drei Stufen, konfigurierbar nach Zeiteinheit und Abstand |
| Verschiebung durch Owner | Nicht möglich | Konfigurierbar: Anzahl Verschiebungen und Zeitraum pro Verschiebung |
| Schutz neuer Workspaces | Nicht relevant — keine Archivierung | Fallback-Zeitraum schützt neue Workspaces ohne Dokumente |
| Standalone SharePoint Sites | Nicht abgedeckt — Report betrifft nur Teams | Vollständig unterstützt — gleiche Regeln für Teams und SharePoint Sites |
| Compliance & Audit | Keine nachvollziehbare Archivierungsentscheidung | Objektives, prüfbares Kriterium: "Keine Dokumentenänderung seit X Tagen" |
| Aufwand für IT | Manuell: Berichte exportieren, Workspaces einzeln prüfen | Automatisiert: Regel einmal konfigurieren, läuft selbstständig |
Schritt für Schritt alle relevanten Aspekte überprüfen und optimale Governance sicherstellen.
Welche konkreten Mehrwerte bietet Extended Archiving?
Präzisere Erkennung inaktiver Workspaces
Extended Archiving identifiziert Workspaces, die Microsofts Activity Report übersieht — weil gelegentliche Chat-Aktivität die Erkennung verfälscht. Die Archivierungsentscheidung basiert auf der tatsächlichen Nutzung der SharePoint-Inhalte, nicht auf Kommunikationsmetriken.
Reduzierter manueller Aufwand für IT-Teams
Ohne Extended Archiving müssen IT-Administratoren Workspaces manuell prüfen, um zwischen echten Projekten und Geister-Teams zu unterscheiden. Mit der automatisierten SharePoint-basierten Erkennung entfällt dieser Aufwand — die Archivierung läuft regelbasiert und nachvollziehbar.
Auditierbare Archivierungsentscheidungen
In regulierten Branchen wie Finanzdienstleistungen oder Gesundheitswesen müssen Archivierungsentscheidungen nachvollziehbar und auditierbar sein. "Die SharePoint-Bibliothek wurde seit 180 Tagen nicht bearbeitet" ist ein objektives, prüfbares Kriterium. "Das Team hatte in den letzten 28 Tagen keine Chat-Aktivität" ist es nicht.
Volle Kontrolle über die Aktivitätsdefinition
Microsofts Activity Report gibt vor, was als Aktivität zählt — Administratoren haben keine Einflussmöglichkeit. Mit Extended Archiving entscheiden Sie selbst: Welche SharePoint-Eigenschaft ist relevant? Welcher Zeitraum gilt als inaktiv? Welche KQL-Query bildet die Geschäftsrealität Ihres Unternehmens ab?
Kostenkontrolle durch gezieltes Aufräumen
Jeder inaktive Workspace verbraucht SharePoint-Speicherkontingent und Microsoft-365-Lizenzressourcen. Extended Archiving macht die Workspaces sichtbar, die tatsächlich Speicher belegen, ohne produktiv genutzt zu werden — und archiviert sie automatisch.
Für welche Szenarien eignet sich Extended Archiving besonders?
Projektbasierte Workspaces
Projekt-Teams haben typischerweise eine aktive Phase mit intensiver Dokumentenarbeit, gefolgt von einer Phase, in der nur noch gelegentlich im Chat kommuniziert wird. Die Standard-Erkennung hält das Team durch die Chat-Aktivität "am Leben", obwohl das Projekt abgeschlossen ist. Extended Archiving erkennt, dass seit Wochen keine Datei mehr bearbeitet wurde, und leitet die Archivierung ein.
Compliance-getriebene Umgebungen
In Branchen mit strengen Aufbewahrungspflichten müssen Workspaces nach Projektabschluss nachweisbar archiviert werden. Die Archivierungsentscheidung auf Basis tatsächlicher Dokumentenaktivität ist auditierbar und erfüllt die Anforderungen interner und externer Prüfer.
SharePoint-lastige Arbeitsweisen
Viele Teams nutzen SharePoint als primäres Arbeitswerkzeug, während die Teams-Kommunikation über private Chats oder andere Kanäle läuft. In diesen Fällen spiegelt die SharePoint-Aktivität die tatsächliche Nutzung deutlich besser wider als der Teams Activity Report.
Was passiert, wenn ein Workspace noch keine Dokumente hat?
Wenn die SharePoint-Suche für einen Workspace keine Treffer liefert — etwa weil der Workspace neu erstellt wurde und noch keine Dokumente enthält — greift der konfigurierte Fallback-Zeitraum. Dieser definiert eine Schonfrist in Tagen.
Ein Fallback von 90 Tagen bedeutet: Ein neuer Workspace hat mindestens 90 Tage Zeit, bevor die Inaktivitäts-Archivierung greifen kann — selbst wenn nie Dokumente hochgeladen wurden. Dieser Mechanismus verhindert, dass leere oder frisch erstellte Workspaces sofort archiviert werden, und gibt Teams ausreichend Zeit für den Projektstart.
Häufig gestellte Fragen
Welche SharePoint-Eigenschaften kann ich für die Abfrage verwenden?
Valprovia Governance unterstützt alle Managed Properties, die im SharePoint Search Schema verfügbar sind. Die häufigsten für Lifecycle Management sind LastModifiedTime (letzte Dokumentenbearbeitung), LastItemModifiedDate (letzte Änderung in einer Bibliothek) und Created (Erstelldatum). Benutzerdefinierte Managed Properties sind ebenfalls nutzbar, sofern sie im SharePoint Search Schema als abfragbar konfiguriert sind.
Funktioniert Extended Archiving auch für standalone SharePoint Sites?
Ja, Extended Archiving funktioniert sowohl für Teams-verbundene Workspaces als auch für standalone SharePoint Sites. Valprovia Governance prüft alle Workspaces einer Provisioning Solution unabhängig vom Workspace-Typ gegen die konfigurierte KQL-Query.
Können Workspace-Owner die Archivierung verhindern?
Ja, sofern der Administrator die Postponement-Funktion aktiviert hat. Workspace-Owner werden in bis zu drei Stufen vor der Archivierung benachrichtigt und können die Archivierung um einen konfigurierbaren Zeitraum verschieben. Die maximale Anzahl an Verschiebungen ist ebenfalls einstellbar.
Was passiert nach der Archivierung — können Workspaces wiederhergestellt werden?
Ja, Valprovia Governance unterstützt die vollständige Wiederherstellung für alle Archivierungsstufen. Bei der Wiederherstellung werden alle Lifecycle-Einstellungen auf Basis der aktuellen Konfiguration neu berechnet, einschließlich der Extended-Archiving-Parameter.
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Fazit
Microsofts nativer Teams Activity Report misst Kommunikation, nicht Produktivität — und hält dadurch Teams künstlich aktiv, die längst archiviert werden sollten. Extended Archiving in Valprovia Governance gibt IT-Administratoren und Entscheidern die Kontrolle zurück: Archivierungsentscheidungen basieren auf der tatsächlichen Dokumentenaktivität in SharePoint, konfigurierbar über KQL-Queries und vollständig automatisiert.
Erfahren Sie mehr über Valprovia Governance und automatisches Lifecycle Management →
