Sie möchten das Document Management Feature von Dynamics 365 aktivieren. Dann warten auf Sie die 12 Herausforderungen aus diesem Artikel. Hier finden Sie Informationen über die Herausforderungen, wodurch Sie entsprechende Lösungen für Ihr Unternehmen besser entwerfen können.
Hauptgrund für die Aktivierung des Standard Document Management Features in Dynamics 365 sind die Limitierungen von Dynamics 365 Attachments. Sobald Sie anfangen, Ihre Dokumente in Dynamics als Attachments zu speichern, wird es nicht lange dauern, bis Sie auf die Grenzen von Dynamics 365 Attachments stoßen. Hier können Sie die 4 Gründe für das Vermeiden von Dynamics 365 Attachments finden.
Dynamics 365 ist ein CRM-System, das für relationale Datensätze ausgelegt ist. Dokumentenmanagementsysteme erfordern eine andere Systemauslegung im Vergleich zu CRM-Systemen. Daher ist es nicht überraschend, dass Dynamics 365 die Anforderungen an Dokumentenverwaltungssysteme nicht abdeckt. Sie können in Dynamics 365 Ihre Dokumente ablegen und die Zugriffsberechtigungen auf einer groben Ebene definieren. Um Ihre Dokumente besser verwalten zu können, benötigen Sie ein anderes System, z. B. SharePoint. Hier finden Sie einen Vergleich zwischen Dynamics 365 Attachments und SharePoint Online als Dateiablage:
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Anforderung |
Dynamics 365 Attachments |
SharePoint Online |
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Berechtigungs-verwaltung |
Nicht möglich (datensatzbasiert) |
Feingranular |
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Ablage |
Flach |
Mehrere Möglichkeiten wie Ordnerstrukturen, Metadaten |
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Navigation |
Datensatzbasiert: Auf die Attachments kann nur zugegriffen werden, wenn man den entsprechenden Datensatz findet. Schlechte User-Experience. |
Beliebige Individualisierungs-Möglichkeiten |
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Suche |
Relevant Search / Limitiert |
Full-text Search |
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Versionierung |
X |
Minor & Major Versions |
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Freigabeprozesse |
X |
SharePoint Approval Workflows / Power Automate |
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Dokumentenvorlagen |
X |
Ja |
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Namenskonventionen |
X |
Abbildbar durch Power Automate |
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Archivierung & Löschung |
X |
Unterschiedliche Möglichkeiten: Aufbewahrungsrichtlinien von M365 oder Archivierung durch Power Automate |
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Zentraler Zugriff |
Theoretisch ja. In der Regel haben nicht alle Mitarbeiter auf Grund der Kosten D365 Lizenzen. |
Ja. |
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Skalierung |
Auf Grund der Systemarchitektur ist es bedenklich, wenn Sie Tausende oder Millionen der Dokumente in D365 speichern möchten. Filegröße / Datenbank-Usage & Attachments |
SharePoint ist dafür ausgelegt, sehr große Dokumentenmengen zu speichern. |
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Informationssicherheit |
X |
M365 bzw. SharePoint bietet Möglichkeiten für die Informationssicherheit an. |