Microsofts nativer Teams Activity Report hält Workspaces künstlich aktiv, weil bereits ein einzelner Chat, eine Reaktion oder eine Meeting-Teilnahme als "Aktivität" zählt. Teams, in denen seit Monaten niemand mehr ein Dokument bearbeitet hat, erscheinen weiterhin als aktiv — und werden nie archiviert. Extended Archiving in Valprovia Governance löst dieses Problem, indem es die Archivierungsentscheidung auf Basis von SharePoint Search Queries (KQL) trifft und die tatsächliche Dokumentenaktivität als Maßstab nimmt.
Wenn Sie als IT-Administrator hunderte Microsoft Teams verwalten und feststellen, dass der native Inaktivitätsbericht kaum Teams als inaktiv meldet — obwohl die Hälfte offensichtlich nicht mehr produktiv genutzt wird — brauchen Sie einen präziseren Mechanismus, um echte Inaktivität zu erkennen.
In Enterprise-Umgebungen ist ein erheblicher Anteil aller Microsoft Teams faktisch inaktiv. Jedes dieser Geister-Teams belegt weiterhin Speicherplatz, behält aktive Berechtigungen und stellt ein potenzielles Sicherheits- und Compliance-Risiko dar. Microsofts eigene Advanced Collaboration Analytics zeigen inzwischen eine "Inactive Teams"-Ansicht — ein klares Signal dafür, dass Microsoft das Problem als systemrelevant anerkennt. Der Wildwuchs aus der Remote-Work-Welle 2020–2021 bleibt in vielen Organisationen bis heute ungelöst.
Das Kernproblem: IT-Teams haben kein zuverlässiges Signal, um wirklich inaktive Workspaces von genutzten zu unterscheiden. Der native Microsoft-Bericht meldet Aktivität, wo keine produktive Arbeit stattfindet. Ohne präzise Daten greifen automatische Archivierungsregeln nicht — und manuelle Prüfung bei hunderten oder tausenden Teams ist kein realistischer Ansatz.
Die Folgen betreffen nicht nur die IT-Abteilung. Für Entscheider bedeutet Teams-Wildwuchs unkontrollierte Lizenz- und Speicherkosten, ein wachsendes Angriffspotenzial durch verwaiste Berechtigungen und im schlimmsten Fall Compliance-Verstöße, weil sensible Projektdaten in nicht mehr verwalteten Workspaces liegen.
Microsofts Teams Activity Report — verfügbar über das Microsoft 365 Admin Center — erfasst jede Interaktion im Teams-Client als Aktivität. Dazu zählen: Chat-Nachrichten, Kanal-Posts, Antworten, Reaktionen, Erwähnungen, Meeting-Teilnahmen, Anrufe und Dateifreigaben.
Die Schwäche liegt in der Breite dieser Definition. Microsoft misst Aktivität auf Team-Ebene anhand von Kommunikationsmetriken, nicht anhand von Produktivitätsmetriken. Konkret bedeutet das:
Ein Team, in dem ein Mitglied einmal im Monat eine Reaktion postet, zählt als genauso aktiv wie ein Team mit täglicher Projektarbeit. Automatisierte Benachrichtigungen von Connectors, System-Nachrichten und Bot-Interaktionen erzeugen ebenfalls Aktivitätssignale. Sogar das bloße Öffnen eines Teams-Kanals kann unter Umständen als Aktivität gewertet werden.
Laut Practical365 ist die Nutzung des Teams Usage Reports zur Identifikation inaktiver Teams schlicht "nicht gut genug". Microsofts Report zeigt nur Daten der letzten 28 Tage. Ein Team, das seit mehr als 90 Tagen komplett inaktiv ist, verschwindet aus dem Report — aber ein Team mit minimaler, nicht-produktiver Aktivität bleibt sichtbar und wird fälschlicherweise als "genutzt" eingestuft.
Was der Report nicht beantwortet: Wurde in der SharePoint-Bibliothek dieses Teams tatsächlich an Dokumenten gearbeitet? Wurden Dateien bearbeitet, Inhalte aktualisiert, Projektliefergegenstände erstellt? Diese Fragen sind für die Archivierungsentscheidung oft relevanter als die Frage, ob jemand im Chat geschrieben hat.