Als Folge der digitalen Transformation sind mit der zunehmenden Nutzung von Microsoft Teams in Unternehmen Herausforderungen bei der Suche von Dokumenten entstanden.
Insbesondere während der Corona-Pandemie wurden Teams oft unstrukturiert eingeführt, was in sehr vielen Fällen dazu führte, dass Dokumente und Teams in Folge von wildem Wachstum von Daten schwer auffindbar waren und die Benutzerakzeptanz litt.
Eine Studie der Hochschule der Medien Stuttgart (HdM) bestätigt dieses Problem.
Generell kann die Aufsetzung von Governance-Richtlinien die Dokumentensuche und die Produktivität in Microsoft Teams erheblich verbessern.
Durch die Einrichtung von Richtlinien und Standards für die Erstellung, Speicherung und Organisation von Dokumenten und anderen Inhalten innerhalb von Teams können Suchvorgänge effizienter und zielführender gestaltet werden.
Eine klare und einheitliche Struktur hilft den Benutzern, schnell und einfach auf benötigte Dokumente zuzugreifen und Zeit bei der Suche zu sparen.
Darüber hinaus stellt die Einhaltung von Governance-Richtlinien sicher, dass Inhalte korrekt und einheitlich getaggt und kategorisiert werden, was ihre Auffindbarkeit enorm verbessert.
Die Einrichtung von Governance-Richtlinien kann auch dazu beitragen, unordentliche Teams-Räume zu vermeiden, in denen wichtige Informationen verloren gehen oder schwer zu finden sind.