Viele Unternehmen machen den Fehler, alle Dynamics-365-Dokumente pauschal in SharePoint auszulagern. Der Gedanke „Wir müssen unsere Dynamics 365 Dokumente in SharePoint ablegen“ kann mittel- und langfristig zu Akzeptanzproblemen führen. Außer der Ablage der Dokumente in SharePoint gibt es weitere Möglichkeiten, die D365 Dokumente auszulagern. Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel, welche Dokumentenarten in Dynamics 365 vorkommen können und wo Sie die Dateien von Dynamics 365 aus ablegen können.
Es gibt drei Möglichkeiten, die Dynamics 365 Dokumente zu speichern:
Attachments ist eine Standard-Funktionalität von Dynamics 365. Sie können jedem Datensatz Dokumente anhängen. Die Dokumente werden direkt mit dem Datensatz verknüpft. Nur durch die Navigation zum Datensatz kann darauf zugegriffen werden. Attachments bringen einige Limitierungen mit sich.
Eine erweiterte Funktion von Attachments ist das Document Management Feature von Dynamics 365. Durch die Aktivierung des Document Management Features von D365 können die Dokumente über die Dynamics-365-Benutzeroberfläche in SharePoint gespeichert werden. Das Standard Feature von Dynamics 365 kann innerhalb von wenigen Minuten eingerichtet werden. Dabei gibt es einige Punkte zu achten, bevor Sie das Feature aktivieren.
Die Dynamics-365-Dokumente können bei Bedarf auch nach Azure Blob Storage ausgelagert werden. Dynamics 365 bietet im Standard keine Möglichkeit, Dokumente in Azure Blob Storage zu speichern. Die Auslagerung der Dokumente nach Azure Blob Storage muss individuell für jede Kundensituation entwickelt werden.