Die Zusammenarbeit mit externen Partnern, Kunden oder Dienstleistern ist für viele Unternehmen unverzichtbar. Projekte mit Beratungshäusern, Kooperationen mit Lieferanten oder gemeinsame Produktentwicklungen mit Partnern sind heute gelebte Realität. Für die IT bedeutet das: externe Personen benötigen Zugriff auf Informationen, Dokumente und Kommunikationskanäle.
Microsoft Teams bietet mit dem B2B-Gastzugriff zwar ein standardisiertes Verfahren, um externe Personen einzuladen. Doch in der Praxis wird dieses Feature nicht überall eingesetzt. Viele Organisationen deaktivieren den Gastzugriff bewusst, weil interne Richtlinien oder branchenspezifische Compliance-Vorgaben ihn verbieten. Besonders in regulierten Umgebungen gilt die Devise: Keine externen Identitäten im Verzeichnis.
Stattdessen greifen Unternehmen häufig zu einem alternativen Modell: Sie erstellen für externe Partner interne Benutzerkonten. Diese Accounts sind technisch vollwertige Benutzer im eigenen Verzeichnis, werden jedoch ausschließlich für externe Personen angelegt. Oft erhalten sie ein Präfix wie „EXT_“ oder „GUEST_“, um sie von regulären Mitarbeitern abzugrenzen.
Wichtig ist: Dieses Vorgehen ist nicht nur ein Notbehelf. In vielen Fällen ist es eine Notwendigkeit, weil manche Unternehmensanwendungen keine Gastidentitäten unterstützen. Ein Beispiel: Ein externer Berater soll nicht nur in Teams mitarbeiten, sondern auch Zugriff auf eine interne HR- oder ERP-Anwendung erhalten. Diese Applikationen erwarten ein reguläres Benutzerkonto. Hier bleibt nichts anderes übrig, als einen internen Account für den Externen bereitzustellen.
So entstehen die sogenannten internen Gäste: Externe Personen, die ein internes Konto nutzen, um mit Teams und anderen Systemen zu arbeiten.